Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

Таблица 2

Сравнение рукописной и усиленной квалифицированной электронной подписи

В данном смысле ЭП – это средство обеспечения доверия к электронному документу, равно такое же, как собственноручная подпись для бумажного документа. Добавим, что при соблюдении требований к хранению в секрете идентификационной информации лица – владельца подписи (пароль, логин, ПИН и т. д. [201, 202]), а также самого ключа подписи опасность неправомерного подписания электронного документа другим лицом минимальна. Следует руководствоваться презумпцией подписания документа владельцем ключа, который должен понимать свою ответственность.

В Законе № 63-ФЗ установлено, что квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное, при одновременном соблюдении следующих условий:

1) квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;

2) квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;

3) имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания. При этом проверка осуществляется с использованием средств электронной подписи, имеющих подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом, и с использованием квалифицированного сертификата лица, подписавшего электронный документ;

4) квалифицированная электронная подпись используется с учетом ограничений, содержащихся в квалифицированном сертификате лица, подписывающего электронный документ (если такие ограничения установлены) [10, статья 11].

В соответствии с требованиями Закона № 63-ФЗ при создании и проверке электронной подписи должен соблюдаться ряд требований.

При создании электронной подписи от используемых при этом средств требуется:

– показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписываемой с использованием указанных средств, лицу, осуществляющему создание электронной подписи, содержание информации, подписание которой производится;

– создавать электронную подпись только после подтверждения лицом, подписывающим электронный документ, операции по созданию электронной подписи;

– однозначно показывать, что электронная подпись создана [Ю, 17].

При проверке электронной подписи от используемых при этом средств требуется:

– показывать самостоятельно или с использованием программных, программно-аппаратных и технических средств, необходимых для отображения информации, подписанной с использованием указанных средств, содержание электронного документа, подписанного электронной подписью;

– показывать информацию о внесении изменений в электронный документ, подписанный электронной подписью (если такие изменения вносились, т. е. целостность документа была нарушена);

– указывать на лицо, с использованием ключа электронной подписи которого подписаны электронные документы [10, 17].

В соответствии с положениями Закона № 63-ФЗ удостоверяющий центр, изготовивший сертификат ключа проверки электронной подписи, обязан предоставлять безвозмездно любому лицу по его обращению в соответствии с установленным порядком доступа к реестру сертификатов информацию, содержащуюся в реестре сертификатов, в том числе информацию об аннулировании сертификата ключа проверки электронной подписи.

Постановлением от 9 февраля 2012 г. № 111 Правительство Российской Федерации утвердило «Правила использования

усиленной квалифицированной электронной подписи органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, а также требования к обеспечению совместимости средств электронной подписи при организации электронного взаимодействия органов исполнительной власти и органов местного самоуправления между собой» [32]. Постановление устанавливает обязательным использование УКЭП при организации межведомственного взаимодействия в электронном виде госорганами для предоставления государственных или муниципальных услуг и исполнения государственных или муниципальных функций. Подписанный электронной подписью документ должен иметь метку времени, то есть достоверную информацию о моменте его подписания.

Использование меток (штампов) времени удостоверяет время подписания электронного документа и действительность сертификата пользователя на этот момент. Тем самым исключается возможность совершения мошенничества путем установки локального времени, отличающегося от реального.

В статье 14 закона № 63-ФЗ (в редакции Федерального закона от 28 июня 2014 г. № 184-ФЗ) предусмотрено, что в случае выдачи сертификата ключа проверки электронной подписи юридическому лицу в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи наряду с указанием наименования юридического лица указывается физическое лицо, действующее от имени юридического лица на основании учредительных документов юридического лица или доверенности. Допускается не указывать в качестве владельца сертификата ключа проверки электронной подписи физическое лицо, действующее от имени юридического лица, в сертификате ключа проверки электронной подписи (в том числе в квалифицированном сертификате), используемом для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. Владельцем такого сертификата ключа проверки электронной подписи признается юридическое лицо, информация о котором содержится в таком сертификате [10].

Установлены требования, что распорядительным актом юридического лица определяется физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами. В случае отсутствия указанного распорядительного акта лицом, ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами и принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, является руководитель юридического лица. В случае возложения федеральным законом полномочий по исполнению государственных функций на конкретное должностное лицо ответственным за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе при исполнении государственных функций является это должностное лицо [10].

Указанные нормы имеют принципиальное значение для государственного делопроизводства и управленческого документооборота, поскольку они дают возможность использования ЭП (УКЭП) юридического лица службам документационного обеспечения при осуществлении процедур документооборота, простановки и проверки подписи, в том числе при регистрации поступающих и отправляемых документов. Соответственно, для отдельных задач, в том числе в дополнение к ЭП, в сертификате ключа которой указано физическое лицо, может также использоваться «транспортная» или «серверная» электронная подпись.

Различают два типа электронной подписи: присоединенная и отсоединенная. Так, присоединенная ЭП и сам документ содержатся в одном файле. Отсоединенная ЭП содержится в отдельном файле.

Присоединенную УЭП или УКЭП нередко используют при пересылке документов по каналам связи (как «транспортную» ЭП). Удобство при этом связано с тем, что все сообщение вместе с ЭП составляет единый файл.

При использовании отсоединенной подписи файл подписываемого документа никак не изменяется, не шифруется и его можно читать. При этом для проверки отсоединенной подписи потребуется и файл с ЭП, и подписанный ею файл. Соответственно, существует необходимость хранения подписанной информации в виде нескольких файлов: подписанного файла (файлов) самого документа и одного или нескольких файлов с УЭП или УКЭП.