Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

Современные технологии электронного документооборота и архива предполагают использование файлов-контейнеров, соответствующих сложной структуре современного электронного документа, который может включать не только несколько файлов самого документа, но и файл (файлы) электронной подписи, файл (файлы) с метаданными документа и другие элементы. Реализация контейнера должна обеспечивать целостность данных и возможность идентификации источника данных. В этой связи важно упомянуть международный стандарт ISO/IEC 21320-1: 2015 «Информационные технологии – Файл – контейнер документа. Часть 1: Ядро» (Information technology – Document Container File – Part 1: Core) [238]. В этом стандарте предусмотрена реализация контейнера в виде zip-файла (сжатой zip-папки) и описан состав его компонентов.

В результате «инкапсуляции» (от лат. capsula – оболочка, коробочка) происходит включение файла (файлов) электронных документов в состав файлов межплатформенных форматов, а в более широком смысле – «упаковка» данных и/или функций в единый компонент. К примеру, файл в формате PDF/A-1, обеспечивающем долговременное архивное хранение, может быть включен в файл формата XML, используемого для взаимодействия между информационными системами. Подробнее вопросы взаимодействия информационных систем и некоторые практические вопросы применения файлов-контейнеров будут рассмотрены в последующих разделах книги. Здесь же нам представляется возможным высказать следующее мнение.

В результате развития информационных технологий и расширения практики электронного документооборота наблюдается усложнение структуры электронных документов от простых файлов до сложных многокомпонентных документов и их агрегаций. Считаем важным попутно отметить, что применительно к электронным документам возможности инкапсуляции могут использоваться и для других целей, в том числе для сокрытия некоторой информации.

Для понимания сложности современных электронных документов как объектов, на наш взгляд, можно воспользоваться понятием «фрактал» (лат. fractus – дробленый, разбитый), под которым в нашем случае понимается объект, обладающий свойством самоподобия. Иными словами, это объект, имеющий в своем составе части, в точности или приближенно воспроизводящие его самого, его структуру или форму. Образно говоря, некоторые современные управленческие электронные документы можно сравнить с известной русской игрушкой «матрешка», включающей в себя несколько подобных игрушек, вложенных одна в другую. Существуют также технологии компьютерной стеганографии, позволяющие применять как видимые, так и невидимые «цифровые водяные знаки» [189]. К примеру, встроенный «цифровой водяной знак» может служить подтверждением того, что файл был создан в конкретной системе электронного документооборота.

б. Различие в понимании оригинала (подлинника) и копии документа. Для бумажных документов нормативно регламентированы признаки оригинала (подлинника), копии, заверенной копии и дубликата документа. Как выше отмечалось, в отличие от бумажного документа, электронный документ с носителем информации жестко не связан. Электронный документ может быть скопирован сколь угодно много раз без отличий от исходного файла (файлов) или контейнера.

Различить подлинник и копию электронного документа по аналогии с бумажным документом не представляется возможным. Можно различать файлы или контейнеры электронных документов по времени их создания в сравнении со временем создания документа в информационной системе, где начался его жизненный цикл (в том числе с учетом метки времени и подписания документа электронной подписью). При передаче электронных документов из одной информационной системы в другую (в том числе в архивную) исходный файл документа может копироваться либо он конвертируется в иной формат, соответствующий применяемой технологии информационного взаимодействия. Соответственно, даже при идентичности переданных файлов (с соблюдением установленных требований к обеспечению аутентичности, достоверности, целостности и возможности воспроизведения) не приходится говорить о том, что в новой информационной системе будет сохраняться подлинник электронного документа. При этом переданный и сохраняемый электронный документ, соответствующий установленным требованиям аутентичности, достоверности, целостности, можно считать равнозначным «подлиннику», то есть исходному документу, созданному и подписанному в электронной форме в «родной» информационной системе.

В целом электронный документ как информационный и физический объект обладает большей сложностью, чем бумажный документ.

Во-первых, электронные документы отражают основные характеристики бумажного документа – структуру, состав информации и реквизиты.

Во-вторых, состав метаданных и возможности управления документами в электронной среде являются более широкими, чем в аналоговой среде.

В-третьих, методы фиксации информации и структура документов в электронной среде получают дополнительное разнообразие и сложность.

В-четвертых, сама электронная среда, создаваемая и поддерживаемая комплексами технических средств, всей информационно-телекоммуникационной инфраструктурой и высокоспециализированной профессиональной деятельностью, в том числе в сфере защиты информации, отличается более высоким уровнем сложности и техногенной зависимости.

Важно принимать во внимание, что электронные документы, относящиеся к современным системам документооборота, невозможно передать на государственное хранение по аналогии с бумажными документами, т. е. просто как материальный носитель информации. Необходимо не только признавать сам факт существования этих документов в электронной среде, но и учитывать, что эта среда в целом создается и обеспечивается совокупностью программно-технических средств (принадлежащих конкретной организации), а также деятельностью службы сопровождения (входящей в структуру организации либо функционирующей на принципах аутсорсинга). Поэтому возникает необходимость создания электронной среды хранения этих документов в государственных и ведомственных архивах, а также необходимой инфраструктуры и технологий передачи электронных документов на государственное хранение. Вопросы долговременного архивного хранения электронных документов (информации, содержащейся в электронных документах) еще нуждаются в дальнейшей методологической проработке и нормативном закреплении.

Таким образом, можно сделать ряд выводов, касающихся особенностей применения бумажных и электронных документов в сфере социально-экономического управления:

1. Применение смешанного документооборота позволяет использовать определенные преимущества как бумажных, так и электронных документов, связанные с носителем информации. В итоге всю совокупность управленческих документов можно условно разделить на две группы:

электронные документы, изначально созданные и подписанные в электронной форме с соблюдением установленных требований;

документы, которые и в обозримом будущем будут создаваться на бумажном носителе (для данной группы документов характерно наличие имеющих юридическую силу подлинников на бумажной основе), вместе с тем в обращении могут и должны находиться электронные копии этих документов для использования возможностей и преимуществ электронной информационной среды.

2. Различия электронного и бумажного документов носят многоаспектный, системный характер, что обусловлено особенностями не только носителя информации, но и формы представления информации и метаданных документа, а также различиями среды существования бумажных и электронных документов. Поэтому бесперспективно строить работу с электронными управленческими документами, полностью уподобляя ее процедурам работы с бумажными документами.

3. Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения электронных документов, при этом также обеспечивается хранение комплекса метаданных, отражающих жизненный цикл документа.

4. Возрастающий уровень системности (в сравнении с бумажными документами) требуется при решении задач защиты информации, содержащейся в электронных документах.

5. В числе основных тенденций эволюции бумажных и электронных документов можно также выделить:

сжатие информации и изменение видового состава документов, при котором ранее существовавшие отдельные (самостоятельные) виды бумажных документов в электронной среде трансформируются не только в аналогичные виды документов в электронной форме, но и в технологические записи и сообщения;

структурирование информации в документах, усложнение структуры электронных документов (от простых файлов до сложных структурированных документов, которые могут быть декомпозированы по принципу фракталов).