Марина Бобылева - Управленческий документооборот. От бумажного к электронному

• Название: Управленческий документооборот. От бумажного к электронному
• Автор: Марина Бобылева
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-9906894-3-5

В книге комплексно рассмотрены теоретические и практические вопросы применения электронного документооборота в сфере управления, включая информационно-технологические, коммуникационные, документоведческие, правовые, организационно-управленческие и другие аспекты. Значительное внимание уделяется жизненному циклу бумажных и электронных документов, использованию средств электронной подписи, развитию организационно-технологических форм электронного документооборота и информационного взаимодействия, а также оценке их эффективности. Ряд методологических положений по указанным аспектам в данной монографии сформулирован и обоснован впервые. Отражены новейшие нормативные акты, научные разработки и практический опыт в области применения электронных документов в управленческой деятельности.

Книга представляет интерес для руководителей и специалистов, занимающихся вопросами совершенствования управления и внедрения новых информационных технологий, руководителей документационных служб, а также преподавателей, студентов и аспирантов, слушателей системы повышения квалификации.

---

структурирование информации в документах, усложнение структуры электронных документов (от простых файлов до сложных структурированных документов, которые могут быть декомпозированы по принципу фракталов).

6. Указанными обстоятельствами, а также необходимостью дальнейшей глубокой методологической проработки связанных с ними проблем можно объяснить определенные затруднения в реализации наиболее масштабных задач, прежде всего связанных с долговременным хранением электронных документов.

1.4. Рукописная и электронная подписи

Как уже отмечено выше, в настоящее время без подписи не может быть ни одного официального управленческого документа.

За время существования письменных форм документирования, в особенности составления и оформления официальных документов на бумаге, состав удостоверения документа, как его характеризуют документоведы, менялся. Иными словами, изменялись виды и состав реквизитов, удостоверяющих документ, а также способы их использования. К примеру, в XVI–XVII веках, в так называемом «приказном делопроизводстве» (об этом и других периодах развития форм делопроизводства и документооборота будет идти речь также в главе 3), для документов, существовавших в данный период в форме «столбцов» на бумаге или пергаменте, в состав удостоверения документа входили: «припись» дьяка или подьячего, свидетельствовавшая об ответственности за содержание документа; «справа» подьячего, свидетельствовавшая о соответствии беловика черновику, а также «скрепа» – подпись дьяка или подьячего с приписью на месте склеивания листов, которая применялась для обеспечения целостности документов в форме столбцов. При этом применялись также вислые печати [193, с. 34.].

Российский документовед Ю.М. Кукарина, исследовавшая развитие форм удостоверения документа, отмечает: «К концу XX – началу XXI в. сформирован точный состав реквизитов, необходимых для удостоверения документа на бумажном носителе: подпись, оттиск печати, гриф утверждения. Сюда же можно отнести визу согласования, гриф согласования и отметку о заверении копии» [167, с. 130].

К этому добавим, что оформление определенных категорий документов на официальных бланках, а для органов государственной власти – с соблюдением специально установленных требований по изображению Государственного герба Российской Федерации на бланках, также служит подтверждением официального характера документа и его подлинности (в совокупности с подписью и, при необходимости, другими перечисленными реквизитами).

Как видим, реквизиты документа подпись, гриф утверждения, гриф согласования, виза согласования и отметка о заверении копии в качестве своих элементов содержат собственноручную роспись (иными словами, рукописную подпись, автограф подписи), наименование должности, а также фамилию и инициалы.

В случае применения электронных документов должны применяться другие способы их удостоверения, соответствующие их физической форме. Иными словами, должны применяться электронные аналоги подписи (электронная подпись).

Формы и средства электронной подписи за период их разработки и практического применения (примерно последние 30–40 лет) развивались вместе с информационными технологиями, достижениями в сфере криптографии, потребностями применения в конкретных сферах деятельности. Возникновение понятия «цифровая подпись» связано с разработкой вопросов криптографии американскими математиками У Диффи и М.Э. Хеллманом еще в середине 1970-х гг.

С середины 1990-х годов активно решались вопросы нормативного регулирования применения электронной подписи. Так, в течение 10 лет, с 1995 по 2005 г., практически все страны мира приняли соответствующие законы – «Об электронном документе», «Об электронной подписи», «О цифровой подписи», «Об электронной цифровой подписи», «Об электронных сделках», «Об электронной коммерции» и т. д. [167, с. 131–132]. Особо следует выделить модельные акты, принятые международными организациями: Комиссией ООН по международному торговому праву (ЮНСИТРАЛ) (модельные законы «Об электронной торговле» 1996 г. и «Об электронных подписях» 2001 г.) и Европейским парламентом (Директива 1999/93/ЕС Европейского парламента и Совета от 13 декабря 1999 г. о порядке использования электронных подписей в Европейском сообществе), послужившие в дальнейшем в качестве типовых для разработки национальных законов [231, 233, 234]. Выделим также принятый уже на новом этапе Европейским парламентом и Советом нормативно-правовой акт (EU Regulation) № 910-2014 от 23 июля 2014 г. «Об электронной идентификации и услугах доверия для электронных транзакций на внутреннем рынке, и об отмене Директивы 199 9/93/ЕС» [232].

Отметим, что в России уже в 1994 году был утвержден ГОСТ Р 34.10–94 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процедуры выработки и проверки электронной цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма» [53].

В 2002 году был принят Федеральный закон Российской Федерации «Об электронной цифровой подписи» (от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ). Законодательно было установлено, что в случае использования электронных документов для их удостоверения используется электронный аналог подписи – электронная цифровая подпись (ЭЦП). ЭЦП была определена как реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе [2].

В настоящее время действует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Закон № 63-ФЗ). Данный закон определяет электронную подпись как «информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» [10, статья 2]. При этом, аналогично зарубежной практике, предусмотрено использование трех видов электронной подписи: простой электронной подписи и усиленной электронной подписи, которая в свою очередь делится на усиленную неквалифицированную электронную подпись и усиленную квалифицированную электронную подпись.

В статье 6 Закона № 63-ФЗ указано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Два других вида электронной подписи (простая и усиленная неквалифицированная) имеют юридическую силу тогда, когда их использование напрямую предусмотрено «федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия».

Особенности и возможности указанных трех видов электронной подписи (ЭП) – простой, усиленной неквалифицированной (далее – УЭП) и усиленной квалифицированной (далее – УКЭП) – представлены в табл. 1.

Таблица 1

Сравнение видов электронной подписи

Самую высокую степень доверия к электронному документу обеспечивает усиленная квалифицированная электронная подпись, возможности которой аналогичны электронной цифровой подписи. Хотя Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ в настоящее время утратил силу, понятие «электронная цифровая подпись» по-прежнему применяется в профессиональной литературе, когда речь идет о методах, способах формирования электронной подписи. Это же понятие присутствует в ГОСТ Р 34.10-2012 «Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи» [64]. Некоторые принципиально важные позиции сравнения УКЭП (ЭЦП) и рукописной подписи представлены в табл. 2.

В дополнение к табл. 2 охарактеризуем некоторые принципиальные особенности электронной подписи (УЭП или УКЭП), которые отличают ее от собственноручной (рукописной) подписи. Прежде всего, это сам процесс создания электронной подписи (УЭП или УКЭП) [64]. Последовательность символов (строка бит), полученная в результате процесса формирования подписи исходного документа (далее – «текста», в соответствии с условным обозначением, употребляемым специалистами в области СКЗИ), есть результат двукратного криптографического преобразования самого «текста» с применением специальных алгоритмов (так называемого «хэширования» и собственно шифрования с использованием закрытого ключа владельца подписи, называемого «ключом подписи»). Даже при подписании одного и того же документа ЭП каждый раз имеет новое значение. В этом и заключается суть криптографического преобразования. При этом полученная каждый раз ЭП является однозначно связанной с содержанием подписанного «текста», что позволяет подтвердить его целостность и аутентичность. Свойства юридической силы электронного документа, подписанного ЭП, возникают только при получении положительного результата проверки ЭП, которая заключается в обработке самого «текста» и приложенной ЭП путем применения специальных алгоритмов расшифрования с использованием открытого ключа, однозначно связанного с закрытым ключом подписи, находящимся у подписывающего лица.