Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

• Название: Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу
• Автор: Александр Шумович
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-00100-010-5

В центре Северной Империи И-Го располагалась древняя столица государства – город Мо. Там находились многие уважаемые корпорации, часто проводившие важные мероприятия для своих сотрудников, клиентов и имперских чиновников. И потому в столице было много агентств, организующих эти мероприятия. Но одно из них выделялось мудростью и обаянием – агентство Пре-Мо. С незапамятных времен им руководили два event-мудреца Бу и Шу. Настало время, когда мастера Бу и Шу решили, что им больше не нужно учить молодежь, а пора начать вдохновлять своих учеников, придавая смысл тому, чем они занимаются. Тогда-то и появилась эта книга. Истории из жизни агентства Пре-Мо легли в основу трактата, рассказывающего о тайном Искусстве Проведения Мероприятий.

---

Что может быть скучнее человека, который ведет спортивный образ жизни и заботится о правильном питании? Поначалу в обществе он будет сдерживаться, но через некоторое время перейдет на план своих тренировок и свой рацион, а потом попытается втянуть в свою программу и вас. Все, что он говорит, абсолютно правильно. Настолько очевидно, что скучно.

То, что вас удивляет и вызывает эмоции, обычно иррационально. Неожиданное заставляет улыбаться, даже если человек не хотел и не планировал улыбаться.

Что же мы делаем, когда организуем мероприятия? Мы складываем сумму идеальных, выверенных слагаемых и ждем чуда. Вы выполнили обещание, но очень далеки от того, чтобы вызвать эмоции у гостей. Только чудо, неожиданность вызывает счастье.

Иррациональность в мероприятии – то, чего гости не ждут, то, что находится вне пределов стандартной программы. Конечно, это должно быть сделано после того, как вы выполнили базовые обещания, создав необходимый уровень комфорта.

Выводы из первой главы

• Чтобы достичь успеха, нужно верить в свое дело.

• Суть мероприятий – во встрече людей. Без встреч нельзя выстроить отношения.

• Свои идеи нам нравятся значительно больше чужих. Поэтому мы стараемся «убивать» чужие идеи.

• Хорошие идеи – всегда смелость, всегда риск.

• Компании в сфере профессиональных услуг должны выбрать свой путь – лидерство идей, лидерство в эффективности или лидерство в отношениях.

Глава вторая Управление персоналом

История 28: Я это сделаю

Как-то раз в компании обсуждали празднование Нового года. Предлагалось множество идей, как поздравить Клиентов: записать песню, сделать открытки… Менеджер Ли Ля предложил позвать всех Клиентов на вечеринку, чтобы сердечно поздравить с праздником.

– Хорошо. Дорогой Ли Ля, пожалуйста, просто обзвоните сто пятьдесят наших Клиентов и пригласите каждого на Новый год.

– Ой. Это большая работа! Инициатива наказуема, мастер Шу?

– Если предлагаешь идею – будь готов ее реализовать. Если высказываешь угрозу, будь готов ее выполнить! Хочешь хорошую вечеринку – организуй ее!

Менеджер Ли Ля выглядел расстроенным. Тогда мастер Шу пояснил:

– Несколько лет назад я участвовал в маркетинговом брейншторме одной из дружественных компаний – издательства деловой литературы. Как всегда, накидывали множество идей. И так же, как всегда, идеи требовали реализации, конкретной работы. На вопрос, кто этим займется, парень, предложивший идею, очень буднично и просто сказал: «Я это сделаю».

Мне кажется, он совершил что-то вроде маленького подвига. Именно этой фразы часто не хватает на брейнштормах. Люди предлагают идеи, но реализовывать их должен кто-то другой.

Мне этот момент запомнился. Я очень уважаю людей, имеющих смелость сказать: да, я сделаю. Не в ответ на поручение, а в ответ на свою инициативу. Если вы предлагаете что-то, то слова «я это сделаю» – самый сильный аргумент в пользу того, что идея стоящая.

– Понятно. Спасибо, мастер.

– Кстати, – помедлил мастер Шу. – Тот парень через много лет стал директором всей компании. Он и это сделал.

Все участники задумались о своих нереализованных идеях, для которых не хватило решительной фразы: «Я это сделаю».

История 29: Правила жизни Бу

Однажды мастер Бу прочитал в журнале «Правила жизни Джереми Клаксона» и решил написать свои. Конечно, о мероприятиях.

Итак, вот они, правила жизни мастера Бу, или просто – правила Бу.

О вере

Верите ли вы, что мероприятия – это инструмент? Этот вопрос – проверка на профессиональную пригодность. Мой личный опыт говорит, что мероприятия работают.

Зачем нужны мероприятия

Мероприятия и наша любовь к ним многое говорят о нас. Мероприятия не добавляют новой информации. Чтобы поделиться информацией, вы можете опубликовать пресс-релиз. Мероприятия позволяют лучше узнать самих себя. Вы – это то, как вы взаимодействуете с другими людьми. Очень часто организаторы делают акцент на информации, а не на взаимодействии. Это ошибка. Есть же буклеты и электронная почта. А мероприятия – для людей!

О целях

Часто пишут: «Важно поставить задачу, определить цель мероприятия». Мой опыт говорит, что это происходит очень редко. И так будет всегда. Людей, а соответственно, и заказчиков, живущих с ясным сознанием цели, очень мало. Это не повод расстраиваться. Таковы правила игры. Тебя посадили за штурвал, а куда лететь – забыли сказать. Значит, решишь в процессе полета.

Об инвестициях времени

Инвестиции времени в подготовку мероприятия обычно прямо пропорциональны его логистическому успеху. Исключение – если вы тратите время на ритуальные танцы, а не занимаетесь самой организацией. Продолжительные совещания мало кому нравятся, еще меньше нравятся параноики, готовые бесконечно вникать в детали. Но именно благодаря первым и вторым некоторые мероприятия идут как часы.

О профессии

Смотреть в глаза реальности – главный талант event-менеджера. Это некомфортная работа. Комфорт и трезвое представление о реальности обычно плохо совмещаются. Смотреть в глаза реальности – значит видеть риски, просчитывать несколько вариантов развития события и знать, что все люди ошибаются.

Event-менеджер – продавец иллюзий, создатель идеального мира, где все хорошо и все работает. Так что, как бы ни было сложно, нужно улыбаться, демонстрируя, что вы самый расслабленный человек в мире.

Об отличниках

Второе ключевое свойство event-менеджера – вера в то, что мир можно и нужно улучшить. Мы называем таких людей «командой отличников». Чтобы их найти, приходится отсмотреть много хорошистов.

Если бы мир был населен event-менеджерами, то все работало бы гораздо, гораздо лучше. Поезда, самолеты, магазины, курьеры. Но, вероятно, нервных людей тоже стало бы больше.

О железе и людях

Особенность нашего рынка: охотнее платят за железо, чем за людей. Мы часто не ценим услугу, но всегда обращаем внимание на фирменные конструкции. Однако фактически это не совсем правильная инвестиция. Железо ломается реже, чем люди. А раз люди – чаще, значит, в них надо больше инвестировать, чтобы ломались меньше. И к инвестициям в людей относиться очень внимательно. Нужно вкладывать в людей, тогда они помогут вам сэкономить на железе.

Мероприятия – модель компании

Корпоративное мероприятие – модель компании, она говорит обо всей организации, о ее культуре и душе. Обман практически невозможен. Мероприятие покажет, кто вы на самом деле. Это же можно сказать и про государственные мероприятия, конечно.

О репетиции

Если вы не провели репетицию, не сделали два-три прогона на сцене, то вам некого обвинять, что на мероприятии что-то пошло не так. Просто примите этот риск. Хотя лучше – сделайте прогон.

Путь евентиста

Научиться безупречной логистике, а потом забыть о логистике. Вспомнить об эмоциях гостей. Увидеть, как в реальности работает то, что вы задумали.

История 30: Обязательность

Как-то раз к мастеру Шу пришел юный ученик и принес ему кофе с сахаром.

– Разве я просил кофе с сахаром, дорогой Ле На? Я попросил черный кофе. Просто кофе, без уточнений. Почему же ты решил, что я хочу кофе с сахаром?

– Учитель, вы не просили класть сахар. Но я подумал, что так лучше.

– Лучше? Сколько прекрасных идей, сколько прекрасных карьер загублено из-за желания сделать лучше, чем то, о чем тебя попросили…

Мастер Шу погрузился в воспоминания.

– Когда-то со мной работала прекрасная девушка. Ее звали И Ра. Она не ленилась и трудилась очень усердно. Все, что ей поручали, вызывало отклик в ее сердце, ничто не оставляло ее равнодушной. Но имелась одна проблема. Проблемка. Она не слушала, что ей говорят, старалась все улучшить, не сделав то, о чем ее просили. Если ее просили приехать на встречу, чтобы обсудить что-то с Клиентом, она придумывала, как сделать лучше, чтобы не тратить время Клиента. Когда у нее что-то не получалось, она старалась все исправить и поэтому опаздывала на встречи, срывала сроки, могла загнать подрядчиков.

Когда заказывали сытную еду, И Ра могла твердо пообещать привезти пирожки, но вместо этого привозила молекулярную кухню, мексиканские специи и жареный африканский картофель. И Ра почему-то решала, что это лучше пирожков, хотя мероприятие было в концепции Русская Масленица… Когда заказывали романтическую музыку, И Ра твердо обещала нечто романтическое. Однако в итоге звучало горловое пение тувинских шаманов. И Ра думала, что так интереснее, но танцевать под это никто не мог. Как-то раз ей поручили построить шатер, но, к счастью, успели найти другого менеджера, и никто не погиб.