Александр Шумович - Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

• Название: Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу
• Автор: Александр Шумович
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2016
• ISBN: 978-5-00100-010-5

В центре Северной Империи И-Го располагалась древняя столица государства – город Мо. Там находились многие уважаемые корпорации, часто проводившие важные мероприятия для своих сотрудников, клиентов и имперских чиновников. И потому в столице было много агентств, организующих эти мероприятия. Но одно из них выделялось мудростью и обаянием – агентство Пре-Мо. С незапамятных времен им руководили два event-мудреца Бу и Шу. Настало время, когда мастера Бу и Шу решили, что им больше не нужно учить молодежь, а пора начать вдохновлять своих учеников, придавая смысл тому, чем они занимаются. Тогда-то и появилась эта книга. Истории из жизни агентства Пре-Мо легли в основу трактата, рассказывающего о тайном Искусстве Проведения Мероприятий.

---

Второй. Сегодня среда, а предложение нужно отправить до 10 утра понедельника. Как вы думаете, они хотят нормальное предложение? Тогда агентство должно успеть подготовиться. Встретиться, поговорить, выпить чаю и помедитировать на корпоративные ценности. За три рабочих дня это можно успеть только в режиме аврала и отмены выходных. Но это значит, что им плевать на агентства и на наше время. Они не считают нас равными себе. Не стоит работать с организацией, которая ведет себя так, будто вы – низшая раса.

Аргумент третий. Есть еще вариант: они уже выбрали агентство и проводят тендер для соблюдения формальностей. Таковы традиции – проводить тендер. Но это не значит, что они вправду ищут агентство. Тогда они хитрецы. Итак, мастер Бу, мы стоим перед выбором. Те, кто проводит тендер, или глупцы, или гордецы, или хитрецы. Все на «-цы».

– Хм. Каков же ваш выбор? Какое «-цы» вы предпочтете?

– Лично я хорошо думаю об этом банке. Поэтому считаю, что они уже выбрали агентство. Мой выбор – хитрецы. Хотите пари? Ставлю бутылку хорошего сливового вина, что победитель уже определен.

– Пожалуй, я не буду принимать пари, мастер Шу. Соглашусь с вами.

Мастер Бу отдал мастеру Шу белую фишку, и они продолжили игру. Теперь перед ними лежал тендер крупной металлургической компании.

История 19: Секреты креатива

Мастер Бу, проведя тысячный креативный шторм за свою жизнь, осознал, почему иногда получается, а иногда – не очень.

1. Разница потенциалов в группе. Собранные вместе люди с разным опытом, разным бэкграундом и компетенциями, разным темпераментом имеют больше шансов произвести что-то творческое. Если аудитория однородна, вы рискуете не выпрыгнуть за рамки.

2. Отсутствие страха высказываться публично. В группе не должно быть страха перед озвучиванием идеи. Какая бы она ни была. Идеи цепляют друг друга. Они не так часто рождаются в голове у одного человека. Скорее, одна идея, как репей, цепляет такой же репей у кого-то одного, и оба автора обретают собрата в ком-то третьем. Снежный ком растет и дарит всем удовлетворение, радость от совместного труда и понимания, что в одиночку такого не сделаешь. Часто неудачная идея влечет за собой сильную, которую потом все вместе дорабатывают.

3. Ограничения. Креатив без ограничений приводит к возникновению часто занятных, но невыполнимых решений. Ограничения – усилитель креатива. Чем сложнее и тоньше задача, тем лучше идеи. Нам нравится работать на пределе возможностей. В качестве ограничений выступают особенности проекта, сроки, знание о потребностях Клиента, информация о прошлых проектах, техническая реализуемость. Если креатив не идет, очень часто нужно просто сузить задачу, задать рамки.

4. Хорошие креативщики верят в силу идей и слов. Они могут вам не признаться, но они точно знают, что правит миром. Они все платоники и втайне верят в известный миф Платона о пещере: «Люди сидят в пещере, прикованные так, что не могут повернуться к свету. На свету, снаружи, другие люди несут разные вещи, а мы, сидя внизу, видим только тени на стене. Люди снаружи проносят стул, глобус, книгу, а мы внизу пытаемся понять, что же перед нами. То, что мы понимаем, – это наши мысли, слепки с идей». Наша задача – максимально точно приблизиться к той самой идее, открыть ее. Ведь все остальное – дело техники.

5. Эмоции. Вы должны быть готовы отдавать. Это возможно, когда ваше эмоциональное состояние в плюсе. Когда у вас избыток эмоций. Так что перед креативом полезно: а) хорошо устроить личную жизнь, б) иметь правильные хобби и в) заниматься спортом. Нужно выбрать два показателя из трех как минимум.

История 20: Бег в мешках

Как-то раз менеджер Тё Ма агентства Пре-Мо пришел к мастеру Шу с грустной вестью. Склонив бритую голову, он сообщил:

– Мы проиграли тендер, мастер.

Лицо мастера Шу омрачилось.

– В чем дело? Наши цены высоки?

– Нет, мастер. У нас нормальные цены.

– Наши идеи отстойные?

– Нет, мастер, мы были креативны, как всегда.

– Что же случилось?

– Представители тендерного комитета сказали, что им больше понравились идеи другого агентства.

– Что ж. В соревнованиях по бегу в мешках побеждает не тот, кто лучше бегает, а тот, кто лучше бегает в мешках.

Мастер Шу удалился. А менеджер Тё Ма пошел на кухню, чтобы обсудить услышанное с коллегами. Выпив зеленого чаю, менеджеры вернулись к учителю.

– Что значит это мудрое высказывание, мастер Шу: «В соревнованиях по бегу в мешках побеждает не тот, кто лучше бегает, а тот, кто лучше бегает в мешках»?

Мастер Шу улыбнулся.

– Жизнь – не такая простая штука. Не всегда побеждает самый умный, самый сильный или самый достойный. Зачастую ситуация складывается так, что побеждает самый приспособленный. Вот и в нашей работе так же. Наши идеи могут быть хороши, у нас могут быть приемлемые цены, профессиональная команда. Но в тендере победит тот, у кого есть какое-то другое важное свойство. Мы можем его не знать, но оно есть.

– Что же это?

– Я пока не знаю, друзья. Возможно, это понимание Клиента. Или научная подготовка. А может, просто удача – вкусы совпали. На этот раз мы проиграли. Нужно узнать, что предложили конкуренты, и постараться понять, в чем их преимущество. Важно уметь не просто бегать быстрее всех, важно уметь быстрее всех бегать в мешках.

Впрочем, добавил мастер Шу, если вы узнаете, что Клиент выбрал пиратскую вечеринку, украшенную шариками, лучше не старайтесь повторить такой «успех».

История 21: Важность встреч

Как-то раз мастера Шу спросили, почему агентство Пре-Мо не участвует в некоторых тендерах. Например, когда правила компании запрещают встречу на первом этапе тендера.

– Уважаемый мастер Шу, отдел закупок говорит, что все агентства находятся в равных условиях. На встрече агентство может узнать что-то, чего не знают остальные участники. И тогда это будет нечестная конкуренция.

Тогда мастер Шу ответил:

– Наше агентство существует уже давно и накопило некоторый опыт. Уже несколько лет мы ведем подробную статистику по тендерам. Пару лет назад, взяв массив наших данных, мы проанализировали чуть более 1500 крупных тендеров, причины выигрышей, проигрышей или отмены мероприятий. Мы получили довольно интересные данные, частью которых я хотел бы поделиться: мы выиграли 0 % тендеров, в которых организаторы не хотели встречаться для брифа нового агентства. Встреча для подробного личного брифа не гарантирует преимуществ, однако дает новому агентству некоторые шансы. Но отсутствие встречи и личного брифа гарантирует, что новое агентство не сможет подготовить хорошее предложение. Обычно в таких тендерах выигрывает агентство, с которым уже работали ранее, ведь у него имеется преимущество перед агентствами, не знающими предпочтений заказчиков, вкусов участников и пр. Так что в этом случае речь не идет о честной конкуренции.

Мы верим в научный подход, в частности – в математические методы прогнозирования. На основании нашего анализа мы видим 0 % вероятности выигрыша в тендере без встречи. В такой ситуации можно лишь спросить, принимает ли в данном тендере участие агентство (или несколько), с которыми ранее работала компания-заказчик. Возможно, если в данном тендере все агентства – новые, не имеющие опыта работы с заказчиком, тогда тендер может быть честным. Но если нет, то нет.

История 22: Тендер М

У мастера Бу было чутье. Когда Идея приходила, он знал, что все хорошо и вопрос с тендером уже решен. Больше не будет никаких сомнений и случайностей. Идея убеждает и побеждает. Она делает мероприятие живым, вызывает реакцию, трогает сердца. Мы продаем борьбу с хаосом, а после этого – Идеи.

Однажды случился тендер для компании М – празднование Нового года на 5000 человек. Пришла Идея. Были сделаны нужные чертежи, эскизы и 3D-макеты, заполнены необходимые бумаги, подготовлены презентации. Все это было уже не важно, так как Идея имелась.

А потом случилось странное – агентство Пре-Мо проиграло. Мастер Бу не мог поверить. Что-то здесь не так, понял он.

Ему посчастливилось встретиться с представителями компании М, и они поведали следующую историю.

– Уважаемый мастер В, что случилось? Какова история этого решения?

– Уважаемый мастер Бу, по большому секрету расскажу следующее. В нашем тендерном комитете семь человек, у каждого один голос. За вашу Идею голосовали четыре человека из семи. Вы должны были выиграть.

– Что же произошло? Что пошло не так?

– Один из трех, кто был за другую компанию, пошел напрямую к Большому Начальнику и убедил его изменить результаты голосования. В итоге выиграло агентство, которое раньше делало мероприятия для нас.