Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Название: Как находить два лишних часа каждый день
• Автор: Джуди Джеймс
• Жанр: Управление, подбор персонала

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

---

• Недовольное выражение лица

• Указывание пальцем

• Угрожающий вид

• Скучающий вид в то время, когда другой человек что-то рассказывает

• Руки за головой, ноги на столе

• Перебивание речи других

• Руки, сжатые в кулаки

• Руки на бедрах

• Руки, скрещенные на груди

• Запрокинутая назад голова

Уверенный язык тела

• Прямая осанка

• Взгляд «глаза в глаза»

• Подобающая ситуации улыбка

• Жесты, выражающие внимание

• Жесты, выражающие симпатию

Как изменить свое поведение

Поведенческие реакции людей так же сложны, как и сами люди. Уверенное поведение построено на взаимоотношениях взрослого со взрослыми, достойного и уважительного по отношению к коллегам. Но мир не идеален. Старые детские капризы могут внезапно проявить себя тогда, когда вы совершенно не ожидаете их появления. Беседа может протекать гладко, двигаясь по направлению к решению проблемы, которое позволило бы более эффективно использовать ваше время. Вдруг срывается всего лишь одна фраза. За ней следует ответ. Эмоции вырываются на свободу, и вот вы уже на грани начала третьей мировой войны.

Давайте обдуманный ответ, а не реагируйте спонтанно — это одна из основных тем этой книги. Вы должны планировать деловые переговоры так же, как планируете шахматную партию. Вы заранее должны знать, какой ход сделать в случае негативного ответа. Никто не может быть специалистом в этом, даже на бумаге. Я встречала несколько «гуру» анализа поведения и, поверьте мне, они могут придумать заранее не больше реплик, чем любой из вас. Один из них проводит большую часть своего времени, изучая и преподавая этот предмет.

С эмоциями очень увлекательно бороться, особенно если они — ваши собственные. Запомните: если эмоции препятствуют общениюс людьми, забудьте о них.

Стимул-реакция это своего рода бессмысленный словесный пинг-понг. Вам говорят фразу, вы отвечаете на нее, но руководствуясь не логикой, а эмоциями. Поначалу вы подтруниваете друг над другом. Вы оба отпускаете колкие и бесполезные замечания. Вы начинаете общаться как ребенок со взрослым, время от времени меняясь ролями.

Варианты ответов

Существует шесть основных возможных вариантов поведения, или ответа, на стимул. Три из них свойственны взрослым, три — детям. Три могут помочь в бизнесе, другие же три являются постоянной помехой. Вот эти шесть вариантов:

Позитивные

1. Взрослый человек; уверенный: логичный, решающий проблемы, не находящийся под влиянием эмоций, откровенный, гибкий, оптимистичный, спокойный.

2. Родитель, воспитывающий ребенка: готовый помочь, поучающий, заботящийся, передающий навыки, советующий, воодушевляющий, ограничивающий, твердый, успокаивающий, поддерживающий.

3. Свободный ребенок; одушевленный, увлеченный, честный, открытый, рассказывающий о своих чувствах, оптимистичный, рассказывающий о своих нуждах и желаниях.

Негативные

4. Строгий родитель; самоуверенный, считающий, что он все знает лучше и что он всегда прав, ругающий за ошибки, не любящий поручать задания другим, потому что не верит в их способности, саркастичный, указывающий людям на их недостатки, предпочитающий ссылаться на свое мнение, а не на факты.

5. Непослушный ребенок; агрессивный, любящий командовать, упрямый, отказывающийся от компромисса, капризничающий даже в ущерб себе.

6. Ребенок-плакса: пассивный, не пытающийся убежать, делающий то, что от него требуют другие, стремящийся любой ценой угодить другим.

Редко бывает, что люди всю свою жизнь руководствуются одним и тем же способом поведения. Как и пассивный/агрессивный/уверенный, эти варианты относятся к поведению, а не к самому человеку. Я легко могу использовать все шесть вариантов в течение одной непродолжительной ссоры. Дома я предпочитаю вести себя как непослушный ребенок. Я могла бы завоевать медаль за сердитость и упрямство. Тем не менее, сердитость и упрямство — классические Губители времени. На работе такой тип поведения оказывается неприемлемым. Вы должны как можно скорее перейти к взрослым вариантам поведения.

Для того чтобы деловые отношения были плодотворными, нужно избегать негативных вариантов поведения. Запомните: действие порождает действие. Рассмотрите, по какому сценарию развиваются отношения. Представьте себе состояние строгого родителя и сравните его со структурой вашего собственного поведения, особенно в детстве. Вам когда-нибудь говорили: «Ты должен убраться в своей комнате. Она похожа на свинарник»? Что вы чувствовали, слыша эти слова? Как вам хотелось вести себя в ответ? Как взрослый человек? Конечно же, нет! Оскорбительные приказания такого рода побуждают человека вести себя как непослушный ребенок. Затем родитель совершает фатальную ошибку: «Это твоя обязанность». Эта фраза пробуждает в человеке упрямство.

Тем не менее в своей жизни мы часто ведем себя именно так. Родители должны вести себя мудро, общаясь с ребенком, но, к сожалению, это бывает слишком редко. Проблема состоит в том, что они знают не то, как нужно себя вести, а только то, как не нужно.

Изучите возможные варианты взаимоотношений и следите за тем, чтобы не начать использовать какой-либо из негативных вариантов. Затем найдите выход из сложившейся ситуации. Если вариант Строгого родителя привел вас к кризису, перейдите к варианту взрослого человека, Родителя, воспитывающего ребенка, или свободного ребенка. Если вы чувствуете, что прошли всю стадию строгого родителя, остановитесь прежде, чем перейдете к стадии непослушного ребенка. Изучите все шесть вариантов поведения и подумайте, какой ответ в данной ситуации может стать наиболее рациональным.

Ни один тип поведения не может быть эффективным абсолютно во всех жизненных ситуациях, однако негативные варианты оказываются разрушительными в любом случае. Они мешают нам правильно организовать свое время.

Часть вторая Практические навыки

Глава седьмая Умение выбирать и давать поручения

Умение выбирать структурирует ваше время и повышает эффективность его использования. Умение давать поручения другим не менее важно. Оно помогает вам не утонуть в море сверхурочной работы.

Советы 

• Помните о своей главной цели, то есть о том, за что, собственно, вам платят зарплату.

• Задайте себе вопрос: как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?

• Прежде всего, поверьте в свои цели. Если вы сами не будете в них уверены, то что уж и говорить о других.

• Составьте два списка: краткосрочных и долгосрочных целей. Внимательно изучите их.

• Поймите, чем «срочное» отличается от «важного». Уделяйте время «важным» заданиям. Если же задание является «срочным», но не «важным», выполните его незамедлительно, но не посвящайте ему много времени.

• После того как вы научитесь определять, какие из заданий можно передавать другим, научитесь давать поручения.

Умение выбирать

Вся ваша программа эффективной организации времени существует благодаря этому простому на первый взгляд навыку. Если распорядок вашего дня складывается стихийно, под воздействием текущих обстоятельств, то он неизбежно превратится в хаос. Действовать в соответствии с возникшими обстоятельствами и делать сознательный выбор это совсем не одно и то же.

Вернемся к содержанию нашей книги. В первой части вы узнали о своей жизни и о том, что в ней является наиболее важным. Теперь мы должны упорядочить ее. Кратко, не более чем в одном предложении, сформулируйте, в чем состоит ваша работа. За что, собственно, вам платят зарплату? Какова цель всей вашей работы? Запишите получившуюся фразу.

Теперь, когда эта короткая, ясная и четкая фраза находится у вас перед глазами, вы должны придать ей официальный статус. Распечатайте ее. Если нужно, заламинируйте. Затем повесьте лист бумаги с надписью там, где вы часто будете обращать на него внимание. Ведь вы очень заняты, и просто необходимо, чтобы что-то постоянно напоминало вам: «Вот твои главные цели». В соответствии с ними выберите задания, которые вы собираетесь выполнять. Напоминайте об этих конечных целях и всем остальным членам вашей команды.

ЕЩЕ ОДИН ВОПРОС, КОТОРЫЙ ВЫ ДОЛЖНЫ ЗАДАВАТЬ СЕБЕ ПОСТОЯННО: «Как прямо сейчас я могу наилучшим образом использовать свое время?»

Вы должны будете сообщить о выбранных целях своим коллегам и убедить их в предпочтительности именно этих целей. Однако первый человек, которого вам придется в этом убедить, это вы сами. Вы должны понять, насколько важна работа организатора. Я встречала многих менеджеров, которые отказывались давать поручения, так как считали, что настоящая работа должна состоять в том, чтобы делать, а не организовывать. Они не могли понять всю важность работы менеджера. Когда они уделяли время организаторской деятельности, они чувствовали себя виноватыми, возможно, потому, что не понимали, почему такая деятельность необходима. Они относились к менеджменту как к чему-то приятному, чем хочется заняться тогда, когда нет настоящей работы. Тем не менее менеджмент сам по себе должен стать приоритетным занятием. Представьте себе, что случится, если пилот самолета откажется выбирать и принимать решения. Что если он заметит, что стюард плохо справляется со своими обязанностями и пассажиры не получают заказанных напитков? Что произойдет, если вместо того, чтобы управлять самолетом, он примется помогать стюарду катить его тележку?