Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Название: Как находить два лишних часа каждый день
• Автор: Джуди Джеймс
• Жанр: Управление, подбор персонала

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

---

2. Дополнительная нагрузка

Один из ваших коллег уволился с работы или был сокращен. Вам было объявлено, что теперь вы будете выполнять его функции.

Пассивный ответ: смиритесь с ситуацией и засиживайтесь на работе допоздна, чтобы выполнить всю работу.

Агрессивный ответ: скажите, что вы ничем не можете помочь. Если вашему начальнику нужна половая тряпка, пусть он купит ее в хозяйственном магазине.

Пассивно-агрессивный ответ: согласитесь, но постоянно жалуйтесь на свое положение. Скажите, что если вам не повысят зарплату, вы тоже уволитесь.

Уверенный ответ: вновь создайте дружественную атмосферу. Скажите, что вы очень хорошо понимаете, что появилась дополнительная работа, которая должна быть выполнена, и что вы хотите помочь. Объясните, насколько вы готовы к новой дополнительной работе, и спросите, как это отразится на вашей зарплате. Найдите компромисс.

3. Если вы столкнулись с Губителями времени

Каждое утро к вам приходит коллега и просиживает перед вашим столом по двадцать минут, жалуясь на своего менеджера. Вы ему симпатизируете, но вам нужно работать.

Пассивный ответ: сидите и слушайте, мысленно его проклиная.

Агрессивный ответ: скажите ему, что вы заняты. Он вообще представляет себе, что теряет по полтора часа каждую неделю на бесполезные жалобы? Ему, может быть, и не нужно работать, а вам нужно.

Пассивно-агрессивный ответ: притворитесь, что вы заняты и не замечаете его. Попросите, чтобы кто-нибудь каждый раз вызывал вас якобы для срочного дела. Скажите ему, что начальник запретил вам болтать на рабочем месте.

Уверенный ответ: скажите, что он вам очень симпатичен и вы хорошо понимаете, как важно ему высказаться. Тем не менее вы никак не можете уделять столько внимания, сколько ему необходимо потому, что вы сами перегружены работой. У вас просто нет свободного времени. Что если раз в неделю вы будете пить с ним кофе? Так вы могли бы уделять ему достаточно внимания.

Возможные трудности

1. Ваш начальник не умеет ясно выражать свои мысли и объяснять, чего он от вас хочет. Как следствие, вы постоянно путаетесь в его заданиях и тратите время на исправление собственных ошибок.

Уверенный ответ: поговорите с начальником. Ни в чем его не обвиняйте. Избегайте таких фраз, как «Вы всегда...», «Вероятно, вы не понимаете...» или «Вы должны...». Скажите ему, что понимаете, как сильно он занят, но что если бы он смог объяснять свои задания чуточку подробнее, это бы чрезвычайно упростило вашу работу. Постарайтесь не твердить о старых проблемах, а обсудить будущую работу. Будьте как можно более конкретны. Скажите начальнику, какого типа информации вам не хватает. Объясните ему, какую выгоду он получит, если выполнит вашу просьбу. Скажите ему, что это позволит вам работать быстрее и аккуратнее.

2. Вы работаете вместе с коллегой. Он не выполняет свою долю работы, и вы чувствуете, что теряете время на то, что исправляете его ошибки или решаете его проблемы.

Уверенный ответ: поговорите с этим человеком. Скажите ему, что вы понимаете, как он занят, но попросите его понять то, что его проблемы ложатся на вас. Спросите, что бы он сделал, если бы попал в ваше положение. Постарайтесь найти компромисс, который бы позволил вам обоим работать более эффективно.

3. Каждый день в пять часов вечера ваш начальник поручает вам «срочную» работу. Из-за этого вы не можете уходить домой вовремя.

Уверенный ответ: не цепляйтесь за прошлое, употребляя такие слова, как «всегда» и «вы никогда». Подумайте о будущем. Скажите начальнику, что вы работали бы гораздо эффективнее, если бы вам не приходилось спешить. Не могли бы вы подходить к нему в четыре часа, чтобы получить последние задания? Не мог бы он разрешить вам откладывать часть работы на следующее утро? Постарайтесь достичь компромисса. Ни в чем его не обвиняйте.

4. Отдел информационных технологий слишком медленно откликается на ваши просьбы о помощи. Если же у вас возникают какие-то проблемы, его сотрудники стремятся решить их как можно быстрее, чтобы поскорее уйти. Они не объясняют вам, что делать, если ситуация повторится.

Уверенный ответ: выберите время, когда они не заняты, и поболтайте с ними. Постарайтесь построить с ними отношения, которые бы не были полностью связаны с кризисными ситуациями. Относитесь к ним как к части единой команды. Скажите им, что вы могли бы беспокоить их меньше, если бы они нашли возможность выделить несколько минут для того, чтобы объяснить вам, как решать эту проблему. Покажите им, что вы тянетесь к знаниям. Запишите все, что они вам скажут. Спросите, какие проблемы можно решать по телефону. Освойте жаргон, на котором они предпочитают общаться.

5. Клиент жалуется вам по телефону. Вы хотели бы уделить ему столько внимания, сколько ему нужно, но некоторые люди так любят по несколько раз повторять одно и то же! Каждый час вы должны обслуживать определенное количество клиентов, другие же в это время ждут своей очереди.

Уверенный ответ: здесь возможны два варианта поведения. Поговорите со своим супервайзером. Скажите ему, что цели обслуживания клиентов останутся недостижимыми, если не сократить среднее количество телефонных бесед в час. Скажите, что клиентам это понравится, что возможность поговорить немного дольше принесет им удовлетворение, а это сократит количество жалоб. Или: будьте тверже, разговаривая с клиентами. Если необходимо, прерывайте клиентов, называя их по имени, чтобы выказать свое внимание к их проблемам. Будьте вежливы. Прерывая их, извинитесь. Постарайтесь сделать это так, чтобы они почувствовали, что им это тоже выгодно. Например, скажите, что вам срочно нужно узнать некоторые подробности их дела, чтобы решить его как можно быстрее. Установите доверительные отношения. Играйте на их эмоциях.

Вы имеете право сказать людям, что вы чувствуете в данной ситуации. Главное — сделать это спокойно. Вы можете описать свои эмоции словами, не изображая их. Например: «Я чувствую, что злюсь, когда вы разговариваете со мной таким образом» или «Я огорчен оттого, что вы считаете, что я плохо справляюсь со своей работой».

6. Вы должны закрыть затянувшееся собрание.

Уверенный ответ: будьте твердым, особенно в том случае, если собрание оживленное. Встаньте, если все остальные сидят. Если невозможно заставить говорящих замолчать и предоставить вам слово, не бойтесь перебить их. В такой ситуации не время беспокоиться о соблюдении этикета. Если перекричать спорящих невозможно, поднимите вверх руки. Скажите, что всем понятно, что еще многое необходимо обсудить, но, к сожалению, время подошло к концу. Не хотят ли они вновь поставить этот вопрос на повестку дня на следующем собрании? Извиняйтесь, но будьте настойчивы. Следите, чтобы никто не почувствовал себя излишне многословным или ребячливым.

Как критиковать других

• Будьте конкретны, подчеркивая то, что вам не нравится в поведении других. Избегайте туманных фраз типа: «Вы не справляетесь со своими обязанностями» или «Вы слишком ленивы». Первая фраза не детализирует то, что вы имеете ввиду, а вторая представляет собой утверждение о наличии некоторого факта, а не комментарий к нему, имеющий целью оптимизировать работу.

• Указывайте не только на недостатки, но и на достоинства.

• Указывайте на факты, а не на мнения.

• Выслушивайте точку зрения того, кого вы критикуете.

• Никогда не позволяйте себе замечаний относительно личностных качеств человека.

• Будьте тактичны, но говорите по делу.

• Будьте спокойны.

• Имейте свое мнение. Говорите «я считаю», а не «считается» или «мы считаем».

• Ни при каких обстоятельствах не позволяйте себе сарказм.

• В конце дискуссии, как ее итог, выскажите, чего вы ожидаете от собеседника.

• Критикуйте не ради собственной выгоды, а только ради улучшения работы.

Как выслушивать критику

• Слушайте внимательно.

• Интересуйтесь деталями.

• Интересуйтесь фактами.

• Возвращайтесь к основным моментам, чтобы уяснить их себе.

• Не спорьте.

• Не оправдывайте себя.

• Не делайте ответных выпадов.

• Оставайтесь спокойны.

Язык вашего тела

Уверенность проявляется не только в словесном диалоге, хотя он и является очень важным. Вашим словам обязательно должны соответствовать интонация и движения тела.

Пассивный язык тела

• Отсутствие взгляда «глаза в глаза»

• Наклоненная вниз голова

• Сложенные руки

• Колеблющийся или торопливый темп речи

• Неестественная улыбка

• Сутулость

Агрессивный язык тела

• Вызывающий взгляд

• Недовольное выражение лица