Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Название: Как находить два лишних часа каждый день
• Автор: Джуди Джеймс
• Жанр: Управление, подбор персонала

Вы хотите научиться выкраивать два дополнительных часа каждый день? вы хотите сделать свою жизнь более спокойной и упорядоченной? Вы хотите сами распоряжаться своей жизнью? В книге «Как находить два лишних часа каждый день» бизнес-консультант Джуди Джеймс расскажет, как правильно организовать свою жизнь и научиться экономить время.

---

1. Вы ни словом, ни делом не принижаете его статус. Ведь это то, чем он дорожит больше жизни.

2. Взамен вы предлагаете ему какую-то награду. Вы должны показать, что выполнить вашу просьбу в его интересах. Придайте желаемым действиям начальника стимул. Так, можно убедить его в том, что, выполнив вашу просьбу, он станет более привлекательным в глазах противоположного пола. К примеру, как заставить своего шефа научиться печатать на компьютере и самому выполнять бумажную работу? Легко. Уметь печатать — значит обеспечить себе доступ к всемирной сети. А это значит — почувствовать себя хозяином вселенной. Если вы хотите заставить людей делать то, что считаете нужным, приманивайте их будущим удовольствием.

3. Если этот способ не принес результатов, попробуйте противоположный. Убедите начальника, что его ждут неизбежные трудности, если он не сделает то, что вы ему предлагаете. Проблема здесь заключается в том, что этот способ может привести к обиде и желанию нанести ответный удар. Поэтому способ 2 обычно более эффективен, а его результаты имеют более продолжительный срок действия.

Комплекс мученика

Конечно, может быть так, что вы мученик работы, В этом случае вы только радуетесь, когда на вас переваливают чужую сверхурочную работу потому, что вы получаете удовольствие от страданий и сопутствующей им жалости к себе. Может быть, вам не хватает адреналина, может быть, вам нравится быть одиноким, может быть, вам хочется быть незаменимым или поразить других вашей работоспособностью. А может быть, вам просто не хватает уверенности в себе, чтобы поручить задания другому.

Я много раз слышала от людей фразу «Я незаменим». Они приходили на мои занятия с включенными мобильными телефонами, которые соглашались отключить только под угрозой ритуальных унижений. Когда я подслушивала их «срочные» телефонные разговоры, то выяснялось, что они бывают двух типов:

1. ...они отдавали своим подчиненным незначительные организаторские приказания, настолько несущественные, что без них обошлась бы даже обезьяна, или...

2. Они разговаривали со своими начальниками тоном маленького ребенка, заискивающего перед родителями.

Этот тип скрытой зависимости имеет все симптомы синдрома мученика. В первом случае людям нравилось быть «мамочкой», которая звонит своему ребенку лишь для того, чтобы убедиться, что его носовой платок достаточно чист, а жилет застегнут. Во втором они просто боялись возможной ответственности.

Чтобы эффективно поручать задания другим, вам прежде всего потребуется создать доверительную атмосферу. Затем вам потребуется повысить свою уверенность в себе, чтобы вы не брались за лишнюю работу только для того, чтобы чувствовать себя в безопасности. Кроме того, вы должны позволить своим коллегам и начальникам реализовать себя.

Глава восьмая Организация встреч и мероприятий

Советы

• Определите свои конечные цели.

• Действительно ли необходимо проведение этих мероприятий?

• Составьте конкретную программу и разошлите ее копии всем участникам.

• Установите время начала и окончания мероприятия.

• Председательствуйте эффективно.

• Согласуйте окончание мероприятия. Кто закроет его? Каким образом? Когда он сделает это?

Собрания — самые ненасытные Губители времени. Многие люди проводят целые дни, переходя с одного из них на другое и выпивая пунш в промежутках. Только обладающие своеобразным характером люди могут получать удовольствие от посещения собраний. Обыкновенно они бывают:

1. очень печальными, или

2. очень занудными, или

3. очень пугливыми.

Занудные люди любят использовать собрания как трибуну, с которой они готовы говорить до бесконечности. Пугливые люди — это чаще всего менеджеры, которые боятся, что им не хватит настоящей работы на целый рабочий день. Посещая собрания, они убивают свое время и создают видимость занятости в остальную часть дня. Или, возможно, они знают, что их ждет настоящая работа, но так боятся людей, которыми им нужно управлять, что предпочитают скрываться от них на совещаниях. Собрания служат им убежищем, защищающим от трудностей и проблем.

Собрания должны иметь предмет

Собрания приносят пользу только тогда, когда они предметны. Иметь предмет — значит быть призванным чего-то достичь и в итоге достичь этого. Нет ничего более беспредметного, чем проводить совещание ради самого совещания. Каждое собрание должно быть посвящено какому-то очень важному вопросу, так как оно отвлекает людей от их работы. Собрания, проводящиеся эффективно, должны соответствовать следующей стратегии:

Планирование

• Спланируйте собрание заранее. Вы должны знать, с какой целью оно проводится.

• Составьте программу собрания и заблаговременно разошлите ее всем участникам. Убедитесь в том, что программа написана ясно и конкретно. Если вы напишите просто «Обсуждение бюджета», то участники не смогут понять, идет ли речь о бюджете прошлого года или следующего. Напишите краткую аннотацию под названием каждой темы, в которой было бы также указано, сколько времени отводится для ее обсуждения. Вот советы, которые помогут вам правильно составить программу:

- Объясните, с какой целью проводится собрание.

- Проанализируйте предмет собрания.

- Распределите, сколько времени отводится для обсуждения каждой темы.

- Установите время начала и окончания собрания.

- Определите, какая цель стоит перед каждым из участников собрания.

- Объясните ее каждому из них или предложите им участвовать только в интересующей их части собрания.

• Заранее обсудите собрание с каждым из его участников. Составьте себе представление о взглядах и интересах каждого. Это нужно сделать до, а не во время собрания.

• Позаботьтесь о том, чтобы помещение, предназначенное для проведения собрания, было комфортным. Воздух ни в коем случае не должен быть спертым, а освещение тусклым.

• Подумайте, стоит ли предлагать участникам освежающие напитки и закуски. Когда люди относятся к собраниям как к приятному перерыву в работе, собрания становятся гораздо более продолжительными.

• Подумайте дважды, прежде чем решите предложить участникам стулья. Самые быстрые собрания проводятся стоя.

• Установите строго фиксированное время начала и окончания собрания.

• Не распускайте собрание раньше заявленного срока окончания, даже если участники хотят разойтись.

• Начинайте собрание вовремя, даже если пока вы единственный, кто присутствует на нем.

• Всегда назначайте председателя собрания.

• Всегда назначайте ведущего протокол собрания.

• Всегда назначайте ответственного за соблюдение регламента.

• Никогда не включайте в программу пункты типа «Прочие вопросы». Вновь возникшие вопросы должны быть включены в программу следующего собрания.

Собрание должно быть кратким

• Проводите каждое собрание в определенном стиле мышления. Некоторые из них могут быть посвящены относительно быстро решаемым, обыкновенным деловым вопросам. В таком случае планирование будущего развития и поиск творческих идей должны быть включены в программу другого собрания. Эти два типа вопросов требуют применения различных стилей мышления, один из которых неизбежно будет подавлять другой.

• Поиском творческих идей лучше всего заниматься самостоятельно. Попросите участников обдумать свои идеи заранее. Собрание же используйте для того, чтобы обсудить их и прийти к коллективному решению.

• Если собрание переходит в скандал, попросите кого-нибудь вновь направить его в положенное русло. Этим человеком отнюдь не обязательно должен быть председатель, не участвующий в собрании, или беспристрастный «третейский судья».

• Напишите конечную цель собрания на большом листе бумаги и прикрепите его к стене. Когда разговор будет отклоняться от темы, обращайте внимание присутствующих на этот плакат.

• Собрания, перерастающие в скандал, отнимают больше всего времени. Объявите участникам, что они могут ставить на повестку дня свою жалобу или проблему только в том случае, если одновременно предлагают и способы ее решения.

Управление собранием

• Следите за тем, чтобы собрание двигалось в запланированном направлении. Избегайте того, что может отвлечь присутствующих от темы или помешать прийти к общему решению. Также постарайтесь, чтобы участники собрания договорились о способах, которыми предполагается претворять в жизнь полученное решение.

• Спросите себя, зачем вы приглашаете на собрание каждого из предполагаемых участников. Не получится ли так, что многие из них познакомятся с вашим проектом уже во время его обсуждения? Готовы ли вы разрешить людям уходить с собрания сразу после того, как вопрос, ради которого они туда пришли, будет обсужден? Что может быть ужаснее, чем присутствовать на собрании, тема которого не имеет никакого отношения к вам и вашей работе!