Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

• Название: Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
• Автор: Александр Шумович
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-902862-32-1

Это первая в России книга о технологиях организации деловых мероприятий, написанная практиком. В ней есть все, чтобы вы могли провести мероприятие от А до Я – включая примеры документов, расчеты, памятки и прочие важные мелочи, которые могут понадобиться организаторам. Автор, Александр Шумович, в течение многих лет занимается организацией семинаров и конференций и является основателем и директором компании Eventum, так что к его советам стоит прислушаться.

Эта книга пригодится как тем, кто только начинает, так и тем, у кого есть опыт. Она необходима сотрудникам компаний, которые устраивают мероприятия сами или руководят подрядчиками, и сотрудникам агентств, предлагающих такого рода услуги корпоративным клиентам; она пригодится руководителям и менеджерам по персоналу, маркетингу и PR, а также лицам, интересующимся созданием бизнеса в области event management.

---

Вам кажется, что клубника очень впишется в концепцию вашей презентации, так как символизирует свежесть. Однако образ и ассоциации, которые она вызовет у молодых девушек и у бизнесменов предпенсионного возраста, будут принципиально разными. Лучше, если осознание этого факта придет к вам на этапе тестирования, а не во время мероприятия.

Творческое влияние извне

В некоторых случаях собственных сил может оказаться недостаточно. В этом случае вам следует обратиться в специализированные компании, у которых есть большой багаж наработок по интересующей вас теме. Да, это будет небесплатно, но, возможно, результат будет стоить того.

Хорошие идеи нужно обязательно воровать.

Принцип прогресса

Кроме того, вы можете почерпнуть творческие идеи у конкурентов. Например, вспомните, как поступала в такой же ситуации компания, похожая на вашу. Очень рекомендую посмотреть, как подобные вещи делаются на других рынках. Если вы работаете в области финансов, посмотрите на риэлторские компании. Узнайте, что происходит не только в вашем регионе России, но и в других регионах или где-то за границей. Взяв на вооружение интересную идею мероприятия за границей, вы можете быть спокойны: возможности для пресечения или сравнения будут невысоки, и вас никто не обвинит в плагиате, потому что вряд ли кто-нибудь узнает, что мексиканская компания делала нечто подобное.

Нужно отметить, что сторонние идеи стоит подвергать столь же скрупулезной оценке, что и свои. Поскольку нет пророка в своем отечестве, парадоксальным образом к чужим идеям относятся менее критично, чем к собственным.

Например, создавая сайт компании, мы проделали очень серьезную работу. Мы изучили сайты всех конкурентов в России. На российском рынке существует определенный дефицит идей на тему, как можно организовать электронный ресурс для event-компании… Многие сайты очень похожи друг на друга, и что-то новое придумать было довольно тяжело. Несколько месяцев я смотрел сайты других похожих на нас компаний по всему миру. Бразильские, мексиканские, бельгийские и канадские (я действительно смотрел сайты компаний из этих стран и многих других, хотя не знаю португальского или испанского). Изучал сайты интернет-магазинов, службы заказов авиабилетов и так далее, и так далее. И записывал идеи.

В итоге у нас появляются новшества. Полагаю, что некоторые идеи скоро начнут копировать компании с нашего рынка и смежных. Это уже началось. Но сейчас у нас есть некоторое преимущество во времени. Мы первые, кто это делает.

Стоит также учитывать, что лучшее – враг хорошего. Нет необходимости постоянно менять идеи для мероприятия, постоянно улучшая их. Принятие хорошего плана за месяц до мероприятия гораздо лучше, чем его отмена ради лучшего плана за неделю до мероприятия. Другими словами, творческая разработка – это определенный, ограниченный во времени, заканчивающийся этап. После принятия плана лучше его не менять. Эту же мысль мне придется повторить несколько раз и в отношении других этапов подготовки мероприятий.

Последовательность этапов разработки

Все приведенные выше инструменты нужно использовать для решения определенных задач планирования вашего мероприятия. Я бы выделил следующие: формулирование концепции вашего мероприятия, определение аудитории участников мероприятия, выбор темы, выбор ключевых идей и элементов по созданию атмосферы мероприятия.

При проведении творческой разработки вы должны учитывать и опираться на данные, полученные вами ранее на этапе исследований перспектив вашего мероприятия, – не забывайте о них.

Выбор концепции мероприятия

То, какими могут быть цели мероприятия, мы подробно рассматриваем в разделе «Планирование», где говорится о путях реализации мероприятия. Однако на этапе творческой разработки их также необходимо постоянно учитывать. Определите главные цели ваших мероприятий и стройте всю концепцию проведения предстоящего события, отталкиваясь именно от них. Боюсь показаться скучным, однако хочу опять и опять повторить, что нельзя просто увлекаться замечательными идеями мероприятия, стараясь формой заменить содержание. Это типичная ошибка. Процесс заслоняет собой цель, и можно потерять сам смысл всей своей деятельности.

Мои опасения о недооценке целей мероприятия небезосновательны. На наших семинарах по event-менеджменту мы постоянно сталкивались с этим. В ходе семинара все время напоминаем: помните о том, зачем вы проводите мероприятие, вплетайте элементы достижения цели в каждый его этап.

Тем не менее мы сталкиваемся со следующей ситуацией. Во время деловой игры необходимо придумать концепции проведения мероприятий с целью продаж, с целью развития командного духа, с целью развития отношений с Клиентами и т. д. Участники, предлагая различные концепции мероприятий, выдвигают блестящие и яркие идеи. Талантливые идеи. Тем не менее их предложения полностью взаимозаменяемы и отличаются только деталями. А это неверно, такого не должно происходить.

Творческие идеи должны соответствовать целям мероприятия.

При разработке концепции вам также необходимо учитывать ряд ограничений, накладываемых реальностью. Это такие ограничения, как:

– общая выполнимость проекта. Трезво оцените, возможно ли воплотить все предложенные идеи. Будьте реалистами;

– соответствие ограничениям бюджета. Постарайтесь, чтобы затраты на ваш проект окупились. Или как минимум не превысили выделенный на него бюджет;

– достаточная численность персонала и его квалификация. Оцените, хватит ли у вас персонала для воплощения идей. Учтите, насколько загружены ваши коллеги, сможете ли вы их мобилизовать;

– правильный расчет времени. Хватит ли его на подготовку мероприятия и реализацию всех креативных идей? Время – тоже ограниченный ресурс со своей стоимостью.

Лучше всего, если впоследствии разработанная концепция станет документом, где изложено ваше видение, то, каким, по вашему мнению, должно стать готовящееся вами мероприятие.

Определение аудитории

Проанализируйте, кто будет являться участниками вашего мероприятия, какие идеи для них будут приемлемыми и близкими, а какие не подойдут. Мы не будем сейчас говорить о структуре аудитории, различиях подходов к ней и т. п. В этом разделе я хотел бы упомянуть только о первичной и вторичной аудитории.

Первичная аудитория – это собственно участники вашего мероприятия, те, кто присутствует лично, к кому вы обращаетесь. Основная часть работы по организации мероприятия направлена на них.

Вторичная аудитория – это те, кто не присутствует на мероприятии лично, однако мероприятие их все же касается.

Если вы не присутствуете на открытии Олимпийских игр, это отнюдь не значит, что организаторы о вас не подумали. Как раз наоборот, открытие Олимпийских игр смотрит самая большая зрительская аудитория в мире! Вторичная аудитория в несколько раз превышает первичную и очень важна. Поэтому подумайте о том, как будет выглядеть ваше мероприятие на фотографиях, на телевизионном экране и т. д. Спланируйте, что увидят те, кто не присутствовал на мероприятии лично. Пригласите на мероприятие фотографа или оператора. Пусть результаты их работы будут доступны тем, кто не смог участвовать в мероприятии лично.

Возможно, вы обращали внимание, что по некоторым фото выступающих политиков или бизнесменов вы сразу понимаете, где находится выступающий. Просто за выступающим всегда виден логотип новостной площадки, конференц-зала, информационного агентства. Выступления на Всемирном экономическом форуме в Давосе (World Economic Forum) проходят на фоне логотипа форума.

В дальнейшем журналисты перепечатывают эти фотографии, разнося славу организатора мероприятия. Используйте этот прием (см. на рис.8 образец плаката за президиумом).

Если ваше мероприятие не очень формальное, подумайте о месте, фигуре или персонаже, с которым захотят фотографироваться ваши участники. Дайте им такую возможность: наймите актера в экстравагантном костюме, который будет фотографироваться со всеми желающими (на фоне вашего логотипа, конечно), поставьте интересную статую, композицию цветов и т. д. Наймите фотографа для этих целей, наконец. Вы сможете опубликовать фото на сайте мероприятия, и наверняка участникам будет приятно это видеть.

Выбор лиц вашего мероприятия

У мероприятия должно быть лицо. Скорее всего, так или иначе лицо мероприятия сформируется в представлении участников и без вашего влияния. Возможно, этим лицом станете вы как организатор. От вас и вашей заинтересованности в self-promotion зависит, будет это лицо озабоченного человека, бегающего и решающего текущие проблемы, или же вы будете улыбаться и порхать среди участников, поддерживая светскую беседу. Возможно, это будет лицо вашего босса как официального хозяина мероприятия. Возможно, это будет специально приглашенный специалист: независимый эксперт, конферансье, известная личность (это зависит от типа вашего мероприятия). Вспомните о целях мероприятия и определите, кто вам нужен.