Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

• Название: Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
• Автор: Александр Шумович
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-902862-32-1

Это первая в России книга о технологиях организации деловых мероприятий, написанная практиком. В ней есть все, чтобы вы могли провести мероприятие от А до Я – включая примеры документов, расчеты, памятки и прочие важные мелочи, которые могут понадобиться организаторам. Автор, Александр Шумович, в течение многих лет занимается организацией семинаров и конференций и является основателем и директором компании Eventum, так что к его советам стоит прислушаться.

Эта книга пригодится как тем, кто только начинает, так и тем, у кого есть опыт. Она необходима сотрудникам компаний, которые устраивают мероприятия сами или руководят подрядчиками, и сотрудникам агентств, предлагающих такого рода услуги корпоративным клиентам; она пригодится руководителям и менеджерам по персоналу, маркетингу и PR, а также лицам, интересующимся созданием бизнеса в области event management.

---

Александр Шумович Великолепные мероприятия Технологии и практика event management

Посвящается Наташе, Полине и Тимофею.

От издателя

Волшебная книга.

Во всех компаниях, в которых я работал, я проводил аудит инструментов маркетинга, пытаясь выяснить, какие из них наиболее эффективны.

И всегда абсолютными чемпионами были «ивенты»: семинары, выставки, конференции, «круглые столы», презентации… Иначе говоря, мероприятия.

Практически каждый маркетер рынка B2B подтвердит мои слова: «ивенты» (мероприятия) входят в тройку самых востребованных инструментов маркетинга.

То же происходит и на рынке услуг.

И даже маркетеры рынка B2C, работая в основном с массовым покупателем, не могут обойтись без мероприятий.

Каждое мероприятие мы хотим провести так, чтобы получить от него максимальные результаты: «зажечь» аудиторию, продать, представить, ярко донести свои мысли… Нашим менеджерам по продажам, нашим руководителям нужны великолепные результаты.

И маркетеру для этого надо научиться делать великолепные мероприятия.

Для этого нужна практика, практика и еще раз практика.

И мудрые советы того, кто набил свои шишки, наработал свой опыт – и щедро делится им.

Спасибо за это, Александр!

Читатель, начинай изучение этой волшебной книги!

Серьезно! Поверьте мне, если вы последуете рекомендациям Александра, то ваше следующее мероприятие будет просто великолепным.

Иначе быть не может.

Игорь Манн,

издательство «Манн, Иванов и Фербер»

От автора

Так получилось, что многие новые виды деятельности, новые профессии постиндустриального общества родились и получили значительное развитие сначала в США, позднее в Западной Европе и далее – во всем мире. Я говорю, например, о public relations, human resource management и т. п. Также и event-менеджмент стал индустрией сначала в США, где уже давно существуют профессиональные ассоциации, литература, признанные стандарты отрасли.

Несмотря на то что существует качественная литература по event-менеджменту, нужно признать, что многие примеры и советы по культурным, языковым и другим причинам не могут быть в должной мере применены в России. Если говорить об организации мероприятий (давайте так переведем термин event management), то, как и в других видах деятельности, необходимо традиционно учитывать российскую специфику (это тоже часть ритуала).

Общие законы организации мероприятий, как и законы физики, одинаково действуют во всем мире. Тем не менее данная книга призвана представить опыт и рекомендации, основанные прежде всего на российской практике и материале. У нас все то же самое, что Европе (или США), но с небольшими отличиями (см. «Криминальное чтиво»). В этом вся соль. В книге это учтено (например, расчеты сделаны не в миллионах долларах, а на основе реальных или близких к реальным цен, существовавших в России или, во всяком случае, в Москве на 2006 год).

Я постарался написать книгу так, чтобы ее было одинаково полезно читать как организаторам корпоративных событий, представителям компаний, проводящих свои мероприятия, так и профессиональным организаторам – представителям event-агентств.

Перевод с английского в книге представлен вольный и не всегда полностью точный. Это сделано с целью максимально полно передать дух цитируемого высказывания.

Александр Шумович.

Предисловие

Внимание! Правило грамматики для специалистов по организации мероприятий и для компаний в области event-менеджмента:

Слово «Клиент» всегда и во всех случаях пишется с большой буквы К.

Такое написание слова «Клиент» будет обязательным в книге.

Дело в том, что в 2005 году я ввел это правило в компании, которой руковожу, – в компании Eventum. Я попросил писать так слово «Клиент» в любых ситуациях, даже во внутренней переписке, даже от руки. И пообещал не принимать письма, где это слово написано не так. Да, некоторое время, возможно, меня считали странноватым. Часто это тормозило работу. Вызывало споры и критику, которую я не мог рационально опровергнуть.

Однако то, что мы стали писать слово «Клиент» с большой буквы, удивительным образом повлияло на всю нашу работу. К Клиенту появилось глубокое внутреннее уважение и понимание его важности. Со временем слово «Клиент» стало и произноситься как бы с большой буквы К.

Я так привык видеть это слово – «Клиент», – что меня коробит, когда вижу, что оно написано иначе. Мне хочется исправлять его фломастером в книгах, газетах – везде, где вижу. Теперь появилась одна книга, где это слово написано так, как мне нравится. Эта книга.

Кто вы, читатель, что вы делаете и зачем купили эту книгу? Вы организуете презентацию для покупателей вашей продукции – автомобилей, сыра, компьютеров, программного обеспечения, цветов и т. д.? Возможно, вы делаете мероприятие для инвесторов вашей компании. Возможно, для дилеров или партнеров. В любом случае, если подумать, вы делаете мероприятие для своих Клиентов.

Может быть, вы работаете в агентстве по организации корпоративных мероприятий или городских праздников? Вы организуете мероприятия для тех, кто платит вашей фирме, – это ваш Клиент, перед которым вы отчитываетесь. Также вы делаете мероприятие для его покупателей, для Клиентов вашего Клиента.

Правила для организации мероприятий более-менее универсальны. Даже если вы проводите мероприятие для коллег, например корпоративный праздник или внутренний обучающий семинар, все равно вы можете и должны относиться к участникам таких мероприятий как к Клиентам. Вы работаете для них, и они будут оценивать вашу работу.

Поэтому в книге я не буду особенно заострять внимание на разнице между корпоративными организаторами и независимыми агентствами. Эта книга будет одинаково полезна всем. У всех есть свои Клиенты.

Собственно, почему так много о Клиенте? Почему ему посвящено целое предисловие?

Потому что он – очень важен.

Я писал эту книгу, постоянно думая о Клиенте, о том, как сделать так, чтобы он был доволен. Чтобы он был не просто удовлетворен, а счастлив!

И вы тоже (почти наверняка) читаете эту книгу ради Клиента.

Я надеюсь, что после ее прочтения вы будете организовывать мероприятия немного иначе. Лучше. И надеюсь, вы никогда уже не сможете написать слово «Клиент» с маленькой буквы.

Добро пожаловать в мир мероприятий!

Проведение Координация и логистика вашего мероприятия

И вот наступил День мероприятия.

Эта глава книги – единственная, посвященная собственно мероприятиям. Все остальные – подготовка и советы, как организовать работу. Вы можете год готовить мероприятие, которое будет проходить всего два дня. Эта работа похожа на айсберг: видна только верхушка, а огромная часть подготовки скрыта от посторонних глаз.

Сейчас мы и поговорим о верхушке айсберга – о дне, когда началось мероприятие. О Дне X.

Если мероприятие назначено на утро, приложите максимум усилий, чтобы все было готово с вечера: нужные материалы завезены, техника установлена, счета оплачены, и т. д. Тогда утром вы сможете приехать налегке.

Проверьте, взяли ли вы с собой:

– скрепки;

– булавки;

– скотч;

– ножницы;

– чистую бумагу;

– цветную бумагу;

– запасные бэджи;

– зарядные устройства для мобильных телефонов;

– запасные батарейки к микрофонам;

– аспирин, анальгин или что-то в этом роде;

– флэш-память;

– болванки дисков, дискеты;

– прочее в зависимости от типа вашего мероприятия.

Конечно, список необходимых вам вещей зависит от того, какое у вас мероприятие. Например, если оно проходит на природе, список будет немного другой: спички, зонтики и т. п. Составьте свой список заранее и отмечайте в нем, все ли вы взяли.

Убедившись, что все доставлено и установлено, постарайтесь выспаться. Завтра может быть нервный день, и вам следует быть в форме.

Поставьте два будильника. Может быть, стоит попросить кого-то из коллег на всякий случай позвонить вам утром, чтобы убедиться, что вы не проспали. Сами позвоните или отправьте сообщение утром «дня X» тем коллегам, которые ни при каких обстоятельствах не должны опоздать.

Прибудьте на место по возможности заранее. Если на окончательную установку оборудования вам нужен час, постарайтесь приехать за полтора часа. Пусть и ваша команда приедет немного раньше. В такой день, как никогда, вам нужен запас прочности.

Что нужно сделать до начала мероприятия

– Обеспечить визуальное оформление места проведения.

– Проверить оборудование (презентационное, свет, звук, аппаратуру для перевода и пр.).

– Проверить место рассадки участников.

– Подготовить навигационные знаки.

Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).