Александр Шумович - Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

• Название: Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
• Автор: Александр Шумович
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2007
• ISBN: 978-5-902862-32-1

Это первая в России книга о технологиях организации деловых мероприятий, написанная практиком. В ней есть все, чтобы вы могли провести мероприятие от А до Я – включая примеры документов, расчеты, памятки и прочие важные мелочи, которые могут понадобиться организаторам. Автор, Александр Шумович, в течение многих лет занимается организацией семинаров и конференций и является основателем и директором компании Eventum, так что к его советам стоит прислушаться.

Эта книга пригодится как тем, кто только начинает, так и тем, у кого есть опыт. Она необходима сотрудникам компаний, которые устраивают мероприятия сами или руководят подрядчиками, и сотрудникам агентств, предлагающих такого рода услуги корпоративным клиентам; она пригодится руководителям и менеджерам по персоналу, маркетингу и PR, а также лицам, интересующимся созданием бизнеса в области event management.

---

Выбор лиц вашего мероприятия

У мероприятия должно быть лицо. Скорее всего, так или иначе лицо мероприятия сформируется в представлении участников и без вашего влияния. Возможно, этим лицом станете вы как организатор. От вас и вашей заинтересованности в self-promotion зависит, будет это лицо озабоченного человека, бегающего и решающего текущие проблемы, или же вы будете улыбаться и порхать среди участников, поддерживая светскую беседу. Возможно, это будет лицо вашего босса как официального хозяина мероприятия. Возможно, это будет специально приглашенный специалист: независимый эксперт, конферансье, известная личность (это зависит от типа вашего мероприятия). Вспомните о целях мероприятия и определите, кто вам нужен.

Если вы приглашаете ведущего со стороны, проведите подготовительную работу. Следите за отзывами, читайте профессиональную прессу, узнайте опыт коллег, если хотите сделать великолепное мероприятие. Выбирайте лучших из лучших. Совет организаторов корпоративных праздников: на ведущем нельзя экономить. Именно он станет душой вашего праздника.

Подумайте о том, кто будет встречать гостей. Будет ли это безмолвный охранник, симпатичная девушка на регистрации, младший сотрудник компании, указывающий место проведения мероприятия, или же это будет руководитель компании, жмущий руки каждому участнику. Все варианты по-своему хороши, имеют свои преимущества и недостатки.

Я был на праздновании годовщины одной ассоциации, где президент стоял у двери средневекового замка и жал руку всем гостям. Это было очень трогательно, сразу создавало очень теплую доверительную атмосферу, потому что все получили от него личные приглашения. И теперь он со всеми лично здоровался. Потом, когда все зашли, хозяин мероприятия подошел к микрофону, выступил. Таким образом, с самого начала было ясно, что это мероприятие его, он стал лицом мероприятия. Другой пример.

Я был на презентации, которая проходила в фотогалерее. Все было организовано очень хорошо. Но лицом мероприятия для меня стал огромный двухметровый охранник в черном камуфляже, который стоял на входе в галерею.

Сначала он довольно мрачно поинтересовался, есть ли у меня пригласительный. На улице было -20 °C, я был одет в пальто, пригласительный лежал во внутреннем кармане пиджака, найти его сразу я не мог. Охранник попросил меня отойти (хотя очереди не было). Когда же я нашел пригласительный, он его долго изучал, и было очевидно, что он сомневается, стоит ли пускать на такое важное мероприятие столь странного типа. Да уж…

Как я уже сказал, все остальное было хорошо. Но охранник остался для меня лицом того мероприятия.

Поэтому подумайте, кто будет лицом вашего мероприятия. И пусть это будет правильный человек, которого вы планировали, а не тот, кто получил эту роль спонтанно.

Определение темы и идеи, сюжета мероприятия

Определите тему и не забывайте, какую идею вы хотите передать аудитории. Да, тема должна быть самостоятельно интересной, но она не должна отрываться от главной идеи мероприятия.

Если вы планируете провести корпоративный праздник, у вас есть два основных пути:

– сюжетные мероприятия;

– тематические мероприятия.

Тематические мероприятия более традиционны. Вы просто создаете атмосферу, стилизацию. Гости как бы попадают в другой мир и с удовольствием смотрят по сторонам, участвуют в развлечениях, внутренне не меняясь и оставаясь вне этой стилизации. Они просто гости в необычном месте, обстановку которого воссоздало мероприятие. Например, вы можете оформить ресторан в стиле «гангстерского Чикаго»: гости будут сидеть за столиками, слушать музыку 30-х годов и наблюдать за сценками, которые разыгрывают для них актеры.

Но они могут захотеть сами перевоплотиться в гангстеров и поучаствовать в действии! В этом случае вам потребуется сюжет.

Сюжетные мероприятия более необычны и сложны: потребуется четкий сценарий, расписанные роли и т. д. Но в итоге все почувствуют, что пережили настоящее приключение, стали участниками увлекательной истории. Это рискованный путь, но результат может быть потрясающим.

Для того чтобы написать хороший сценарий, я бы посоветовал прочитать пару книг на эту тему. Благо такая литература есть: я с большим удовольствием прочитал несколько книг вроде «Как написать хороший роман», «Как написать хороший детектив». Если же у вас нет возможности найти подобную книгу, то вспомните хотя бы те основные принципы композиции, которые известны вам еще со школы. У вашего сюжета должны быть:

– завязка;

– развитие, которое доходит до кульминации;

– развязка.

При этом сюжет не должен быть очень длинным. Не нужно писать целый роман для сценария. Краткость – сестра таланта!

В начале двадцатого века в США проводился конкурс на самый короткий рассказ. Произведения, представленные на конкурс, должны были обязательно иметь завязку, кульминацию и развязку. В том конкурсе победил микрорассказ О’Генри.

«Шофер закурил и нагнулся над бензобаком посмотреть, много ли осталось бензина. Покойнику было двадцать три года».

В некоторых случаях можно добавить еще два дополнительных элемента сюжетной схемы:

– предыстория;

– послесловие.

В качестве предыстории вы можете описать фон, на котором разворачиваются события вашего сюжета, или наметить завязку действия. Поместите предысторию на программу мероприятия или пригласительный.

Послесловие описывает то, что происходит с персонажами после развязки: как описанные события повлияли на героев, как они изменились.

Какие персонажи чаще всего фигурируют в сценариях?

Главный герой – тот, за приключением кого мы следим. Подруга или друг главного героя – может быть рассказчиком, жертвой злодеев и т. п.

Злодей – максимально персонифицированное зло. «Хамелеон» – персонаж, который оказывается не тем, за кого себя выдавал.

Оружейник – наделяет главного героя особыми качествами. Обманщик – водит героя за нос.

Поверженный колосс – всеми признаваемый авторитет, который по мере развития сюжета оказывается не таким влиятельным и безупречным (или более хрупким, человечным).

Оракул – некий источник достоверной информации, который может говорить загадками.

Страж границы – первоначально не пускает главного героя и его друзей на «территорию» истории.

Мудрый шут – комичный персонаж, которого вначале не воспринимают всерьез, однако потом выясняется, что он гораздо мудрее, чем кажется.

Женщина-мать, женщина-соблазнительница, друзья и близкие главного героя и др.

Учет ожиданий

Мы живем в мире традиций, ритуалов и церемоний. Нравятся они нам или нет, не имеет значения, поскольку они становятся частью нашего сознания и управляют нашим поведением. Поэтому очень важно при подготовке мероприятия помнить о том, что если предложенная вами схема его проведения противоречит традиционно принятым взглядам, то она вряд ли получит поддержку.

В некотором смысле можно сказать, что мероприятия – частный случай ритуалов и церемоний. Это важно понимать, так как у участников уже существуют некие ожидания и эти ожидания придется оправдать (как минимум часть ожиданий). Иначе мероприятие покажется им странным.

Выбрав тот или иной формат мероприятия, вы должны будете следовать традициям, уже сложившимся на рынке (или в сообществе, ради которого вы делаете мероприятие). Не забудьте об этом, когда приступите к обсуждению творческих идей мероприятия.

Имейте в виду, что вы действуете не в информационном вакууме. Не зная ничего о вашем предложении, Клиент уже кое-что думает о нем. Как минимум у него уже есть:

– ожидания;

– страхи;

– стереотипы восприятия.

Тут стоит отметить один любопытный эффект. Предположим, ваш потенциальный участник уже был на нескольких подобных мероприятиях, пусть даже не ваших. И среди этих мероприятий было одно, которое запомнилось ему как очень удачное: там был хороший сценарий, интересная тема, все было хорошо организовано, он получил ценный подарок – короче говоря, то мероприятие ему очень понравилось. И было другое мероприятие, где все было наоборот: технические накладки, опоздания, скука – одним словом, это была бесполезная трата времени, и это мероприятие участнику очень не понравилось.

Кроме этих двух мероприятий – отличного и провального – были и другие: более-менее удачные, неплохие, средние. Так вот. Где-то внутри такой участник отметает все эти средние нормальные значения. В его шкале оценки нет понятия «среднего, нормального уровня», существуют только те два мероприятия – лучшее и худшее. Клиент рассчитывает, что если он примет ваше приглашение, то мероприятие будет никак не хуже того, самого лучшего в его жизни. И соответственно требует от вас максимума: на меньшее он не согласен. Если же он решает не приходить на мероприятие, то потому, что считает: все мероприятия – и ваше в том числе – проводятся исключительно плохо (как то, самое ужасное).