Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

______________________

______________________

Проведение совещания

11. Начинать точно вовремя

12. Сообщить о стоимости минуты

13. Согласовать правила совместной работы

14. Назначить ответственного за соблюдение регламента и ведение протокола

15. Исключить ненужные паузы и «убийственные» фразы

16. Следить за критическими пунктами в дискуссии

17. Контролировать движение к поставленным целям

18. Повторно называть принятые решения и намеченные меры

19. Подвести итоги

20. Завершить точно в назначенное время (на позитивной ноте, с личным обращением)

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

После совещания

21. Перепроверить ход и результат совещания

22. Составить протокол результатов

23. Размножить и разослать краткий протокол

24. Контролировать выполнение решений

25. Невыполненное перенести на следующее совещание

______________________

______________________

______________________

______________________

______________________

- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками (до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),

- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),

- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

Входящая почта.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

Исходящая почта.

1. Немедленный ответ.

2. Письма-копии.

3. «Письма-маятники» (блицответ).

4. Облегчение ответа.

5. Краткие письма.

6. Обработка текста.

7. Индивидуальные письма.

8. Профессиональная диктовка.

9. Самоограничение.

10. Целеориентированность в работе.

- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Использование главы «Информация и коммуникации» Страница Мысли, ассоциации, темы и т. п. К какому времени проработать, применить? Контроль

Постарайтесь стать автономнее, отгораживаясь от посетителей, телефонных звонков и совещаний, которые крадут ваше время.

Бесконтрольная и чрезмерная коммуникация является ключевой проблемой персонального стиля работы и самым большим «поглотителем времени».

7. Претворение в практику

Все вещи тяжелы до тех пор, пока не полегчают

Персидская поговорка

7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий

После того как вы в процессе чтения книги познакомились с функциями и возможностями применения самоменеджмента, в настоящей главе вам надлежит оценить и приспособить к своим нуждам знания, приобретенные при чтении, с тем чтобы последовательно применять их на практике.

Наверняка при чтении отдельных мест книги вы подумали: «Это бы я попробовал», например устанавливать приоритеты (АБВ), завести дневник времени, вести планы дня, по-иному использовать телефон и т.д., и, возможно, отметили эти мероприятия в таблицах, завершающих соответствующие главы?!

В данной главе речь идет о том, чтобы свести воедино отдельные запланированные шаги в общую стратегическую концепцию и последовательно претворять ее в повседневной работе. Перелистайте поэтому еще раз отдельные главы и внесите все те предложения, которые вы хотите претворить в жизнь, во всесторонний план мероприятий.

Обратите внимание при этом на следующие вопросы:

1. Что именно вы собираетесь сделать?

2. Кто будет затронут соответствующими мерами ( вы сами, сотрудники, секретарь и т.д.)?

3. Когда вы собираетесь начать?

4. Имеете ли вы в виду определенные сроки исполнения? Насколько обширным получился ваш план мероприятий? Реально ли все это и не слишком ли много хорошего?

План мероприятий «Самоменеджмент» Что? Кто? С какого времени? До какого времени? Контроль

Проблема подобных планов часто заключается в том, что в начале принимается слишком обширная программа и эти действительно благие намерения по улучшению работы и изменению привычек с течением времени уходят, как вода в песок.

Договор на использование в начале этой книги должен был дать понять, насколько важно для автора, чтобы именно этот эффект после прочтения был бы минимальным или — в идеальном случае — вообще бы не проявился.

Нижеследующий договор на изменение должен застраховать вас на некоторое время после прочтения книги и послужить методическим инструментом претворения в практику техники самоменеджмента.

7.2. Договор на изменение

Договор на изменение представляет собой план действий в целях корректировки представлений, поведения и ощущений. Договор на изменение заключается с самим собой.

Вы можете решиться на меры, касающиеся:

- вас самого;

- ваших сотрудников;

- вашего начальника;

- вашей личной жизни.

Найдите время и попытайтесь ответить на следующие вопросы. Учитывайте при этом и различные стороны прошлого опыта (вопрос 3) с его действительными и мнимыми преимуществами, не будь которых, вы бы сразу изменили свой образ действий.

В чем, собственно, заключается ваша выгода, если вы можете сказать, что у вас никогда не бывает времени, вы всегда заняты, чрезвычайно загружены, перерабатываете и т.д.? На что вы рассчитываете? На восхищение? На принятие вашей занятости во внимание?

Договор на изменение Дата _______________

1. Что я действительно хочу изменить (сформулируйте как можно конкретнее)?

2. Чего я не хочу делать в будущем?

3. С какими отдельными преимуществами связаны мои прошлые установки, привычки в работе, мое поведение?

4. Как я могу сохранить эти преимущества при новом образе действий и мыслей?

5. Что я сделаю конкретно, чтобы достичь этой цели? Где и в каких ситуациях я могу применить новые приемы?

6. Как заметят окружающие, что я изменился?

7. Каким образом я, возможно, попытаюсь перехитрить самого себя, чтобы не выполнить договор?

8. Каких трудностей следует ожидать? Чем я могу на них ответить?

9. Дата первой проверки соблюдения мною договора на изменение (срок: 2—4 недели).

10. Насколько хорошо я выполнил свой договор?

Если он выполняется недостаточно хорошо, то в чем причина этого?

7.3. Указания по претворению в практику

Проблема самоменеджмента состоит не столько в недостатке знаний о его методах, сколько в недостаточном или неудовлетворительном применении инструментария.

1. Каждый из предложенных методов, например «подумай, прежде чем что-либо сделать», каким бы банальным он ни казался, проверьте, руководствуясь принципом: что говорит против того, чтобы его не попробовать?