Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Скачивание начинается... Если скачивание не началось автоматически, пожалуйста нажмите на эту ссылку.
Жалоба
Напишите нам, и мы в срочном порядке примем меры.
Описание книги "Ваше время в ваших руках"
Описание и краткое содержание "Ваше время в ваших руках" читать бесплатно онлайн.
Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.
Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.
1. Предупредите о том, чтобы вам на стол клали только входящую корреспонденцию, имеющую для вас значение, и откажитесь от всей «рутинной почты».
2. Поручите делать предварительную рассортировку входящей почты (например, по приоритетности) и раскладку ее в специальные папки.
3. Распорядитесь о том, чтобы к входящим письмам прикладывались необходимые разъяснительные материалы.
4. Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.
5. При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
6. Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п. Пользуйтесь в этих целях имеющимися формулярами.
7. Входящую почту, которая должна обрабатываться в другом месте, немедленно переправляйте по назначению.
8. Обрабатывайте письмо по возможности сразу после получения, т.е. во время просмотра почты.
9. Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Цель заключается в том, чтобы каждое письмо брать по возможности только один раз в сутки
Устройте себе ящик для почты с тремя отделениями:
- к немедленному исполнению;
- к повторному рассмотрению;
- в архив.
Рациональная обработка корреспонденции (исходящей почты)Собираетесь ли вы составить стандартное послание или написать частное письмо, вы должны обязательно руководствоваться основным принципом:
Пишите и диктуйте как можно меньше и только самое необходимое!
И ваши деловые партнеры будут вам благодарны, если будут получать от вас краткие и рационально составленные послания. Нижеследующие наставления помогут вам сэкономить «только» минуты, которые в течение месяца складываются в часы. Кроме того, о всяком предприятии, подразделении или о служащем судят по тому, насколько споро, неординарно и надежно составляются деловые бумаги.
1. Рационализация корреспонденции путем немедленного ответа.Напишите от руки на полученном вами письме свой ответ, поставьте дату, подпись и отошлите оригинал отправителю (копию оставьте в деле). Часто для ответа на запрос бывает достаточно надписи «Согласен».
Еще больше экономит время штемпель или наклейка с трафаретной надписью.
Знак фирмыСтандартный вариант ответа
С дружеским приветом
Подпись
Преимущества немедленного ответа состоят в том, что вы экономите время на диктовке или на подробном написании, ваш партнер получает ответ (обратной почтой и на 50% сокращается бумагооборот.
2. Рационализация корреспонденции посредством писем-копий.Немедленно ответить вы можете и в том случае, если вы на основе имеющегося в вашем распоряжении текста (проспекта, каталога, объявления, статьи в прессе и т.д.) хотите сделать запрос или заказ.
Наложите на оригинал соответствующего текста свою визитную карточку, наклейку с адресом, краткое письмо или что-либо подобное и скопируйте оба документа. Напишите на копии от руки свою просьбу (запрос, заявление, заказ), например: «Прошу прислать 2 экземпляра», и отошлите этот листок адресату.
Преимущества этого способа:
- вам не нужно формулировать самим или поручать кому-либо составить письмо;
- адресат сразу узнает, о чем идет речь, поскольку получит обратно свои же материалы.
3. Рационализация корреспонденции с помощью «писем-маятников».Этот метод, называемый также «блицответ», рекомендуется для тех случаев, когда ваше сообщение предполагает немедленный ответ, причем тексты обоих писем можно сделать весьма краткими.
Формуляр «письма-маятника»:
Получатель ________________ Наше сообщениеЗнак нашей фирмы ______________
Ваше письмо от ________________
Ваш звонок от __________________
Наш разговор от ________________
Существо дела ________________
Место, дата, подпись _____________
Отправитель ________________ Ваш ответЗнак вашей фирмы ______________
Наш звонок от ________________
Наш разговор от ________________
Существо дела ________________
Место, дата, подпись _____________
Составьте аналогичный формуляр и пошлите оригинал адресату (копию в дело). После получения ответа копию можно уничтожить.
Преимущества этого принципа:
- небольшая площадь, отведенная для сообщения и ответа, принуждает к краткости;
- отправитель и получатель имеют одновременно перед глазами и предложение, и ответ;
- оба партнера по корреспонденции используют лишь один-единственный лист с текстом;
- отправителю ответа не требуется повторять атрибутику делового письма.
4. Рационализация корреспонденции путем облегчения ответа (согласования с партнером).Поскольку вы ожидаете краткого, но быстрого ответа на свое письмо, вы можете освободить своего партнера от ненужной работы: посылайте ему письма в двух экземплярах с таким, например, упоминанием в тексте: «Пожалуйста, используйте прилагаемую копию для написания от руки краткого ответа!».
5. Рационализация корреспонденции с использованием стандартных бланков для кратких писем.Используйте различные формуляры, бланки и стандартные сопроводительные записки для кратких сообщений, выдачи заказов, записи телефонных разговоров, циркуляров, заявок и т.п., если вам надо сделать краткое стандартное сообщение или отослать в качестве приложения материалы, которые нуждаются только в небольшом пояснении.
Преимущества стандартных бланков: вам не надо много писать или диктовать, достаточно проставить ключевые слова и обозначения. Такого рода послания производят зачастую лучшее впечатление, чем красивые, но не рациональные письма!
6. Рационализация корреспонденции за счет работы над текстом.
Настоящий бум вызвали в последнее время микрокомпьютеры (называемые также персональными), которые за 5000—10000 марок позволяют различным учреждениям, отдельным подразделениям, мелким фирмам, адвокатам, врачам и так называемым нормальным потребителям наряду с использованием прочих программ работать над собственным текстом.
Со снижением цен и прогрессом микроэлектроники это средство рационализации становится все более привлекательным. Преимущество: программирование писем экономит много времени и позволяет сохранить форму лично вами составленного послания.
7. Рациональное составление индивидуальных писем.В конце концов в немалом числе случаев по причинам представительства или из-за нестандартности содержания вам бывает необходимо написать индивидуальное письмо.
- Собирайте отдельные письма для «серийного производства», например используя папку «Корреспонденция».
- Подготавливайте процесс написания или диктовки, подбирая необходимые материалы, записывая ключевые слова и т.п.
- Используйте краткие наброски с наглядной фиксацией основных пунктов, чтобы затем полностью сконцентрироваться на формулировании.
- Диктуйте простые письма на магнитофон (диктофон) или лучше делегируйте составление письма, задавая секретарю только ключевые слова, носящие основную смысловую нагрузку (см. «Обработка входящей почты»),
- Проверяйте каждый вопрос на предмет того, нельзя ли решить его по телефону.
8. Рационализация корреспонденции с помощью профессиональной диктовки.Мы исходим из того, что вы знакомы с техническими приемами рациональной диктовки и потому ограничимся лишь некоторыми методическими указаниями.
- Диктуйте на пленку вместо того, чтобы диктовать стенографистке. В последнем случае вы блокируете время двух лиц одновременно; в то время как вы будете наговаривать второе письмо, первое может быть напечатано с магнитофонной пленки.
- Для диктовки кратких текстов используйте незаполненные промежутки времени или время вынужденных пауз (в автомобиле, вагоне поезда, самолете и т.д.).
- Краткие тексты, особенно если они не очень важные, диктуйте блоками.
Подписывайтесь на наши страницы в социальных сетях.
Будьте в курсе последних книжных новинок, комментируйте, обсуждайте. Мы ждём Вас!
Похожие книги на "Ваше время в ваших руках"
Книги похожие на "Ваше время в ваших руках" читать онлайн или скачать бесплатно полные версии.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
Отзывы о "Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках"
Отзывы читателей о книге "Ваше время в ваших руках", комментарии и мнения людей о произведении.