Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы вас призвать к следующему:

Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей!

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на исполнение и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно будет считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:

Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами.

От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1% времени тратить на планирование. Пример: для разработки плана дня требуется 5—10 минут.

Ниже вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего вы хотите достичь).

Преимущества планирования времени в личном самоменеджменте Первичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться? Вторичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться? 1 2 3 Достижение цели: выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей кратчайшим путем - реалистичное рассмотрение целей с позиций ограниченности во времени

Выигрыш во времени: экономия времени для действительно важных дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга - четкое представление о времени, необходимом для различных проектов, задач и видов деятельности (что, когда, к какому времени необходимо сделать?) - лучшая оценка времени, выявление потребности в нем

Приоритеты: концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения - определение степени важности тех или иных видов деятельности, выявление дел, которые могут быть поручены другим

Сроки: установление реальных сроков и их соблюдение, учет потребности во времени - своевременное распознавание узких мест и принятие соответствующих контрмер

Резервы времени: создание резервов времени для непредвиденных дел, образование «окон» в течение дня

Эффективность: предварительное определение структуры дня и рациональное использование рабочего времени на этой основе - более быстрое решение задач за счет объединения их в «блоки» (одновременное решение группы задач) - избавление себя и сотрудников от «холостых ходов»

Делегирование (перепоручение) дел: хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами

Уменьшение стресса: меньше суеты, больше предусмотрительности лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется большее количество дел - больше удовольствия от работы, меньше раздражения, нетерпения

Если вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас.

2.2. Принципы и правила планирования времени

Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.

Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.

Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.

Чтобы вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.

1. Основное соотношение (60:40) Оценка Примечания Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60%

События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.

Основное правило планирования времени

60% — запланированная активность

20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Рабочее время 60% 20% 20% запланированное время непредвиденное спонтанное время

В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» Оценка Примечания Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3).

Таким образом вы приобретете:

- постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

- опыт как основу для будущей потребности во времени;

- исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени и т.д.

3. Сведение задач воедино — план действий Оценка Примечания - Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции. - Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи.

Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

4. Регулярность — системность — последовательность Оценка Примечания Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).