Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

• Название: Организация выставочной деятельности
• Автор: Сергей Бердышев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-394-00136-9

Настоящее издание посвящено правовым, техническим, управленческим и бухгалтерским вопросам организации и проведения выставочной деятельности. Книга затрагивает такие существенные моменты, как бюджетирование выставки, управление затратами, кастинг и тренинг персонала и т. д. Уделено внимание и недостаточно освещенным в литературе сторонам выставочной деятельности: дизайну павильона, выбору музыки, еде и напиткам, одежде, косметике и бодиарту для стендистов.

Издание рассчитано в первую очередь на маркетологов и рекламистов, а также на студентов, обучающихся по специальностям 350700 «Реклама» и 350400 «Связи с общественностью».

---

2. Предприятие в соответствии с настоящим договором обязуется оплатить, а Организатор принять платеж и предоставить следующие услуги по действующему прейскуранту:

3. Условия участия

3.1. Регистрационный взнос с организации-экспонента

3.1.1. Регистрационный взнос к уплате Предприятием составляет 4000 руб.

3.1.2. Сумма регистрационного взноса включает в себя плату за бэджи, размещение информации о фирме в официальном каталоге выставки, выдачу официальному представителю на руки одного экземпляра каталога, общевыставочную рекламу.

3.1.3. Сроки уплаты регистрационного взноса принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2. Аренда предоставляемой площади

3.2.1. Аренда предоставляемой Организатором Предприятию площади рассматривается в целях настоящего договора-заявки как аренда выставочной площади и оплачивается в соответствии с прейскурантом.

3.2.2. Сроки оплаты аренды выставочной площади принимаются равными 2 месяцам (61 день) с момента заключения настоящего договора.

3.2.3. Минимальная выставочная площадь (включая улицу), предоставляемая Организатором в аренду, составляет 5 кв. м.

3.2.4. Арендная плата включает в себя следующие затраты Организатора по обслуживанию: аренда выставочной площади, затраты на строительство стенда, охрана выставки в нерабочее время, корзина для бумаги, уборка.

3.2.5. Плата за заочное участие составляет 6000 руб. Указанная сумма включает в себя информацию о фирме в официальном каталоге выставки, размещение рекламных материалов на стенде заочного участия.

4. Права и обязанности сторон

4.1. Права и обязанности Организатора

4.1.1. Организатор обязуется предоставить Предприятию, оплатившему участие в выставке, все услуги в соответствии с произведенной оплатой.

4.1.2. Если в первый день выставки Предприятие не заняло предоставленную ему выставочную площадь без предварительного уведомления Организатора, то в интересах целостности экспозиции Организатор вправе распорядиться свободным местом по своему усмотрению без возврата произведенных платежей.

4.1.3. Предварительное уведомление о невозможности участвовать в выставке в первый день принимается Организатором, если было получено в срок 10 дней до начала мероприятия.

4.2. Права и обязанности Предприятия

4.2.1. Предприятие обязуется оповестить Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия.

4.2.2. Предприятие, не известившее Организатора об отказе принимать участие в выставке за 10 дней до начала мероприятия, считается участником выставки и полностью оплачивает стоимость участия.

4.2.3. Предприятие обязуется в ходе проведения выставки/ярмарки выполнить правила пожарной безопасности, а также требования техники безопасности и несет ответственность за их нарушения.

4.2.4. В случае повреждения или утраты выставочного оборудования и имущества, предоставленных Организатором, Предприятие обязуется возместить убытки в размере стоимости ремонта или приобретения нового имущества в срок 30 дней с момента получения претензии от Организатора.

5. Прочие условия

5.1. В соответствии со ст. 160 ГК РФ настоящий договор-заявка считается подписанным посредством факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью телекоммуникационных линий факсов.

5.2. Материалы для официального каталога принимаются в количестве 20 машинописных строк в сроки до 20 мая 2008 г.

6. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

5. Бюджетирование выставочной деятельности

5.1. Составление бюджета выставки

Главным калькуляционным документом, позволяющим сформировать бюджет выставочного мероприятия, является первичная смета, по которой вычисляется плановая себестоимость выставки. Наиболее сложен расчет для организатора выставки, который фактически осуществляет крупные капиталовложения в благоустройство, дизайн и оборудование выставочного пространства. Составление сметы для организатора выставки включает анализ совокупных затрат в разрезе трех параметров:

а) характеристика выставочного павильона;

б) характеристика лекционного/концертного зала;

в) сценарий события (вероятные ключевые позиции).

Участник выставки (экспонент) включает в бюджет несравнимо меньшую сумму, поскольку оплачивает лишь аренду выставочной помощи и собственные мероприятия в рамках сценария события. Подробнее о калькулировании себестоимости участия в выставочном мероприятии в качестве экспонента рассказано в пунктах 5.3–5.4. Вернемся сейчас к параметрам выставки, учитываемым в процессе бюджетирования.

Характеристика выставочного павильона включает в себя следующие элементы:

1. Проходы

1.1. Длина и ширина проходов

1.2. Число проходов, отдельно – число проходов, ведущих к парадному входу и запасному выходу

1.3. Свойства покрытия в проходе

2. Освещение

2.1. Освещение проходов (вид светильника, параметры освещенности, энергопотребление)

2.2. Освещение павильона (те же сведения)

2.3. Возможности для установки дополнительных источников искусственного света

2.4. Суммарное число электророзеток под осветительные приборы (в том числе указывается тип розеток)

3. Подиум

3.1. Число подиумов и их размеры

3.2. Суммарная площадь, отведенная под подиумы

3.3. Освещение подиумов

3.4. Монтажные конструкции на подиумах

3.5. Предел весовых нагрузок на подиум

3.6. Подъемы на подиум

Вся совокупность элементов, составляющих данную характеристику, находится в тесной зависимости от такого ценообразующего и организационного фактора, как расположение выставки (в том числе принимается во внимание соседство парковок, АЗС, гостиниц, заведений общественного питания, аптек и т. д.). Расположение жестко влияет на стоимость прочих элементов и таким образом предопределяет окончательную величину бюджета.

Характеристика лекционного и/или концертного зала включает в себя следующие элементы, значимые в ценовом и, как следствие, бюджетном отношении:

1. Параметры сцены

1.1. Авансцена (в том числе глубина авансцены)

1.2. Зеркало сцены

1.3. Глубина сцены (от зеркала сцены до занавеса)

1.4. Число выходов и их расположение

1.5. Помещения за сценой

2. Техническое оснащение лекционного/концертного зала

2.1. Микрофоны

2.2. Освещение

2.3. Световые сканеры

2.4. Дым-машина

2.5. Источники ультрафиолетового излучения

2.6. Акустические системы (мощность и марка)

2.7. Источники питания и величина напряжения на щите тока

3. Оборудование операторской комнаты

3.1. Световой процессор

3.2. Аудиопульт

3.3. Техника звуковоспроизведения (DAT-магнитофон, проигрыватель компакт– [DVD-, мини-] дисков и т. д.)

5. Грим-уборные

5.1. Количество, площадь и расположение

5.2. Оборудование и предметы интерьера (включая зеркала, мебель, электророзетки)

Стоит помнить, что пространственное расположение играет ничуть не менее важную роль в процессе формирования бюджета за счет указанной группы параметров. Только в данном случае речь идет, разумеется, о взаимном расположении территориальных единиц в составе всего выставочного пространства. От того, как располагаются друг относительно друга сцена, операторская комната и гримерная, зависит стоимость технических коммуникаций между ними.

Сценарий события, заключительный параметр бюджетирования, включает в себя следующие элементы:

1. Рекламная кампания, проводимая силами организатора (независимо от кампании экспонентов), в том числе:

• размещение растяжек и рекламных афиш в деловой части города;

• размещение рекламы в прессе, в том числе через пресс-службу мэрии, а также рассылка пресс-релиза в местные и специализированные СМИ;

• размещение телевизионного рекламного ролика;

• распространение пригласительных билетов на все события выставки, включая презентацию.

2. Изготовление и публикация каталога выставки.

3. Привлечение спонсоров мероприятия (информационных и иных).

4. Проведение пресс-конференции накануне выставки и церемонии торжественного открытия.

Таким образом, смета стоимости выставочного мероприятия представляет собой способ определения расходов, необходимых для его осуществления, и формирования соответствующего по размерам бюджета. Сметой устанавливаются лимиты, которыми ограничены издержки, достаточные для достижения целей, преследуемых в процессе организации выставки. Около половины совокупных выставочных издержек выпадает на арендную плату (10–15 %) и работы по изготовлению, застройке и монтажу стенда (30–35 %).

Расходы по созданию и обслуживанию стенда многокомпонентны. В смете они представлены элементами калькуляции в следующем разрезе затрат: мероприятия, проводимые на стенде; тип стенда; оформление стенда; персонал на стенде; особые формы обращения к посетителям; угощения на стенде, монтаж и демонтаж стенда, иные текущие затраты по стенду.