Сергей Бердышев - Организация выставочной деятельности

• Название: Организация выставочной деятельности
• Автор: Сергей Бердышев
• Жанр: Маркетинг, PR, реклама
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-394-00136-9

Настоящее издание посвящено правовым, техническим, управленческим и бухгалтерским вопросам организации и проведения выставочной деятельности. Книга затрагивает такие существенные моменты, как бюджетирование выставки, управление затратами, кастинг и тренинг персонала и т. д. Уделено внимание и недостаточно освещенным в литературе сторонам выставочной деятельности: дизайну павильона, выбору музыки, еде и напиткам, одежде, косметике и бодиарту для стендистов.

Издание рассчитано в первую очередь на маркетологов и рекламистов, а также на студентов, обучающихся по специальностям 350700 «Реклама» и 350400 «Связи с общественностью».

---

С.Н. Бердышев Организация выставочной деятельности

ВВЕДЕНИЕ

«В этой стране с чудовищной быстротой уничтожается имидж рекламной индустрии как занятия, необыкновенно важного для общества. Рекламой занимаются дилетанты, привлеченные запахом быстрых денег. Много плагиата. Никто не отвечает за нечестную рекламу. Многие иностранные бизнесмены, обнаружив обман, приходят к убеждению, что рекламой в бывшем СССР занимаются бандиты. Если этот имидж закрепится, изменить его будет очень трудно».[1] Такую уничижительную характеристику дала в свое время российской рекламе (тогда – еще только зарождавшейся) американский маркетолог М. Ринтон-Валком.

С тех пор прошло уже более 15 лет, однако многие рекламные просчеты, а подчас и пороки, означенные Ринтон-Валком, сохранили свою актуальность. Они столь же живучи, многие отрасли рекламной деятельности остаются в нашей стране недостаточно развитыми. И в первую очередь сказанное относится к выставочной (или, корректнее, выставочно-ярмарочной) деятельности, в которой накопилось немало нерешенных проблем, несмотря на то, что эта сфера продвижения товаров и услуг в большей степени содействует развитию бизнеса, чем все прочие формы маркетинговых коммуникаций.

Обозначим основные виды проблем в выставочно-ярмарочной деятельности, которые остаются нерешенными в настоящее время. Во-первых, существующая ныне в России нормативная правовая база регулирует вопросы выставочно-ярмарочной деятельности далеко не в полном объеме. Законодательство о выставках требует разработки дополнительных нормативных правовых актов. В частности, как следует из Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации (Санкт-Петербург, 2001; одобрена на заседании Правительства Российской Федерации, протокол № 12 от 29 марта 2001 г.) отечественное законодательство о выставочно-ярмарочной деятельности нуждается в следующих нормативно-правовых актах:[2]

а) об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации;

б) об общих правилах проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации;

в) об упорядочении процедур присвоения выставочно-ярмарочным мероприятиям официального статуса, составления календаря выставок, имеющих официальный статус, и выдачи разрешений на проведение таких выставок.

Из следующих проблем, стоящих перед российской выставочно-ярмарочной деятельностью, следует назвать, во-вторых, отсутствие скоординированного подхода к планированию по срокам и тематике приоритетных выставочных мероприятий, проводимых в России и за рубежом, а также общей идеологии формируемых на них экспозиций (в первую очередь – национальных и региональных).

В-третьих, нужно упомянуть о неспособности имеющихся методик экономического анализа выставочно-ярмарочной деятельности в полной мере определить ее влияние на экономику России в целом. В том числе, в стране не ведется обобщенная статистика по выставочным организациям, что делает затруднительным выполнение полноценного, всестороннего анализа текущего состояния данной сферы деятельности в целях составления прогноза ее развития (как долгосрочного, так и краткосрочного).

В-четвертых, отсутствует концептуальный подход федеральных органов исполнительной власти и органов исполнительной власти субъектов Федерации к организации выставочно-ярмарочных мероприятий, имеющих особо важное значение для экономики Российской Федерации.

Далее следует назвать наблюдаемую в ряде случаев ведомственную разобщенность в подходе к вопросам государственной поддержки выставочно-ярмарочной деятельности, а также недостаточное развитие материально-технической базы для выставочно-ярмарочной деятельности (включая и тот момент, что материально-техническая база выставочной деятельности не в полной мере соответствует международным требованиям).

Настоящее издание построено с учетом тех трудностей, с которыми сталкиваются экспоненты в сложившихся экономических условиях. Пособие содержит рекомендации по решению различных организационных вопросов, связанных с осуществлением выставочной деятельности и участием в ней. В первую очередь пособие посвящено документообеспечению, документообороту, договорному регулированию в сфере выставочной деятельности и сопутствующим моментам.

Анализ документации, необходимой для успешного осуществления выставки/ярмарки, построен таким образом, что его выводы оказываются особенно полезны не только и не столько для юриста, консультирующего выставку (этот специалист обычно прекрасно знаком с такого рода документацией), сколько для бухгалтера и финансиста, от которых требуется предвосхитить, изучить и оценить экономические итоги мероприятия. Пособие имеет явную «пробухгалтерскую» направленность, поскольку вопросы финансового учета, планирования и контроля в означенной области маркетинговых коммуникаций пока недостаточно освещены в российской деловой литературе.[3]

Второй по важности темой в настоящем издании является планирование и проведение выставок/ярмарок в общем ключе маркетинговых коммуникаций, то есть анализ выставочно-ярмарочной деятельности как синтетического вида рекламы, включающего в себя классические образцы рекламы, промоушн и многое другое.

Материалы книги сгруппированы тематически, поэтому для удобства читателя ниже размещается таблица 1, представляющая собой нечто вроде «карты» издания. Данная карта располагает материалы книги в той последовательности, в которой естественным путем размещаются во времени этапы и стадии мероприятия, начиная от планирования и заканчивая демонтажом экспозиции.

Таблица 1

Карта издания по этапам и стадиям организации выставки

1. Выставки: юридический и исторический аспекты

1.1. Регулирование выставочной деятельности в России

Регулирование любой хозяйственной деятельности осуществляется двояко. Во-первых, оно может осуществляться путем применения экономических технологий, элементарного влияния рыночной среды (участников рынка, всевозможных организаций). Во-вторых, путем правового воздействия, то есть через запреты, ограничения и правила, утвержденные законодательно.

Ранее указывалось, что законодательное регулирование выставочно-ярмарочной деятельности в России пока неразвито по причине пребывания соответствующей нормативно-правовой базы в стадии становления. Выход из данной стадии надлежит ожидать с завершением формулировки трех законодательных актов, означенных в Концепции развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации и перечисленных выше. По мнению авторов Концепции, первый документ («Об упорядочении деятельности в области организации и проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации») мог бы урегулировать следующие вопросы:

а) определение основных понятий в области выставочно-ярмарочной деятельности (торговые ярмарки, торговые выставки и др.);

б) функции федерального органа исполнительной власти, уполномоченного в сфере выставочно-ярмарочной деятельности (в части координации деятельности других федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе взаимодействия с субъектами выставочно-ярмарочной деятельности);

в) разделение компетенции в сфере выставочно-ярмарочной деятельности между специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

г) порядок осуществления государственной финансовой поддержки выставочно-ярмарочной деятельности, в том числе, в форме технической помощи, с целью активизации такой деятельности, а также источники выделения такой поддержки;

д) процедуру предоставления финансово-экономической отчетности организаторами выставок и ярмарок (сметы и балансы организованных выставок, сведения о количестве экспонентов и посетителей);

е) создание и функционирование организационного комитета выставочно-ярмарочных мероприятий.

Второй документ («Об общих правилах проведения выставок и ярмарок в Российской Федерации») в представлении авторов концепции мог бы регулировать непосредственно процесс организации и проведения выставок и/или ярмарок, поскольку бы содержал следующие положения:

• требования к организациям, участвующим в выставочно-ярмарочных мероприятиях, в том числе, в отношении порядка оформления их участия (подача заявления по утвержденной форме и в установленный срок, своевременное предоставление спецификаций товаров, планируемых для экспозиции и др.);

• процедуру и критерии допуска к участию и исключения экспонентов;