Дон Аслетт - Как успевать жить и работать

• Название: Как успевать жить и работать
• Автор: Дон Аслетт
• Издательство: АСТ, Астрель
• Жанр: Деловая литература
• Год: 2007
• ISBN: 5-17-041707-1, 5-271-15610-9

Желание сделать успешную карьеру характерно для многих наших современников. К сожалению, нередкими спутниками офисной работы становятся чрезмерно высокие нагрузки и требования, цейтноты и авралы, стресс и переутомление. Труд становится не в радость, а человек, поглощенный работой, не успевает уделять должное внимание хобби и общению с близкими людьми. Читателям этой книги предоставляется уникальный шанс научиться эффективно организовывать свое рабочее время.

---

Спустя годы наблюдений я понял, что поскольку чаще всего работа хорошо вознаграждается, она не может сама по себе являться причиной недовольства и внушать страх. Слово «работа», это великое слово из шести букв, пятнают связанные с ним проблемы: отчеты, ожидания, неполадки телефонной связи и технического оснащения, налоги, неудобный график, конкуренция, политика компании, курение на рабочем месте, шум и т.д.

Большинство людей полюбят свою работу, если им удастся избавиться от этого «мусора» и просто делать свое дело. Цель этой книги - предложить на выбор несколько фильтров, сквозь которые можно пропустить рутинную работу и увидеть, какой увлекательной и легкой она может быть.

Мы уклоняемся не от работы, но от «мусора» и ненужных усилий, которые портят удовольствие от ее выполнения. Работа, очищенная от «хлама», замечательна, поэтому давайте исключим из нее все неприятности.

2. ПОДЧИНИТЕ СЕБЕ ВРЕМЯ

Работать было бы проще, будь у меня больше времени». «Это дело обрушилось на меня так невовремя». «Было бы в сутках побольше часов…» «Караул, близится срок завершения проекта!»

Мы все обладаем личным временем, но время к нам безразлично, и мы не в силах изменить его течение. Мы не можем ни растянуть его, ни ускорить, но только использовать. Человек способен влиять на обстоятельства, но не на время.

Нe так давно я проводил в одной школе семинар, посвященный проблеме повышения успеваемости.

Участникам было предложено выполнить разминочное упражнение: требовалось начертить круг и разделить его на сегменты, показав таким образом распределение времени в течение дня. Затем каждый участник семинара рассказывал, что у него получилось в результате.

У всех до единого результат вышел одинаковым: перегрузка! Ни в одном круге не осталось ни одного свободного сегмента. Все школьники были разочарованы, что в их графике не было свободного времени, которое можно было бы посвятить себе, какому-либо интересному проекту или общественной работе. Большинство из них жили ожиданием того дня, когда они закончат очередное текущее дело и смогут втиснуть в свои круги действительно важное занятие.

Но мы-то знаем, что это заблуждение: в будущем свободного времени не прибавится. Как ни странно, степень нашей занятости растет пропорционально опыту и квалификации. Чем больше мы можем сделать, тем за большее количество дел и за более грандиозные проекты мы беремся, и тем больше добавляется попутной работы (считайте, что это комплимент!).

***

И так, какие у нас имеются варианты? Накапливать дела (стрессовая и неприятная процедура) или изменять обстоятельства вокруг нас, разделив пирог на части заново? Желание жить по единожды установленному графику - ошибочный путь выполнения домашних или служебных дел. Мы не должны всегда мириться с теми обстоятельствами, ко торые на данный момент являются частью нашей жизни, не обязаны тратить на них время и пребывать в плохом настроении.

Рутина ворует у нас больше времени, чем чтолибо еще. Мы должны постоянно критически пересматривать наши планы, цели и проекты, чтобы заменить непродуктивные куски «пирога» действительно значимыми для нас порциями.

Привычка смотреть на часы

Если мы постоянно смотрим на часы - это плохой знак. Он свидетельствует о том, что наши мысли сосредоточены не на работе, а на желании поскорее ее закончить. К тому же постоянные беглые взгляды вверх, в сторону часов, не впечатляют наших сослуживцев.

***

Дв а человека помогли мне избавиться от привычки смотреть на часы: первой была учительница, преподававшая у нас в школе, когда я учился в седьмом классе. Однажды она заметила, что я с большим интересом смотрю на часы, висевшие над портретом Джорджа Вашингтона, и протянула мне листок с контрольными вопросами, сказав при этом: «Время еще есть, пишите…»

Второй человек - мой друг, который как-то сказал мне, что часы предназначены для состязания в скорости, а не для того, чтобы узнавать, который час. Таким образом, я открыл для себя новое развлечение - слушать тикание часов и вычислять, как много я могу сделать до того, как истечет время.

Один из способов избавиться от привычки задаваться вопросом «Который час?» - научиться все делать заранее. Тогда вам не придется считать, сколько минут осталось у вас в запасе, и с тревогой следить, как утекают секунды.

ВОЗМЕСТИТЕ УПУЩЕННОЕ ВРЕМЯ

По различным данным, собранным в США, была выведена статистика, показывающая, какая часть времени тратится нами на ежедневные ритуалы. Вдумайтесь в эти цифры:

• Пять лет на уборку

• Четыре года на путешествия

• Семь лет на водные процедуры

• Тринадцать лет на просмотр телевизора

• Год на поиск нужной вещи среди разбросанных в беспорядке других вещей и предметов

Мы можем без труда сократить время, затрачиваемое на уборку, до четырех лет, на личную гигиену - до трех лет, на телевизор - до шести лет, и нам станет от этого только лучше.

Год, который тратится на поиск нужной вещи мы можем полностью исключить. Таким образом, у нас появится четырнадцать лет, за которые мы можем переделать много новых, более интересных и полезных занятий.

Привычку смотреть на часы также можно истолковать как желание ускорить бег времени, отпущенного нам в жизни. Наверное, лучший способ борьбы с ней - это переключиться на наиболее интересную нам деятельность. Когда мы действительно заинтересованы в том, чем занимаемся, мы смотрим на часы исключительно чтобы убедиться, что осталось еще время для работы.

Сведите к минимуму перерывы в работе

В офисе каждому из нас отведено строго определенное место, поэтому все знают, где нас найти.

И действительно, любой сотрудник может в любой удобный для него момент прийти или позвонить, чтобы поболтать на пустяковые темы. Если не установить эффективную дисциплину, офис может превратиться из рабочего места в клуб развлечений.

Перерывы в работе и различные поблажки отвлекают наше внимание от действительно значимых дел. Вместо того, чтобы расправляться с большими порциями работы, мы подбираем крошки с рабочего стола. Опыт показывает: чтобы углубиться в суть дела, требуется потратить около двадцати минут, поэтому частые перерывы в работе чреваты потерей значительной части рабочего времени.

Что же делать?

1. Закройте дверь, попросите оставлять для вас записки и повесьте табличку с надписью «Не беспокоить».

2. Используйте семь часов дня в офисе, концентрируясь на текущей работе. Отведите часть времени на встречи, обед, обмен новостями и другие разговоры, только расправляйтесь со всем этим быстро. Конечно же, всегда возникают неожиданности и непредвиденные ситуации, отвлекающие от работы, но на самом деле их гораздо меньше, чем мы можем себе представить.

3. Даже если офис официально открывается в 9.00, задержите открытие Вашего офиса: оттяните наступление времени входящих звонков и посетителей, скажем, до 10.00.

В этот свободный час спокойно обдумайте работу в целом: составьте план, просмотрите важные дела и отчеты, сделайте срочные звонки.

4. Учредите второй «тихий час». Я, например, работаю дома рано утром, по четыре или пять часов, завершая работу, требующую спокойной обстановки.

***

Фраза «Это займет всего лишь минуту» означает, что у вас отнимут как минимум минут пятнадцать.

Предоставить одну минуту времени - означает наказать себя на другие четырнадцать.

***

Дл я того чтобы выкроить немного спокойного рабочего времени без перерывов на «непредвиденные обстоятельства» и в то же время не работать больше сорока часов в неделю, сделайте следующее: если это возможно, выделите на неделе один или два дня, для которых установите такой необычный график: в эти дни приходите на работу очень рано и уходите с работы рано, или приходите поздно и уходите поздно.

Старайтесь избегать сюрпризов. Сюрпризы уместны на вечеринках, но не на рабочем месте.

Непредвиденные обстоятельства означают, что к ним не подготовились должным образом. Они обязательно когда-нибудь случаются, но стоят нам больше, чем запланированные.

***

Внеплановые перерывы в работе неизбежны. Поэтому старайтесь предвидеть их и не раздражаться, когда они возникают. Напротив, можно воспользоваться моментом и расслабиться, попытаться насладится сменой темпа деятельности.

***

ЕСЛИ перерывы случаются слишком часто, попробуйте выяснить их причину: возможно, вы назначаете слишком много встреч или плохо планируете свой рабочий день. В любом случае попробуйте извлечь из этих перерывов максимальную пользу.