Сергей Варламов - Бухгалтерский учет в торговле

• Название: Бухгалтерский учет в торговле
• Автор: Сергей Варламов
• Жанр: Бухучет, налогообложение, аудит
• Год: 2013
• ISBN: 978-5-496-00575-3

В книге проведены исследования нормативной базы в области торговли, дан конкретный инструктаж по ведению бухгалтерского учета в розничной и оптовой торговле, в том числе и на практических примерах, а также учета пеней и штрафов по результатам налоговой проверки при различных налоговых режимах. Книга станет для бухгалтеров и экономистов предприятия торговли справочником, в котором можно найти ответы на основные интересующие вопросы.

---

Прежде чем приступить к детальному изучению бухгалтерского учета в торговой деятельности, необходимо определиться с основными задачами, которые он выполняет. Это:

• формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним (руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации), а также внешним (инвесторам, кредиторам и др.) пользователям бухгалтерской отчетности;

• обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности для контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении организацией хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием и движением имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;

• предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.

Цель бухгалтерского учета состоит в том, чтобы сформировать достоверную, сопоставимую и обоснованную информацию для внешних и внутренних пользователей. Для выполнения этой задачи бухгалтер совершает ряд операций по формированию данных в самостоятельных элементах бухгалтерского учета:

1. Первичный учет – создание или оформление первичных документов с отражением операции на счетах бухгалтерского учета.

2. Систематизация и накопление в регистрах бухгалтерского учета информации из первичных документов.

3. Документооборот – полный цикл учетной обработки документов, начинающийся с момента их выписки и завершающийся сдачей в архив.

4. Инвентаризация имущества и обязательств компании – проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки, обеспечивающие достоверность бухгалтерского учета.

5. Отчетность – группа периодически составляемых сводных документов, позволяющих довести всю необходимую информацию

о финансовом состоянии организации до конечных пользователей.

Организация бухгалтерского учета начинается с принятия главным бухгалтером учетной политики – основного локального нормативного документа, устанавливающего особенности учетного процесса и применяемые методы, а также регламентирующего состав и объем бухгалтерской отчетности компании. Приложениями к этому документу служат утвержденные образцы первичных документов и регистров, используемых в бухгалтерском учете, график документооборота и план проведения инвентаризаций.

Вообще, документы являются одним из краеугольных камней бухгалтерского учета. Документ подтверждает совершение той или иной операции, описывает различные изменения характеристик объектов, удостоверяет право лица на совершение каких-либо действий. Формы одних видов документов разрабатываются и утверждаются компетентными государственными органами, а другие организациям и предпринимателям приходится составлять самим по необходимости и в том виде, в каком они считают это наиболее для себя приемлемым. В унифицированные формы разрешено вносить незначительные изменения – дополнять необходимыми строками или графами, сужать или расширять строки, запрещено лишь удалять реквизиты или строки. В любом случае, каждая организация должна утвердить в своей учетной политике перечень документов, которые будут использоваться в ее ежедневной деятельности, а также разработать и утвердить формы этих документов. Кроме того, утверждаются списки лиц, имеющих право подписи документов конкретного вида.

Любой отдельный факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом[5]. Первичный учетный документ – это основа для ведения бухгалтерского учета и залог правильного расчета налоговой базы. Операции, связанные с оборотом товаров, должны подтверждаться первичными учетными документами. Причем документ следует составлять в момент совершения хозяйственной операции (при совершении факта хозяйственной жизни) или непосредственно после его окончания. За правильное оформление, своевременную передачу для отражения в бухгалтерском учете и достоверность сведений, содержащихся в первичных документах, ответственны лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Первичные документы заполняются чернилами или ручкой от руки, а также на печатных устройствах. С недавних пор товаросопроводительный документ может иметь электронную форму. При применении в организации компьютерного учета первичным документом служит созданный в бухгалтерской программе документ, распечатанный на бумажном носителе. Распечатка документа на бумажном носителе для покупателя производится поставщиком за свой счет. Помарки и подчистки, любые нечитаемые исправления в первичных документах не допускаются. Исправления в документах производятся зачеркиванием неправильной информации и внесением соответствующей надписи над зачеркнутым текстом (или цифрами). Исправления должны быть оговорены в самом документе и удостоверены подписями соответствующих лиц. Обычно первичные документы составляются как минимум в двух экземплярах (для покупателя и поставщика). В этом случае исправления вносятся одновременно во все экземпляры документа.

Данные первичных документов суммируются в учетных регистрах. Раньше такие сводные ведомости и отчеты заполнялись вручную, это был безальтернативный способ вывести итоги по однотипным операциям. Бухгалтерам того времени приходилось заполнять огромные ведомости, книги, различные карточки и листы. Сейчас с помощью автоматизированного бухгалтерского учета учетные регистры могут быть сформированы за любой период и в любом нужном разрезе. Однако и теперь необходимо сформировать базу данных хозяйственных операций, то есть ввести сведения из первичных документов в бухгалтерскую программу.

Хранить документы по учету и оформлению хозяйственных операций в организациях торговли следует не менее пяти лет[6]. Сроки хранения документов, связанных с налогообложением, могут быть несколько меньше, налоговое законодательство требует хранить их лишь четыре года. Это относится к документам, необходимым для исчисления и уплаты налогов: подтверждающие получение доходов или осуществление расходов, расчеты и уплату налогов[7].

Гораздо более солидные сроки хранения предусмотрены для документов, касающихся трудовых отношений. Реестры сведений о доходах физических лиц, личные дела, кадровые приказы, трудовые договоры, заявления работников о согласии на обработку персональных данных, лицевые счета и счета работников по учету заработной платы необходимо хранить 75 лет[8].

По истечении установленных сроков хранения документы могут быть уничтожены. Однако делать это рекомендуется только после проведения инвентаризации за указанный период – мало ли какие ошибки могли ускользнуть от внимания бухгалтера или материально ответственных лиц. Инвентаризация также должна предшествовать и составлению годового отчета, но, к сожалению, не везде придерживаются этого полезного правила. А ведь только с помощью инвентаризации можно выявить фактическое наличие материальных ценностей и обязательств у торговой организации и, сопоставив его с данными бухгалтерского учета, обнаружить ошибки не только в учете имущества и обязательств, но и в организации отдельных хозяйственных операций и процессов.

Учет товаров

Основным объектом учета в торговой организации выступает товар. Товаром принято называть любой продукт, изготовленный или приобретенный для обмена, продажи. Но абз. 6 п. 2 ПБУ 5/01 уточняет, что для целей бухгалтерского учета товары – это лишь часть материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других физических или юридических лиц и предназначенных для продажи. И поскольку важна цель, дальнейшее предназначение таких объектов, то в торговых организациях принято называть товаром только те материальные ценности, которые приобретены для последующей продажи.

В целях учета и отражения движения товаров торговым организациям необходимо самостоятельно выбрать единицу учета товарного запаса. Это может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа. Согласно п. 3 ПБУ 5/01 единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением.

Это может вызвать некоторые затруднения, когда товар поступает в одних единицах измерения, а отпускается – в других. Ярким примером подобного учета являются автозаправочные станции: бензин разных марок они получают в тоннах, а отпускают покупателям в литрах. Тем не менее в бухгалтерском учете должна быть только одна единица учета, так как вести параллельно расчеты в тоннах и в литрах нецелесообразно.