Илья Мельников - Тайны лучших секретарей-референтов: юридические тонкости, помогающие в работе

• Название: Тайны лучших секретарей-референтов: юридические тонкости, помогающие в работе
• Автор: Илья Мельников
• Жанр: О бизнесе популярно

В настоящее время профессия секретаря-референта является одной из самых востребованных на рынке труда, как среди соискателей, так и среди работодателей. Секретарь руководителя должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Основная цель книг данной серии – помочь начинающему секретарю избежать ошибок в работе, четко знать свои функции и обязанности, а также свои права, которые гарантирует законодательство.

---

Илья Мельников Тайны лучших секретарей-референтов: юридические тонкости, помогающие в работе

Порядок ведения делопроизводства при переводе и увольнении

Перевод – это поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с оговоренными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки).

Перевод допускается только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных статьями трудового кодекса.

Работника, который в соответствии с медицинским заключением нуждается в предоставлении другой работы, наниматель обязан с его согласия перевести на другую имеющуюся работу, которая соответствует медицинскому заключению. Если работник не согласен с переводом или же работа с соответствующими условиями отсутствует, то трудовой договор расторгается. Перевод работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья, запрещается.

Перевод на другую работу оформляется заявлением, представлением, приказом о переводе. В заявлении указывается название структурного подразделения, название вида документа, дата, адресат, текст и подпись. Визируют заявление о переводе руководители структурных подразделений, представитель отдела кадров, юрист.

Представление оформляется в случае перевода из одного структурного подразделения в другое. При переводе внутри структурного подразделения оформляется докладная записка.

Представление оформляется на чистом листе бумаги или общем бланке. В нем указывается: название структурного подразделения, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

На основе вышеизложенных документов составляется приказ о переводе.

После подписания приказа о переводе делается соответствующая запись в трудовой книжке и личной карточке.

При увольнении работника по собственному желанию оформляется заявление об увольнении с работы, в других случаях оформляется докладная или объяснительная записка. На основании этих документов оформляется приказ об увольнении.

Оформление отпусков

Работники имеют право на трудовые и социальные отпуска при наличии оснований, предусмотренных трудовым кодексом.

Отпуск представляет собой освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и других социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных трудовым кодексом.

Работникам предоставляются следующие виды отпусков:

1) трудовые отпуска:

основной минимальный отпуск;

основной удлиненный отпуск;

дополнительные отпуска;

2) социальные отпуска:

по беременности и родам;

по уходу за детьми;

в связи с обучением без отрыва от производства;

творческие;

по уважительным причинам личного и семейного характера.

Продолжительность отпусков работников по общему правилу исчисляется в календарных днях.

Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Трудовой отпуск предназначен для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника.

Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка.

Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте.

Работники независимо от того, кто является их нанимателем, от вида заключенного ими трудового договора, формы организации и оплаты труда имеют право на основной минимальный и основной удлиненный отпуск.

Продолжительность основного минимального отпуска не может быть менее 21 календарного дня.

Продолжительность основного минимального отпуска обязательна для всех нанимателей.

Наниматель за счет собственных средств имеет право увеличивать работникам продолжительность основного минимального отпуска сверх 21 календарного дня в порядке и на условиях, предусмотренных коллективным договором, соглашением или трудовым договором.

Основной удлиненный отпуск устанавливается:

1) работникам научных организаций – от 28 до 56 календарных дней;

2) работникам библиотек научных организаций, учебных заведений, республиканских и областных библиотек – от 28 до 56 календарных дней;

3) работникам – преподавателям дневной и заочной формы обучения высших учебных заведений, в том числе по подготовке, переподготовке и повышению квалификации кадров, средних специальных и профессионально-технических учебных заведений – от 28 до 56 календарных дней;

4) работникам школ и детских дошкольных и внешкольных учреждений – от 28 до 56 календарных дней;

5) работникам культурно-просветительных учреждений – от 28 до 42 календарных дней;

6) медицинским сестрам, занятым воспитанием детей в возрасте до трех лет, воспитателям ясельных групп детских дошкольных учреждений и домов ребенка – 42 календарных дня;

7) постоянным работникам лесной промышленности и лесного хозяйства – 28 календарных дней;

8) работникам, признанным инвалидами, – 30 календарных дней;

9) работникам моложе восемнадцати лет, в том числе принятым на время прохождения производственного обучения, – 30 календарных дней;

10) женщинам, работающим в сельской местности, – не менее 28 календарных дней;

11) работникам за работу в зонах радиоактивного загрязнения в результате катастрофы на Чернобыльской АЭС: с периодическим радиационным контролем – 30 календарных дней, с правом на отселение – 37 календарных дней, первоочередного отселения и последующего отселения, эвакуации; – 44 календарных дня;

12) другим категориям работников в соответствии с законодательством.

Работникам, занятым на работах с вредными условиями труда, предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью от 7 до 41 календарного дня.

Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, а также порядок предоставления этого отпуска утверждаются законодательством.

Работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется за работу сверх нормальной продолжительности рабочего времени дополнительный отпуск продолжительностью до 14 календарных дней.

Перечни работников с ненормированным рабочим днем утверждаются законодательством. В негосударственных организациях конкретная продолжительность такого отпуска для работников устанавливается коллективным или трудовым договором, нанимателем.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Организация труда регулирует решение следующих задач:

– разработка организационной структуры;

– разграничение функций между структурными подразделениями и отдельными работниками;

– нормирование труда работников;

– регламентация численного и должностного состава работников;

– повышение квалификации;

– рациональная организация рабочих мест.

Типовые структуры делопроизводственных служб закреплены в действующих нормативно-методических документах, там же определены их функции, разработаны унифицированные требования к таким организационным документам, как положение о службе делопроизводства и должностная инструкция, которые являются инструментом разграничения функций между отдельными работниками в конкретной организации.

На современном этапе основным нормативным документом, который регламентирует наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Эти нормативные документы подразделяют всех работников службы делопроизводства в зависимости от характера труда на три категории:

1) Руководители – заведующий канцелярией, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник секретариата, заведующий архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т. д.; наименование должности складывается из слова «начальник» (или «заведующий») с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20 % от общего числа делопроизводственного персонала.