Татьяна Телегина - Тайм-менеджмент. Полный курс

• Название: Тайм-менеджмент. Полный курс
• Автор: Татьяна Телегина
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2012
• ISBN: 978-5-9614-2813-1

Время – это основной ресурс каждого человека, и от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить понятия, суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

---

Для этого лучше всего подходит простой по форме, но информативный по содержанию инструмент – карта долгосрочных целей (таблица 1.2). По вертикали она содержит две оси: годы, начиная с текущего, и ваш возраст. По горизонтали – ключевые области. На пересечении лет и ключевых областей – примерные целевые ориентиры.

В одних ключевых областях перспектива может просматриваться на более долгий срок в будущее, в других – только на ближайшие несколько лет. Какие-то цели могут быть четкими, а иные – неопределенными и размытыми. Ничего страшного: лучше пользоваться не очень точной картой местности, чем брести наугад вообще без нее.

Рассказ предпринимателя (бывшего в советское время директором завода)

Когда я женился на своей второй жене, я, как инженер и человек системный, сел и стал рисовать простой календарный график. Сейчас – такой-то год. Через столько-то лет вырастут мои дети от первого брака, и им нужно будет давать образование. Через столько-то лет – твои дети от первого брака. Примерно в такие-то годы состарятся наши родители. В такие-то – появятся внуки…

Для жены это было настоящим шоком – как это можно так планировать жизнь? Но ведь если мы хотим чего-то достичь в будущем, многое для этого нужно делать уже сегодня. И нужно четко представлять, что именно делать сегодня, ведь завтра может быть уже поздно.

Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать

Конечно, в отношении концепции life management существуют свои контраргументы: нереалистично детально планировать свою жизнь, причем на длительный период, поскольку многое зависит не от нас, и все быстро меняется. Но, например, управляя автомобилем, тоже ни в чем нельзя быть уверенным на 100 %: что-то может сломаться, на наши действия может повлиять поведение других участников дорожного движения и т. д. Так и в управлении жизнью. Полной уверенности в том, что все будет происходить так, как вы задумали, нет, но управлять ею нужно. И «тест-драйва» тут не существует, и «сдавать на права» не приходится. Жизнь – дорога с односторонним движением, так что хорошо бы заранее представлять, куда едешь и главное – зачем.

Идея планирования жизни актуальна не только для молодых людей, приступающих к проектированию карьеры. Даже серьезные топ-менеджеры, будучи состоявшимися профессионалами и успешными людьми, принимают ее как довольно неожиданную для себя. Приступить к реализации этой идеи легко – заведите ежедневник и заполните график на весь год (напишите даты посещения конференций, спортивных соревнований, предполагаемых сессий, каникул, отпуска и т. д.).

Более подробно технологии планирования жизненных целей будут рассмотрены в главах, посвященных планированию и обзору задач.

Определить жизненные цели бывает непросто по следующим причинам:

1. Не всегда понятно, чего хочешь. Пишите приблизительно, добавляйте вопросительные знаки. Вместо графика можно нарисовать просто карту мечты: в центре наклеить свою фотографию, а вокруг набросать рисунки желаемого. Не бойтесь фантазировать о будущем, это вас ни к чему не обязывает. И желания, и обстоятельства будут меняться – меняйте график целей или карту мечты вслед за ними. Это займет немного времени, но даст вам более ясное представление о будущем и поможет точнее выбрать направление движения.

2. Страшно привязывать цели к срокам. Приходится смотреть правде в глаза и констатировать неприятные истины. Например, если я хочу стать директором по международным связям к 30 годам, то английский язык мне нужно учить не «когда-нибудь», а «уже вчера».

3. Страшно брать на себя ответственность. «А вдруг не получится, а вдруг не смогу?» Гораздо приятнее предаваться маниловским мечтам, чем четко и ясно прописать, чего ты намерен достичь. А еще труднее признать, чего не достиг, – если уж так случилось.

Все эти причины – довольно серьезные, и их возникновение не всегда обусловлено свойствами нашего характера. Сама история России невольно сформировала генетическую боязнь целеполагания – слишком хорошо известны долгие и страшные годы, в которые последовательно и планомерно уничтожались самые активные и целеустремленные наши соотечественники. Но, может быть, стоит набраться решимости и терпения, чтобы преодолеть страх и самостоятельно, уверенно идти по жизни? Практика развития современной России, когда наши соотечественники «с нуля» создавали предприятия, конкурентоспособные на мировом рынке, показывает, что не все потеряно. Если мы захотим, то сможем и поставить цели, и достичь их.

1.7. SMART-цели и надцели

В классическом менеджменте и тайм-менеджменте рекомендуется ставить цели с помощью техники SMART. Эта аббревиатура образована от слов specific, measurable, achievable, relevant, time-bound, что, соответственно, означает «конкретные», «измеримые», «достижимые», «релевантные» (соответствующие другим целям) и «привязанные ко времени».

Формулировать цель стоит так: не просто «хочу занимать хорошую должность», а «хочу стать топ-менеджером в телекоммуникационной компании, с годовым доходом от… рублей не позднее чем в ближайшие три года».

Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее и тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART, найдя подходящий измеритель и привязав достижение цели к четкому сроку. Чем дальше от вас цель по времени и чем менее она очевидна, тем меньше необходимость, да и возможность в такой жесткой конкретизации. Слишком долгосрочные и при этом конкретизированные цели могут даже мешать эффективности личного стратегического планирования.

В восточных боевых искусствах нередко рекомендуют не концентрироваться на предполагаемых действиях противника и не пытаться планировать ход боя. Это зашоривает восприятие, мешает видеть возможности, открывающиеся в ходе схватки, и полноценно их использовать.

Рассмотрим альтернативу классическим SMART-целям и покажем область их оптимального применения.

Для этого выделим два различных типа исходной ситуации.

1. Задачной ситуацией будем считать вполне конкретное положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать. Остается взять и сделать. Задача – провести маркетинговое исследование.

2. Проблемной будем считать скорее абстрактную ситуацию, в которой не вполне ясно, что нужно сделать, и тем более неясно, как это нужно делать.

Проблема – добиться существенного конкурентного преимущества в совершенно безнадежной с точки зрения здравого смысла ситуации.

Важное свойство задачи – аддитивность[8]. Оно означает, что задачу можно разбить на части, каждая из которых вносит вклад в ее выполнение. Проблемы неаддитивны, т. е. не существует четкой последовательности шагов, которые нужно сделать, чтобы решить проблему. Цель «похудеть на 10 кг» может быть достигнута наполовину, а цель «поступить в вуз» или «перепрыгнуть через пропасть» – нет. Если вам удалось определить последовательность шагов, необходимых для решения проблемы, это значит, что вы смогли превратить ее в задачу (такой процесс называется депроблематизацией).

SMART-цели идеально приспособлены для задачных ситуаций, в которых можно достаточно четко и подробно описать желаемый результат. Это создает целый ряд плюсов: удобство структурирования, алгоритмизации, мониторинга движения к ним, а также возможность программировать свое сознание на их достижение. Если вы четко и детально представляете себе будущий результат, то ваши сознание и подсознание настраиваются на стремление к нему. Однако достоинство иногда оборачивается и недостатком, о котором упоминалось выше: четкая запрограммированность на конкретный, осязаемый результат может помешать вам увидеть и использовать новые возможности, позволяющие достичь желаемого совершенно другим путем.

Если поставлена цель создать принципиально новый товар, благодаря которому компания получит конкурентное преимущество, и все внимание обращено на эту разработку, можно просто не заметить, а следовательно, и не использовать подвернувшуюся возможность заключить союз с важным стратегическим партнером.

Еще один недостаток четко определенных целей и планов их достижения – предсказуемость поведения, которая хороша, когда с соперниками вас связывают отношения сотрудничества, но смертельно опасна в условиях борьбы и конкуренции.

В случае с проблемной ситуацией нужно не детализировать ее, а лишь задать направление движения. Для этого отлично работают надцели. В качестве ориентиров можно использовать свои ключевые области жизни или ценности.

Надцели задают направления движения, а конкретные измеримые проекты оцениваются с точки зрения их вклада в продвижение по этим направлениям.