Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

Основные мысли текста вы можете изложить своими словами на специальной карточке. Ниже следует формуляр для составления конспективной выписки из книги.

Рациональная обработка текста Книга (библиографические данные): Издание: Страницы Мысли, темы, возникшие идеи и т.д. К какому времени проработать? Контроль

Обзор текста вы можете составить также посредством логической структуры, вместо того чтобы следовать повествовательной схеме.

Преимущества логической структуры состоят в следующем:

- содержание текста перерабатывается так, чтобы правильно были представлены внутренние взаимосвязи содержания;

- удается избежать многословия, поскольку опускаются соединительные слова, детали и т.д.;

- информация становится более обозримой и запоминаемой;

- выделенные ключевые слова помогают при последующем просмотре ассоциативно вспомнить о деталях.

С помощью конспективной выписки можно также составить представление о том, какие темы освещаются в отдельных местах разных книг. Дополнительное указание номеров страниц облегчает нахождение этих мест.

Так же как и техника маркировки текста, составление выдержек предполагает разнообразные подходы с элементами творчества, например:

- выписка основных пунктов;

- выписка ключевых понятий и слов;

- диктовка на магнитофон;

- различные комбинации указанных форм.

Разработайте свою собственную систему составления выдержек и постоянно совершенствуйте ее! При составлении выдержек целесообразно последовательно придерживаться освоенной системы. На этой базе вы сможете составить архив или картотеку важных специальных публикаций по предметам. Выписывайте важнейшую информацию и составляйте из нее архив для последующей расшифровки и обработки! Старайтесь и в этом деле установить приоритеты!

Метод SQ 3R

В качестве обобщения по рациональному чтению могут служить принципы нижеследующего трех- или пятиступенчатого метода, с помощью которого можно эффективно обработать соответствующую книгу или статью по специальности. Этот метод называют также SQ 3R:

Пять ступеней, в частности, предусматривают:

1. Обзор.

Сначала следует узнать, какую информацию несет книга в целом. После проработки таких вспомогательных материалов, как:

- предисловие и введение,

- оглавление и текст на обложке;

- рубрики и подзаголовки глав;

- резюме и выводы;

- поименный и предметный указатель, можно уже судить о содержании и решить, какие разделы вообще нужно прочитать.

2. Постановка вопросов.

Пассивное чтение, имеющее целью лишь восприятие информации, недостаточно для того, чтобы творчески проработать прочитанное. Постановка вопросов к тексту стимулирует активное осознанное чтение, а также способствует повышению внимательности (мотивации к чтению):

- Идет ли речь о новой или уже известной информации?

- Идет ли речь в данном источнике информации о фактах, мнениях, гипотезах?

- Какие главы или пассажи являются важными, а какие — нет?

- Какие намерения преследует автор в изложении?

- С какими воззрениями можно согласиться, а каким — возразить?

- Какую предварительную подготовку предполагает текст?

- Чем отличается содержание прочитанного от моих прежних знаний?

- Следует ли для меня из прочитанного необходимость действия?

Постановка вопросов помогает отделить существенное от несущественного, читать критически и концентрированно, исключает необходимость повторного чтения.

3. Чтение.

Следующая ступень — целевое и концентрированное восприятие материала. Для этого можно воспользоваться вспомогательными средствами, предлагаемыми автором: различными выделениями в тексте, графиками, указаниями и ссылками.

В остальном можно и должно пользоваться описанными выше приемами быстрого чтения. Для проработки специальной литературы мы рекомендуем следующие две ступени пятиступенчатого метода.

4. Обобщение.

Прочитанный текст нуждается в обобщении, чтобы удостовериться, что материал усвоен. Особенно помогают при этом вопросы к тексту, которые ставятся в начале чтения. Переход от постановки вопросов к чтению и обобщению материала поддерживает мотивацию к чтению и предотвращает наступление усталости.

5. Повторение.

Завершающее повторение служит сведению в единое целое отдельных результатов, полученных в ходе проработки текста, дополнению сделанных пометок, завершению работы над текстом, например с помощью выписок. Целесообразно еще раз с помощью вопросов подстраховаться в том, что касается важнейших ответов и обобщений.

Даже если методические приемы SQ 3R кажутся непривычными, при определенной тренировке вопросы и критическое отношение к тексту возникают сами собой — исходя из интересов и соответствующего уровня знаний.

Ясно, что рациональное чтение может обусловливать также повторные просмотры того же материала, причем каждый из этих проходов по тексту служит определенной цели.

Например:

- первый проход: селекция материала — установление последующих шагов;

- второй проход: ориентирующее, изучающее, обобщающее чтение;

- третий проход: углубленное (быстрое) чтение с пометками;

- четвертый проход: обобщающее чтение с целью перепроверки (постановки вопросов);

- пятый проход: повторное чтение с выписками.

6.3. Рациональное проведение совещаний

Среди разных видов деятельности руководителя наибольшее количество времени, причем с отрывом от остальной работы, поглощают совещания. Опросы показывают, что менеджеры в зависимости от уровня управления 50, 60, 70 и даже 80% своего времени проводят на конференциях и совещаниях.

Вряд ли найдется другой такой вид деятельности, при котором бы расточалось столько времени стольких людей одновременно, как при проведении совещаний!

Проведите еще раз точный анализ затрат вашего ближайшего заседания с учетом:

- издержек на подготовку;

- заработка участников;

- дополнительных индивидуальных расходов;

- накладных расходов;

- командировочных расходов;

- и потерянного времени!

В зависимости от числа и иерархического уровня участников издержки могут составлять до 50 марок ФРГ в минуту!

Причины, по которым на этих «митингах» впустую тратится столько времени и средств, состоят просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены.

В большинстве случаев конференции длятся слишком долго, часто они бывают по существу даже совершенно ненужными. Следующие 25 советов и правил должны помочь вам рационально подготовить и провести совещание и подытожить его результаты.

Подготовка совещания

«Самые лучшие совещания те, которые вообще проводить не надо!»

1. Это выведенное из опыта правило вы должны всегда иметь перед глазами, когда проверяете целесообразность созыва заседания.

Непосредственный сбор людей имеет смысл, когда есть необходимость в:

- обмене информацией;

- выявлении мнений;

- анализе трудных ситуаций и проблем;

- принятии решений по комплексным вопросам.

Работа в группе может быть в несколько раз эффективней, тогда как затраты времени в любом случае обязательно будут в несколько раз больше, чем при работе в одиночку!

2. Подумайте, какими могут быть альтернативы проведению совещания:

- решение ответственного руководителя;

- несколько телефонных звонков или совещание по селектору;

- объединение с другим совещанием.

3. Проверьте, надо ли вам лично принимать участие в совещании:

- можете ли вы попросту отказаться, ничего не потеряв?

- можете ли вы послать своего представителя, который мог бы в результате набраться опыта?

4. Ограничивайте по возможности продолжительность своего участия временем, которое требуется для вашего выступления.

5. Сужайте насколько возможно круг участников. Приглашать надо лишь тех, без кого нельзя обойтись, т. е. работников:

- непосредственно затрагиваемых решениями заседания;

- располагающих соответствующими специальными знаниями;

- исполняющих решения;

- имеющих опыт решения аналогичных проблем; © ответственных за надлежащее исполнение;