Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

4.6. Резюме

— Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» предполагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.

— Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот,

— В нижеследующем формуляре сведены воедино важнейшие правила и принципы распорядка дня.

— Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психологической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.

— Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем систематических наблюдений определите свой график продуктивности.

— Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в физической, психической и духовной сферах имеют место периодические колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.

— Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.

— Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершенствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например в целях избавления от мешающих привычек.

— Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Организационные принципы распорядка дня Начало дня

1. Начинать день с позитивным настроем.

2. Хорошо позавтракать и без спешки на работу.

3. Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка плана дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без раскачки.

7. Согласовывать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами.

Основное время дня

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.

11. Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.

12. Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп).

15. Небольшие однородные задачи выполнять сериями.

16. Рационально завершать начатое.

17. Использовать временные «остатки».

18. Работать, учитывая колебания общей трудовой активности в течение дня (график дневных «помех»).

19. Выкраивать спокойный час.

20. Контролировать время и планы.

Конец дня

21. Завершать несделанное.

22. Контроль за результатами и самоконтроль.

23. План на следующий день.

24. Домой — с хорошим настроением.

25. Каждый день должен иметь свою кульминацию.

— Свои рабочие задачи ставьте сначала под вопрос и изыскивайте меры, которые могли бы помочь вам в саморазгрузке.

Используйте материал главы «Организация и исполнение» для своих нужд. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Использование главы «Организация и исполнение» Страница Мысли, ассоциации, темы К какому времени проработать, применить? Контроль

Берегите свое время (см. начальную главу «Значение времени»), обходитесь со своим временем так же, как вы обходитесь со своими деньгами!

Не "всё в свое время", а "всё в мое время"!

5. Контроль: Как обеспечить успех и запланированный результат

5.1. Функции контроля

Последней функцией во внешнем кольце круга самоменеджмента является контроль. Многие специалисты видят в нем основную деятельность менеджера.

Контроль за результатами служит улучшению, а в идеальном случае — оптимизации трудового процесса. Вы выявляете, были ли достигнуты поставленные цели, и вносите необходимые коррективы.

Всякая постановка цели и планирование эффективны лишь настолько, насколько эффективны следующие за ними реализация и завершающий контроль за исполнением.

Контролируйте регулярно реализацию своих временных планов!

На менее удачных результатах и возникающих ошибках вы можете только поучиться: таким образом вы набираетесь опыта. Контроль, кроме того, способствует повышению мотивации труда (ощущение успеха) и задает импульсы для новой постановки вопросов и проблем.

Контроль как функция самоменеджмента охватывает три задачи:

- Осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?

- Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель? Какие имеют место отклонения?

- Корректировка по установленным отклонениям. Время, продолжительность и регулярность контроля в определяющей степени зависят от исполняемых задач и поставленной цели.

В этой связи следует различать:

- контроль процесса и осуществляемой деятельности;

- контроль результатов (целевой контроль).

5.2. Контроль процесса

Регулярно, через равные промежутки времени проверяйте свои планы и организацию труда.

Постоянно в течение дня задавайте себе, например, такие вопросы:

- выполняете ли вы действительно необходимые задачи?

- подходите ли вы к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью? О справляетесь ли вы с запланированными задачами в установленное время?

- перепоручаете ли вы в достаточном объеме дела, в том числе и срочные?

- собираете ли вы в единый блок небольшие дела, телефонные разговоры и т.п.?

- используете ли вы все другие возможности рационализации и разгрузки?

- ведете ли борьбу с «помехами» и «поглотителями времени»!

Регулярно анализируйте свою деятельность и свое время и составляйте листок дневных «помех», чтобы контролировать и совершенствовать свою рабочую методику (см. формуляры в начальной главе).

Полученный в результате этого опыт поможет вам выявить «поглотителей времени», вредные привычки (длительные телефонные разговоры, ненужную отчетность, лишние или слишком продолжительные совещания, неприятные отвлечения от работы, слишком большой объем представительской деятельности, неверные приоритеты, недостаточное делегирование дел) и принять соответствующие контрмеры. Для подобных письменных протоколов нет альтернативы. Уже сам факт сознательного записывания действует как средство самовоспитания.

Анализ деятельности и времени как процесс контроля

Анализ деятельности и времени в рамках контроля как функции самоменеджмента означает сравнение фактического использования вашего времени в течение дня и недели с запланированным. Контроль деятельности и времени может осуществляться следующим способом.

Анализ видов деятельности и расхода времени План Ʃ, ч Факт Ʃ, ч Выигрыш в часах Задачи, которые вы исключаете, делегируете, переносите, рационализируете. 1. Запланированное время (целеустановка).

Запишите, какие из важных задач (категория А) вы могли бы выполнять, если бы ежедневно имели на 1 час больше времени в своем распоряжении:

1. ________________________________

2. ________________________________

3. ________________________________

4. ________________________________

5. ________________________________

2. Восприятие фактического течения времени и деятельности.

Фиксируйте в колонке «Фактическое состояние» всю свою работу, периодически выполняемую в течение дня или недели.

Фактическое состояние Фактически затраченное время (ч, мин) Планируемое состояние Планируемое время (ч, мин) Перечисление регулярно воспроизводимых в течение дня или недели видов деятельности День Неделя Перечисление возможностей оптимизации в целях экономии времени День Неделя

Регистрируйте сначала только виды деятельности и затраченное время, а затем исследуйте причины и детали.