Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

• Название: Ваше время в ваших руках
• Автор: Лотар Зайверт
• Жанр: О бизнесе популярно

Время — самый ценный капитал руководителя и самый дефицитный ресурс. Как его рационально использовать? Как свести к минимуму потери времени? Как установить приоритеты в работе? Как планировать рабочий день? Как эффективно организовать свою деятельность и постоянно сохранять работоспособность? По этим и многим другим вопросам вы найдете практические советы и рекомендации в книге, которую держите в руках.

Для руководителей разного уровня и широкого круга читателей.

---

Следующий формуляр с 6 блоками вспомогательных вопросов вы можете использовать при выдаче конкретного поручения.

Что? Что вообще надо сделать? _______________ Какие частичные задачи надо выполнить в отдельности? _______________ Каким должен быть конечный результат? _______________ Какие отклонения от него могут быть приняты во внимание? _______________ Каких трудностей следует ожидать? _______________ Кто? Кто больше всех подходит для выполнения этой задачи или деятельности? _______________ Кто должен помогать при выполнении? _______________ Почему? Какой цели служит данная задача или деятельность? _______________ Что произойдет, если работа будет полностью или частично не выполнена? _______________ Как? Как надо подходить к выполнению задачи? _______________ Какие методы и способы следует применить? _______________ На какие предписания и инструкции надо обратить внимание? _______________ Какие инстанции и подразделения надлежит проинформировать? _______________ Какими могут быть затраты? _______________ С помощью чего? Какие вспомогательные средства должны быть использованы? _______________ Чем должен быть оснащен сотрудник? _______________ Какие документы могут понадобиться? _______________ Когда? Когда нужно (следует) начать работу? _______________ Когда работа должна быть окончена? _______________ Какие промежуточные сроки должны быть соблюдены? _______________ Когда сотруднику следовало бы проинформировать меня как руководителя о ходе работы? _______________ Когда я должен проконтролировать и, если потребуется, вмешаться в рабочий процесс? _______________ Контроль за поручениями

Заведите реестр поручений, чтобы контролировать сроки и ход выполнения задач.

Предлагается следующий образец:

Наименование _______________________ Дата заполнения _______________________ Срок завершения проекта _______________________ Описание проекта _______________________ Цель и намеченный результат _______________________
Приоритет Конкретные задачи Время на исполнение Кому поручено Начато Срок промежуточного контроля Окончено Отметка о выполнении А Б В

3.6. Резюме

— Успешно работать - значит точно и хорошо выполнять нужные задачи.

— Принятие решений предполагает установление целеориентированных и однозначных приоритетов.

— Для целесообразного и эффективного выполнения ваших задач безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность.

— Установление приоритетов помогает вам:

- планомерно вести дела;

- выполнять срочную работу к установленному времени;

- регулировать перерывы в работе; проверять степень срочности;

- определять альтернативные решения, например с помощью вспомогательных вопросов; учитывать возможности делегирования.

— ваши личные приобретения:

- вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент);

- избегаете ненужных конфликтов со своими целями; избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;

- избегаете «переделывания» уже сделанного; избегаете ненужного стресса.

— Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию временигласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.

— К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.

— С помощью анализа АБВ вы обеспечиваете упорядочение задач по их значимостии ориентацию результатов работы на достижение нужного эффекта.

— Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного(основное правило эффективной организации труда)!

Задачи А Задачи Б Задачи В Весьма важные Важные Менее важные 15% всех задач 20% всех задач 65% всех задач 65% общей значимости 20% общей значимости 15% общей значимости Выполнять самому, не перепоручать Частично поручать Поручать, сокращать, вычеркивать

— Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разделаться сразу.

— Освобождайтесь от «тирании» спешности:

Никогда не допускайте того, чтобы важные дела становились срочными!

Старайтесь срочные, но менее важные дела не выполнять лично, а делегировать!

— Работайте последовательно в соответствии с принципом Эйзенхауэра и не бойтесь «менее срочные/менее важные» дела переправлять либо в архив, либо в корзину.

— Делегированиемназывается поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности.

— Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам Для раскрытия своих способностей (мотивация).

— Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.

— Успешное делегирование предполагает:

- готовность делегировать (желание);

- способность делегировать (возможность).

— Кто неэффективно делегирует, тот осуществляет неэффективный менеджмент.

— Делегируйте под контролем также средне- и долгосрочные задачи из вашей сферы деятельности,

— Ежедневно делегируйте как можно чаще и как можно больше — насколько позволяют рабочая ситуация и потенциал сотрудников.

— Делегируйте не только своим подчиненным, но и другим подразделениям и сервисным службам,

— 6 основных вспомогательных вопросов по делегированию способствуют оперативному принятию решений:

- Что должно быть сделано?

- Кто должен это сделать?

- Почему он должен это сделать?

- Как он должен это сделать?

- С помощью чего он должен это сделать?

- Когда он должен это сделать?

— Эффективное делегирование предполагает соответствующую организацию труда: планируйте делегирование своих задач и следите за их выполнением и соблюдением сроков с помощью листка контроля.

— Степень соучастия сотрудников в процессе делегирования отражает умение руководителя выполнять свои функции (руководство посредством делегирования).

— Помните: подчиненные позитивно оценивают ваш стиль, если вы много делегируете.

Практикуйте менеджмент посредством делегирования!

Используйте материалы главы «Принятие решений» для своих нужд. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?

Всегда и всюду снова и снова задавайте себе вопрос: «Как я могу наилучшим способом использовать свое время в настоящий момент?» Устанавливайте свой приоритет, даже если у вас всего лишь 10 мин.

Использование главы «Принятие решений» Страница Мысли, ассоциации, темы К какому времени проработать, применить Контроль

4. Реализация и организация: Как овладеть трудовым процессом и реализовать трудовую активность