Евгений Панасенко - Логистика. Персонал, технологии, практика

• Название: Логистика. Персонал, технологии, практика
• Автор: Евгений Панасенко
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2011
• ISBN: 978-5-9729-0034-3

Книга является одной из немногих, основанных на обширном практическом опыте директора по логистике. Теоретические основы логистики изложены простым и понятным языком, без избыточного количества формул и научных изысков, с большим количеством примеров. Обширный набор приложений позволяет применять данное издание в практической деятельности. Особое внимание уделено управлению персоналом и построению системы совершенствования качества логистических услуг. Безусловный интерес представляют разделы, излагающие опыт работы с логистическими операторами. Книга содержит советы и рекомендации по определению места логистики в компаниях, приводит наиболее распространенные ошибки на пути построения деятельности логистических подразделений.

Книга предназначена руководителям компаний, специалистам и менеджерам, которые занимаются логистикой, а также студентам и преподавателям транспортных и экономических вузов.

---

Адресная инвентаризация

Проводится в привязке к расположению мест хранения товара. Инвентаризации по местам хранения может проводиться по рядам, по уровням ряда, по зонам хранения товара, по фактам обнаружения недостачи.

Плановая адресная инвентаризация проводится по утвержденному регламенту. Пример графика проведения адресных инвентаризаций – табл.5.1.

Инвентаризация по наименованиям

Проводится по наименованиям, имеющим установленный приоритет качества хранения. Инвентаризация производится по утвержденным спискам и регламенту. Пример регламента проведения инвентаризаций по наименованиям – табл. 5.2.

Инвентаризация по рекламациям

Проводится по факту рекламации клиента об отклонениях в заказе по признакам "недовложение", "излишки", "пересорт".

Таблица 5.1

План-график проведения адресных инвентаризаций на I квартал 2009 года

Таблица 5.2

Регламент проведения инвентаризаций по наименованиям

Инвентаризация по отказам

Проводятся при появлении отказа по признаку ТН ("товара нет"), т. е. в ячейке, указанной в наборном листе, данного товара не обнаружено. Инвентаризация проводится в радиусе +/– одно место, включая ячейку с признаком отказа ТН.

Инвентаризация при выявлении пересортицы на складе Проводится при выявлении расхождения факта нахождения товара данного наименования в ячейке хранения с информацией в БД Склад.

Инвентаризация по результатам инвентаризации

Проводится с целью проверки адекватности результатов счета, при расхождениях результатов очередной инвентаризации с информацией в БД Склад, либо при некорректном внесении информации в инвентаризационную ведомость.

Таблица 5.3

Отчет о состоянии товарного учета за февраль 2009 года

Основным документом инвентаризации является инвентаризационная ведомость (ИВ). ИВ заполняется, подписывается специалистом по товарному учету, оператором ввода данных в БД, участниками счетной группы. После обработки ИВ подшивается и хранится не менее 3-х месяцев.

Для того, чтобы контролировать динамику изменения качества товарного учета, обязательно организуйте мониторинг результатов текущих инвентаризаций. Вот как выглядит итоговая таблица по результатам инвентаризаций (табл. 5.3).

Данный отчет должен быть включен в программное обеспечение склада и позволять видеть всю картину в любом избранном временном диапазоне.

5.2.3. Порядок сверки баз данных

В понятие системы товарного учета входит и сверка финансово-управленческой и складской баз данных. Рекомендуется проводить ее еженедельно, в период, когда в БД происходят минимальные перемещения.

5.2.4. Полная инвентаризация с остановкой рабочих процессов

Рассмотрим организацию проведения полной инвентаризации с остановкой рабочих процессов на крупном складе.

Прежде всего, определимся в терминологии и сокращениях:

ИК – инвентаризационная комиссия. Лица, уполномоченные руководителем компании на подписание инвентаризационной ведомости по итогам инвентаризации.

ИВ– инвентаризационная ведомость. Итоговый документ, описывающий все товарные запасы и иные ТМЦ, в количественном выражении, выявленные по итогам физических пересчетов и подписанный членами инвентаризационной комиссии.

СЛ – счетный лист. Документ, используемый счетными группами во время пересчета товаров на заданных местах хранения.

СГ – счетная группа. Группа сотрудников фирмы или привлеченной аутсорсинговой компании для производства физического пересчета товаров и ТМЦ на заданных местах хранения.

Формулируем цель инвентаризации. К примеру:

– полная инвентаризация товаров, хранящихся с целью продажи;

– полная инвентаризация товаров, включая некондиционный товар, рекламную продукцию, тару и расходные материалы.

Задаемся глубиной просчетов:

Вариант 1. Один независимый физический пересчет с пересчетами по результатам сверки с БД на момент начала пересчета.

Вариант 2. Два независимых физических пересчета, с последующими физическими пересчетами по результатам расхождений первых двух независимых пересчетов до момента схождения двух подряд пересчетов.

Приступаем к расчету требуемого ресурса.

Прежде всего, разбиваем все места хранения на ярусы и виды хранения. Далее, рассчитываем среднюю производительность счета в зависимости от классификации мест хранения. Полезно при этом составить матрицу, примерный вариант которой приведен в табл. 5.4.

Таблица 5.4

Расчет ресурса для проведения пересчетов при проведении инвентаризации 

С помощью этой матрицы вы можете рассчитать потребность в ресурсе на проведение заданного количества пересчетов. Следует учитывать, что 1 и 2-й пересчеты потребуют 100-процентного использования ресурса, 3-й пересчет обычно – до 30 % ресурса, дальнейшие пересчеты по расхождениям – примерно 25–30 % от ресурса, рассчитанного по данной матрице. Учитывайте при этом структуру счетных групп – для работы на верхних ярусах вам может понадобиться дополнительно оператор погрузчика, который не участвует в просчетах, но обеспечивает их технически. Кроме того, вам понадобится рассчитать необходимое количество операторов для заведения информации в БД. Рассчитайте среднее время на заведение в БД информации построчно из счетных листов. Зная количество строк (ячеек хранения), вы можете рассчитать количество человеко-часов времени труда операторов. Естественно, с учетом технических перерывов. И не забывайте – особенно напряженным труд операторов бывает на третьем и последующих пересчетах, так как в это время им требуется не только вводить данные, но и оперативно готовить ведомости для последующих пересчетов по расхождениям.

Далее, следует расчет технического обеспечения. Особенно это важно в складах с многоярусным стеллажным хранением товара. В этом случае вам могут понадобиться специальные приспособления для работы счетных групп на верхних ярусах. Обычно для этих целей применяются специальные корзины, которые крепятся на вилы погрузчиков. При этом особое внимание следует уделять технике безопасности. Конечно, идеальный вариант – пересчитывать товар на полу. Но производительность пересчетов при этом снизится в 2–3 раза…

Вы можете варьировать двумя рамочными параметрами при планировании ресурса – допустимой численностью персонала, привлеченного к подсчетам и длительностью проведения инвентаризации. Как правило, на проведение полной инвентаризации на крупных складах планируют не менее 6–7 рабочих дней.

В зависимости от поставленной цели, требуемый ресурс может отличаться существенным образом. Поскольку полная инвентаризация требует полной остановки рабочих процессов, важно адекватно поставить цель и глубину инвентаризации. Иначе вы рискуете не закончить ее вовремя (до планового начала рабочих процессов). В этом случае вся работа пойдет насмарку.

Резюме. Планирование ресурса на проведение инвентаризации – один из важнейших шагов. Пренебрегая им, вы можете не только не достичь цели инвентаризации, но и еще больше запутать ситуацию и сорвать рабочий процесс последующих продаж.

Формируется программное обеспечение (ПО) инвентаризации.

Программное обеспечение инвентаризации должно обеспечивать:

– оперативный ввод информации по пересчетам;

– оперативную аналитику разночтений в пересчетах и подготовку счетных листов на последующие пересчеты;

– сравнительный анализ результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации;

– возможность подготовки итоговой инвентаризационной ведомости с разбивкой на заданную классификацию товаров или по отдельным физическим складам.

На время проведения инвентаризации данное ПО функционирует изолированно от основной БД. Доступ к результатам анализа результатов пересчетов и информации о товарных остатках на дату начала инвентаризации ограничивается.

Итак, с расчетами закончили.

Переходим к организационным вопросам, которые необходимо учитывать при проведении инвентаризации.

1. Подготовьте инструкции членам счетных групп. Помимо общих правил счета и внесения информации в счетные листы, рекомендуется вносить организационные и дисциплинарные требования. Особенно это относится к сотрудникам офиса, ко торых привлекают к участию в инвентаризации. А именно:

– уходить с рабочего места разрешается только по согласованию с руководителем инвентаризации (или старшим дня);