Джозеф Маккормак - Короче: меньше слов – больше смысла

• Название: Короче: меньше слов – больше смысла
• Автор: Джозеф Маккормак
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-243-6

Шанс преуспеть в бизнесе сегодня имеет тот, кто способен добиться краткости и емкости в коммуникации. Концепция BRIEF поможет сделать из информации любого объема четкое сообщение и использовать возможности инфографики и видео, чтобы превратить презентацию-монолог в переговоры. Эта книга – отличное подспорье для тех, кто хочет ясно и четко доносить свои мысли в любой форме, чтобы экономить свое и чужое время и быть услышанным в эпоху информационной перегрузки.

На русском языке публикуется впервые.

---

Благодаря пяти преимуществам планирования вы:

• Подготовлены. Я готов предоставить информацию.

• Организованны. Я понимаю, как связаны между собой все мои мысли.

• Понятны. Я знаю, что главное в моем сообщении.

• Действуете по ситуации. Я могу предложить более широкую картину, чтобы моя позиция стала отчетливее.

• Уверены. Я досконально знаю то, о чем говорю.

Составление плана стоит потраченных усилий. Это не слишком большая плата за избавление от сумбурности изложения и за экономию времени.

Построение интеллект-карт и современное планирование

Все большую популярность приобретает практика составления интеллект-карт, или визуальных схем. Это вполне логично, поскольку все элементы метода, которые делают его столь привлекательным, присутствуют в современном мире: широкое распространение программного обеспечения, применение планшетов и тяга к визуализации.

Чак Фрей, специалист по составлению интеллект-карт, рассуждает о ценности визуальных схем{18}:

Программное обеспечение для составления интеллект-карт прекрасно подходит для определения информационных приоритетов, потому что позволяет собирать, организовывать, оценивать и действовать на основании огромного количества данных, знаний и идей… оно дает возможность перемещать темы и подтемы, прикреплять к ним заметки, ссылки и документы, которые поясняют контекст, и играть со своими идеями в игру «что если». Ничто иное не предоставляет столько возможностей и гибкости при работе с информацией, как программное обеспечение по составлению интеллект-карт.

Интеллект-карты получают распространение благодаря таким верным сторонникам, как Фрей. Он объясняет, что компании, подобные Boeing, охотно используют их, поскольку «они представляют собой основу, которая позволяет размышлять над тем, как вы мыслите». Интеллект-карты как рабочий инструмент распространяются все шире. Например, в компании Boeing есть внутренний форум для их продвижения и поощрения. Компания Mindjet, лидер среди разработчиков программного обеспечения по составлению интеллект-карт, решениями которого пользуются 80 процентов компаний из списка Fortune 100, предлагает пользователям простой, но эффективный инструмент для борьбы с перегруженностью информацией и наведения порядка в информационном хаосе{19}.

И программное обеспечение Mindjet, и даже бесплатные, менее известные инструменты (Bubbl.us, например) вызывают повышенный интерес, так как основаны на визуализации, логичны и интуитивно понятны.

Краткие выводыНа подготовку к тому, чтобы говорить меньше, нужно время

Большинство людей слишком заняты или ленивы, чтобы тратить время на умение быть лаконичным. Блез Паскаль говорил: «Это письмо получилось таким длинным, потому что у меня не было времени сделать его короче». Если не прикладывать усилий и не тратить время, результатом станет путаница. Еще Гораций утверждал: Brevis esse laboro, obscurus fio («Стараюсь быть кратким – становлюсь непонятным»).

Карты BRIEF – удобный инструмент для формирования краткости

Растущее число компаний, применяющих интеллект-карты, побудило меня попытаться разобраться, почему о них так много говорят. Чтобы улучшить передачу информации за счет упрощения сложных сообщений и превращения их в одностраничную наглядную схему, я решил разработать особый тип интеллект-карты – карту BRIEF.

Эти карты объясняют и обобщают важную информацию. Они полезны и удобны для руководителей, помогают кратко излагать содержание отчетов о результатах работы, выводов, сделанных на собраниях, и обобщать стратегии. BRIEF способны выразить корпоративную идеологию, выделить ключевой аспект нового продукта, упростить сложную проблему, на понимание которой ушло бы много времени. Такие карты помогают обеспечить направленность развития нужной темы – и поддерживают ее четкость и последовательность.

Буквы в аббревиатуре BRIEF обозначают определенную функцию каждого блока на карте. Центральный блок, представляющий собой основную задачу вашей коммуникации, называется блоком BRIEF. Перед построением карты BRIEF я рекомендую воспользоваться аналитической картой (см. рисунок ниже), которая отражает то, что вы можете сказать по теме, и определяет последовательность и логику этих мыслей. Любая карта BRIEF структурирована следующим образом:

B (от англ. background) – вводная информация или начало (beginning).

R (от англ. reason) – причина или актуальность (relevance).

I (от англ. information for inclusion) – информация для вовлечения аудитории.

E (от англ. ending) – заключение или выводы (conclusion).

F (от англ. follow-up) – контроль результатов или вопросы, которые, как вам кажется, могут задать вам (или зададите вы).

Как можно применять карту BRIEF

Предположим, Боб трудится над проектом по замене важнейшего технического оснащения и обновлению IT-инфраструктуры, который должен обеспечить быстрый рост компании. Ему нужно периодически предоставлять CEO отчет о своей работе. Отчетность почти готова, но с учетом стратегической важности проекта руководитель требует от Боба выделить наиболее значимые данные.

Неправильный подход: Боб решает предоставить информацию без подготовки

Проект сопровождается нарушением планов, в том числе непредсказуемыми результатами, перерасходами по смете и задержками. Однако это шанс для Боба показать свой талант и получить повышение. На кон поставлено многое и для него самого, и для компании. Он хочет произвести хорошее впечатление на руководителя, поэтому решает заехать в офис и вкратце сообщить последние данные. Свой отчет Боб начинает с освещения ключевых показателей. Однако затем отклоняется от темы. CEO запутан множеством незначительных деталей, и, когда он пытается разобраться в сути информации, Боб теряется и занимает оборонительную позицию. Разговор затягивается, это не позволяет сделать выводов. У CEO появляются сомнения в успехе проекта, и оба – Боб и его руководитель – не уверены в его результатах.

Правильный подход: Боб составляет карту BRIEF и поддерживает интерес руководителя.

Боб знает: CEO компании занятой человек, и, чтобы в отчете не было слабых мест и он точно отражал ситуацию, Боб составляет карту BRIEF.

Шаг 1. Блок BRIEF

• Боб придумывает подходящий заголовок – блок BRIEF, – гласящий: «Проект идет точно по графику».

Шаг 2. Вводная информация (начало)

• Боб рассуждает: «Как мне начать отчет? С каких слов? В последний раз CEO задал мне ряд вопросов, и пришлось разбираться с некоторыми проблемами. Следует начать с того, о чем мы говорили в прошлый раз и о чем он помнит. Тогда я сразу заинтересую его и объясню, почему я пришел сегодня». И Боб начинает со слов: «У меня есть новые данные по вопросу, который вы задавали в прошлый раз».

Шаг 3. Причина (актуальность)

• Боб рассуждает: «Почему я говорю с ним именно сейчас? Почему это актуально именно в данный момент?» Он устанавливает четкую связь с предыдущими отчетами и опирается на свой заголовок, объясняя необходимость заказа дополнительной техники для соблюдения плана выполнения проекта.

Шаг 4. Ключевая информация

• Боб рассуждает: «Какую ключевую информацию будет содержать мой отчет?» Он определяет три первостепенных элемента, о которых расскажет руководителю, – важные детали и основные тезисы:

Что сделано по проекту?

Все ли идет по графику?

Что еще необходимо?

Выстроив главную линию своего сообщения из этих трех вопросов, расположенных в правильном порядке, Боб упростил для CEO восприятие и отслеживание хода отчета.

Шаг 5. Выводы

• В отчете должна существовать точка, в которой нужно закончить предоставление данных и сделать выводы. Боб наметил несколько следующих шагов и заверил: «Завтра я предоставлю вам итоговые цены и новые временные рамки работы».

Шаг 6. Ответ на возможные вопросы

• Боб тщательно подготовился к вопросам, которые мог бы задать руководитель. Так он лучше понял, как можно сделать карту BRIEF еще более понятной и обоснованной. Он рассуждал так: «Предоставив последние данные о ходе выполнения проекта, я жду ответной реакции и вопросов руководителя. Только так я смогу узнать, как прошла встреча и всё ли в моем отчете понятно».

• Он готов к следующим вопросам: «Это приведет к простоям или превысит расходы запланированного бюджета?», «Присутствуют ли скрытые риски?» И, конечно же, если Боб сам ответит на эти вопросы, CEO подумает, что подчиненный читает его мысли.

Результат: успешный отчет о ходе проекта

Поскольку Боб внес всю информацию в карту BRIEF, он смог предоставить четкие, последовательные и хорошо подготовленные сведения о выполнении проекта. CEO было несложно проследить их. Боб пришел подготовленным и менее чем за пять минут сообщил всю актуальную информацию о выполнении проекта. CEO остался доволен, а Боб получил одобрение, на которое рассчитывал. И все это благодаря тому, что он не пожалел времени на подготовку к краткости.