Пэт Никерсон - Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту

• Название: Ловушка времени. Классическое пособие по тайм-менеджменту
• Автор: Пэт Никерсон
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-00057-248-1

Это проверенное временем пособие по тайм-менеджменту поможет вам оптимизировать свой рабочий день, повысить продуктивность и справиться со всеми делами в срок. В книге вы найдете 14 самых распространенных ловушек времени и полезные советы и инструменты для их устранения.

На русском языке публикуется впервые.

---

Затем они делают так, чтобы задачи были реальными, измеримыми и могли быть обозримы в ближайшем будущем. Таким образом они развивают понимание и заинтересованность у команд, которым предстоит основывать на этих задачах свои приоритеты.

Какой бы ни была ваша руководящая роль, вы с ней справитесь еще лучше, если обозначите цели (создаете их именно вы), затем проясните задачи (то есть практические пути к достижению этих целей) и далее поможете своим подчиненным расставить приоритеты, прямо отвечающие этим задачам.

Начните с простого – с вашего дома

Все еще не заинтересовались целеполаганием? Тогда начните с простого. Ведь ранее вам уже удавалось успешно использовать навык определения цели, и вы делали это по-своему. Только подумайте – вы уже задействовали эффективный процесс целеполагания для осуществления любой задачи, которой когда-либо гордились, дома или на работе. Когда мы просим слушателей семинара ненадолго задуматься об их «доморощенном» успехе в достижении целей, то видим, как многие лица постепенно озаряются гордостью и радостью. Присоединяйтесь к ним.

• Вы самостоятельно покрасили фасад своего дома, чтобы сэкономить тысячи долларов?

• Вы починили домашний компьютер, и вам помогали только интернет-приятели?

• Вы организовали успешное мероприятие для благотворительного общества?

• Вы тренировали команду малой лиги и привели ее к победе?

• Ваши занятия садоводством позволили накормить семью и половину района?

Вспомните о недавнем домашнем достижении, которым вы можете гордиться. Какие навыки целеполагания вы использовали?

• Ваши цели были конкретными и реалистичными.

• Вы задали достаточный отрезок времени, чтобы не терять мотивации.

• Вы определили задачи и этапы для отслеживания своего прогресса.

• Вы установили приоритеты и выполнили работы во время и в рамках бюджета.

• Вы упорно продолжали, пока не достигли цели.

Цели, действия и результаты

Вот некоторые из простых «доморощенных» целей, недавно подтвержденных слушателями семинара.

Цель: за месяц до встречи одноклассников сбросить два килограмма.

Действия: покупал продукты только с низкой жирностью; месяц не питался вне дома. Снова начал тренировки; с парковки возвращался домой пешком.

Результат: сбросил три килограмма. На мероприятии выглядел и чувствовал себя замечательно.

Цель: в апреле/мае перед отпуском посетить десять уроков тенниса.

Действия: искала местных тренеров по теннису и положительные отзывы о них. В феврале начала экономить, чтобы оплатить уроки. Наняла тренера в конце марта. Предупредила своих уже подросших детей о том, что по субботам они готовят обед сами.

Результат: уже прошла четвертый урок. Отказалась от нескольких плохих привычек, выиграла два матча.

Неожиданный результат: мой ребенок составил свой «предканикулярный» план. Мы хвалим друг друга за ежедневные успехи.

Четкая последовательность: от целей к задачам и приоритетам

Некоторые сотрудники, кажется, рождены с пониманием этого. Другие предпринимают сознательные действия, чтобы узнать и использовать это. Вот пример, который Алек Маккензи счел вдохновляющим: во время путешествия с семьей он встретил официантку – энергичную девушку, которая рассказала, что приехала в США из Германии, задумав достичь определенной цели в карьере.

Живые голоса

– В течение пяти лет я хочу стать владелицей своего собственного предприятия. Я решила, что степень МБА поможет мне в этом, – сказала эта девушка.

– Вы сейчас учитесь в магистратуре? – спросил Алек.

– Нет, я посещаю уроки математики и предпринимательства в местном колледже. Это нужно, прежде чем я смогу попасть в интересующую меня магистратуру. Остался всего один семестр. А пока я зарабатываю деньги на последний семестр.

Девушка интуитивно поняла этот ступенчатый процесс: цели, задачи, приоритеты.

• Она поставила перед собой всеохватывающую цель: за пять лет стать владелицей собственного бизнеса.

• Определила свои задачи: степень МБА после магистратуры.

• Затем расставила приоритеты: пройти обучение на подготовительных курсах и заработать в ресторане достаточно денег для оплаты последнего семестра в колледже.

Если вы, как эта девушка, обретете навыки достижения личных целей, то сможете применить их к любой трудной рабочей задаче. Ставки могут быть выше, а игроков больше, но вы уже интуитивно узнали, как переходить от целей к задачам и далее к приоритетам.

На работе цели и задачи часто исходят сверху

Цели, продиктованные стратегическими планами вашей организации, в основном определяются на вышестоящих уровнях. Они доводятся до вашего сведения через руководителей отделов или подразделений. Большинство компаний, безусловно, придерживаются некоторой разновидности «управления по целям», наглядно поясняемого так:

Крупномасштабный пример с промышленным производством

Скажем, большая сталелитейная компания приступает к строительству новой доменной печи и производственных помещений для сталеварения. На завершение этого огромного проекта будет потрачено несколько лет и множество ресурсов.

Изложение целей может содержать общие стратегические подробности: необходимый участок земли; влияние на окружающую среду; доступ к морским, железнодорожным и автомобильным перевозкам; производственные возможности; количество и типы обрабатываемых руд; типы производимой стали. Короче говоря, множество решений, из которых складываются стратегические цели этого проекта.

Затем в каждой отдельной категории ранних этапов развития будут определены подробные задачи: распределение акций, заимствование средств, составление бюджета, заключение договоров, проектирование, конструирование, закупка, архитектура, производство, тестирование, а позднее – подбор сотрудников, наем, укомплектование персоналом и повседневные планы работы. Как бы тщательно ни прогнозировала компания такое масштабное, долгосрочное предприятие, эти задачи будут пересмотрены и исправлены, поскольку в течение многолетней жизни нового проекта промышленные и финансовые условия меняются.

В конце концов, когда строительство завода подходит к завершению, каждый ответственный менеджер составляет список приоритетов для отделов и распределяет задачи для команд, которые будут их решать. Достижения отделов отслеживаются с помощью отчетов и аудита хозяйственной деятельности – ежедневно, еженедельно, ежемесячно, – по мере того как завод достигает своей производственной мощности. В течение года команды и отдельные сотрудники получают периодические обзоры эффективности работы, которые выявляют их достижения и расширяют карьерные перспективы.

Приходится ли вам управлять огромным предприятием, подобным описанному выше, возглавляете ли вы небольшую компанию или вы специалист в компании среднего размера – при принятии заданий вам нужно чувствовать себя уверенно и добиваться ясности задач.

От корпоративных целей и задач к вашим личным

Изо дня в день вам надлежит думать о собственных задачах как об особых, неотложных делах или группах дел, которые происходят от долгосрочных, более широких корпоративных целей и задач отделов. Вы должны быть в состоянии по первому требованию составить подробный список ваших главных задач текущего года.

Пример. Делия Кронин, финансовый директор

Цель: в 2010 году компания Делии хочет расширить свою деятельность в Азии и прийти в две новые страны – Сингапур и Таиланд. Условия в них существенно отличаются, поэтому уже есть два набора целей и завершены переговоры о слиянии с местными партнерами.

Задачи. Разработаны для каждой сферы коммерческой деятельности в обеих странах: финансирование, производство, маркетинг, продажи, обслуживание клиентов – весь спектр. Основываясь на списке задач для финансовой группы, Делия Кронин теперь составляет свой список задач на год, выбирая восемь важнейших рисков/возможностей, с которыми она должна справиться при помощи других сотрудников.

• Она перечисляет сферы задач в произвольном порядке, а затем нумерует их по важности «для выживания».

Задачи финансового директора, с января по январь, год: ____

• По мнению Делии, задачи 1–4 представляют наибольший риск и ценность. Эти важнейшие пункты помещены в приоритетные интервалы времени, потому что им свойственно оказывать большое влияние, иметь широкий охват, быть нестабильными и частично подконтрольными другим людям (включая правительство). В течение года они потребуют наиболее пристального внимания со стороны Делии и принятия решений, оказывающих большое влияние. Она будет ответственна за все восемь сфер, но в большей степени сосредоточится на пункте 1, затем на пунктах 2, 3, 4.