Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

• Название: Кадровый учет для «упрощенцев»
• Автор: Екатерина Шестакова
• Жанр: Малый бизнес
• Год: 2015
• ISBN: 978-5-222-23435-8

Любая предпринимательская деятельность – это не только извлечение прибыли, это прежде всего люди, которые работают в компании или у предпринимателя. Даже сам предприниматель, который трудится на себя, является работником. Аналогичная ситуация возникает и в том случае, когда в компании работает только генеральный директор, который одновременно является учредителем. И ошибочно полагать, что кадровый учет и кадровую отчетность в этом случае вести не нужно. Но большая ответственность на работодателе лежит, если в штате компании или предпринимателя трудятся работники. В этом случае необходимо и правильно оформлять их на работу во избежание штрафных санкций, и начислять им заработную плату, и предоставлять отпуск. В некоторых случаях нерадивых сотрудников можно привлечь к ответственности, а особо отличившихся – наградить. Но как это сделать? В этой книге приведены рекомендации по созданию локальных актов, оформлению документов при принятии на работу сотрудников, изменении условий труда, увольнении персонала. Также даются ссылки на нормативные акты и инструкции, которые пригодятся как опытному кадровому работнику, так и предпринимателю, который никогда не сталкивался с вопросами кадрового делопроизводства.

---

Екатерина Шестакова Кадровый учет для «упрощенцев»

Глава 1 Прием на работу

Представим себе такую ситуацию: к вам пришел потенциальный сотрудник. И вроде бы работа для него у вас имеется. Однако во избежание заполнения лишних бумаг вы решили его не оформлять на работу, а просто дать ему задание. Поскольку выполнил он его некачественно, вы решили не оплачивать ему эту работу. Впоследствии оказалось, что этот работник является иностранным гражданином, который, тем не менее, пошел в суд и доказал, что действительно работал. Какие негативные последствия могут возникнуть для вас как для работодателя?

Во-первых, это огромный административный штраф. Согласно ст. 18.15 КоАП РФ неуведомление или нарушение установленного порядка и (или) формы уведомления территориального федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции о привлечении к трудовой деятельности в Российской Федерации (иностранных) граждан влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от тридцати пяти до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц – от четырехсот до восьмисот тысяч рублей либо административное приостановление деятельности на срок от четырнадцати до девяноста суток.

А во-вторых, это уголовная ответственность за невыплату заработной платы. Согласно ст. 145.1 УК РФ частичная невыплата свыше трех месяцев заработной платы наказывается штрафом в размере до ста двадцати тысяч рублей или в размере заработной платы, или иного дохода осужденного за период до одного года, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до одного года, либо лишением свободы на срок до одного года.

Таким образом, возможны очень плачевные последствия для бизнеса. Чтобы этого не произошло, нужно правильно оформлять прием на работу сотрудников.

1.1. Документы для приема на работу

Перечень необходимых документов для приема на работу поименован в ст. 65 Трудового кодекса РФ. В состав необходимых документов входят:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ.

Следует обратить внимание, что в этом перечне нет ни анкеты, ни различных справок о психическом состоянии, ни заявления о приеме на работу.

Однако рекомендуется такое заявление все-таки взять.

Генеральному директору

ООО «Резерв»

Лукьянчуку А. Н.

Ивановой Р. Л.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас принять меня на работу менеджером по управлению персоналом с должностным окладом 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей. Личная подпись Р. Л. Иванова

18 сентября 2014 г.

При этом данный перечень документов должен быть собран на всех сотрудников, даже если индивидуальный предприниматель работает сам на себя. Соберите копии данных документов и создайте личное дело.

Для некоторых категорий работников требуются дополнительные документы, например для продавцов необходимы медицинские книжки.

Медицинские книжки нужны:

• воспитателям и учителям;

• медицинскому персоналу родильных домов и больниц, санаторно-курортной отрасли, интернатов для детей и инвалидов;

• работникам гостиниц и общежитий;

• работникам парикмахерских, бассейнов, спортивно-оздоровительных организаций и клубов;

• фармацевтам;

• работникам водопроводных и канализационных сооружениях и сетей;

• продавцам продуктов питания.

Работодатель может хранить как оригиналы медицинских книжек с согласия работника, так и нотариально заверенные копии медицинских книжек, либо на время проведения проверочных мероприятий требовать от сотрудников предоставления оригиналов этих документов.

Особые требования установлены законодательно для приема иностранцев.

Некоторые документы при приеме их на работу не нужны:

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС) – иностранным гражданам, временно пребывающим в РФ и заключающим трудовой договор на срок менее шести месяцев;

• документы воинского учета – иностранным гражданам, временно или постоянно проживающим в РФ.

При трудоустройстве иностранного гражданина работодатель вправе запросить миграционную карту или разрешение на работу (ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации»). Не понадобится оформлять разрешение на работу иностранным гражданам, получившим вид на жительство, то есть имеющим статус постоянно проживающих.

Если иностранный гражданин прибыл по визе, то понадобится целый ряд документов. Рассмотрим алгоритм приема на работу иностранца:

1) подать по месту регистрации организации в центр занятости населения заявление-анкету о предоставлении работодателю государственной услуги содействия в подборе необходимых работников и сведения о потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест;

2) получить разрешение на привлечение и использование иностранных работников. Госпошлина составляет 3000 рублей (пп. 12 п. 1 ст. 333.28 НК РФ);

3) оформить персональные приглашения на въезд (если иностранный гражданин находится за границей). За каждое такое приглашение нужно будет уплатить госпошлину в размере 200 руб. (пп. 7 п. 1 ст. 333.28 НК РФ);

4) подать до 1 мая в соответствующий орган в субъекте Российской Федерации заявки о необходимости привлечения иностранных граждан в качестве рабочей силы. За получение каждого разрешения взимается госпошлина в размере 1000 руб. (пп. 13 п. 1 ст. 333.28 НК РФ);

5) получить персональные разрешения на работу для иностранных граждан – потенциальных работников;

6) предоставить в отделение Федеральной миграционной службы гарантийное письмо на каждого иностранного работника на бланке организации, заверенное подписью руководителя и печатью организации[1];

7) уведомить налоговый орган по месту своего учета о привлечении и использовании иностранных работников в течение 10 дней со дня подачи ходатайства о выдаче иностранному гражданину приглашения в целях осуществления трудовой деятельности, либо о прибытии иностранного гражданина к месту работы или к месту пребывания, либо о получении иностранным гражданином разрешения на работу, либо о заключении с иностранным работником в Российской Федерации нового трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг).

Рекомендации:

1. При приеме на работу запрашивайте только документы, установленные в ст. 65 ТК РФ.

2. В некоторых случаях потребуются дополнительные документы, например медицинские книжки. Большее количество документов нужно при трудоустройстве иностранного работника. Избежать сбора документов за иностранного работника можно, если воспользоваться услугами специализированного кадрового агентства, которое займется этим.

3. Заявление о приеме на работу не является обязательным документом, однако его все же рекомендуется взять.

4. Перечень документов не допускает исключений, если индивидуальный предприниматель работает сам на себя или в фирме числится один генеральный директор.

1.2. Трудовой договор

Трудовой договор является обязательным документом при оформлении на работу.

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Кроме того, в трудовом договоре содержатся как обязательные, так и дополнительные сведения. Перечень сведений, которые указываются в трудовом договоре, установлен в ст. 57 ТК РФ. К ним относятся:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;