Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

• Название: Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей
• Автор: Джина Трапани
• Издательство: МаннИвановФерберc6375fab-68f1-102b-94c2-fc330996d25d
• Жанр: Психология, личное
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-91657-939-0

Благодаря этой книге вы научитесь выполнять нужную работу, сосредотачивая всю свою энергию и время на том, что принесет максимальную пользу вам и вашей компании. Это практическое руководство даст в ваше распоряжение ряд доступных инструментов, которые легко можно опробовать, чтобы выбрать подходящие для себя.

На русском языке публикуется впервые.

---

4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.

5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.

6. Не копируйте письма. Не отправляйте и не читайте сообщения из пересылки, а также не отвечайте на них. Анил Даш, специалист в области ведения блогов, считает, что, если кто-то отвечает на электронное письмо скопированным сообщением, он как будто говорит: «Это достаточно важно для меня, чтобы прерваться и ответить, но не настолько, чтобы непосредственно обратиться к вам». Если отправляемое сообщение требует внимания получателя, включите его имя в поле «Кому». Объясните коллегам, что если они хотят получить от вас ответ, то должны адресовать письмо непосредственно вам.

7. Не отправляйте сообщений по телефону! Если у вас есть несколько минут между встречами или в ожидании самолета, не стоит использовать это время, чтобы ответить на электронные письма, набирая их на крошечной клавиатуре мобильного телефона. Вы можете допустить опечатку или отправить опрометчивый ответ. Дождитесь возвращения за рабочий стол, к ноутбуку или планшету, где можно составить лучший ответ за меньшее время.

8. Отдохните от электронной почты. Попробуйте взять «отпуск» и не пользуйтесь ею две недели, шесть месяцев или дольше. Но прежде чем взять паузу, настройте автоответчик, чтобы по возвращении вас не ждала переполненная папка входящих писем. Оставьте на нем сообщение:

Спасибо за письмо. Я решил отдохнуть от электронной почты до Нового года. Присланное вами письмо было доставлено, так что оно не потеряется, но было бы здорово, если бы вы снова написали мне 4 января или позже. Если вам необходимо срочно связаться со мной, я буду доступен в Twitter или по мобильному телефону.

9. Настройте электронную почту таким образом, чтобы все входящие письма попадали в папку под названием «Отпуск». Вернувшись, просмотрите все по-настоящему важные сообщения, которые вы, возможно, пропустили, и игнорируйте остальные. Если кто-то действительно хочет связаться с вами, он напишет еще раз.

10. Ответьте на все вопросы по электронной почте. Если невозможность ответить на электронные письма заставляет вас нервничать, значит, пришло время заняться почтой. В течение двух недель посвящайте каждое утро ее обработке. (Если трех часов недостаточно, выделите на это больше времени.) Отметьте, повышает ли вашу эффективность склонность отвечать максимально полно. Это поможет вам принять некоторые сознательные решения о том, как лучше распределять свое время и сортировать электронную почту.

11. Откажитесь от электронной почты. Чтобы полностью разгрузить папку с входящими письмами, просто не пользуйтесь почтой. Да, вы действительно можете это сделать, особенно если комфортно себя чувствуете в социальных сетях. Создайте блог, размещайте там отчеты о последних событиях в компании, вместо того чтобы рассылать эту же информацию по электронной почте большому количеству получателей. Общайтесь с проектными командами с помощью Basecamp или другого средства управления проектами. Распространяйте проекты через Google Docs, используйте Skype для быстрой беседы, заменяющей обмен четырнадцатью сообщениями. Для отправки конфиденциальных посланий применяйте Twitter или SMS. Удалите адрес своей электронной почты с визитки и сайта, а также рекомендуйте всем, кому необходимо связаться с вами, звонить по телефону.

Часть VIII Придерживайтесь новой методики

Глава 26 Поддерживайте производительность системы Александра Сэмюэль

Производительность системы подобна религиозному мировоззрению: она работает до тех пор, пока вы в нее верите. Малейший намек на скептицизм относительно необходимой дисциплины, обещанных наград или потенциального превосходства других идеологий, и тут же возникает угроза возникновения неполадок.

Если вы держите свою систему в стадии разработки, то сможете контролировать угрозу. Вот несколько советов для поддержания производительности.

• Сосредоточьтесь на конечном результате. Многие методики производительности настолько сфокусированы на отдельных процедурах, что ревностное поддержание порядка в папках, сортировка контактов или приобретение ячеек для хранения заставляет забыть о преимуществах их применения, которые мотивировали вас изначально. Помните, что система подобна фальшивому богу: не придерживайтесь ее только потому, что купили книгу или программное обеспечение. Если эффективно работать и укладываться в сроки, у вас не будет необходимости постоянно составлять подробные списки задач.

• Создавайте мини-задачи. Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.

• Найдите единомышленников. Одним из самых больших камней преткновения для меня при прочтении книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» было осуждение автором подвесных папок. В моей картотеке только они и использовались. К счастью, я догадалась ввести в Google запрос «GTD подвесные файлы» и обнаружила сообщество энтузиастов, обсуждающих достоинства различных видов папок – и даже бренды – с серьезностью талмудистов. Читая о том, как другие люди реализуют и корректируют систему, я избавилась от рабской приверженности детальному следованию советам. Вы тоже можете сами создавать приверженцев своих идей. Марни Уэбб, исполнительный директор ресурса некоммерческих технологий CompuMentor/TechSoup, держит на полке множество экземпляров книги «Как привести дела в порядок». «Когда один из членов моей команды начинает сетовать, что не может управлять списками, что их слишком много, я достаю книгу с полки и говорю ему, чтобы он снова пришел ко мне с жалобами после того, как в течение трех месяцев будет выполнять установки из этой книги», – рассказывает Уэбб.

• Составьте список (график) планового обслуживания. Несколько лет назад я рассортировала все вещи в домашнем кабинете по красиво подписанным коробкам. Шесть месяцев спустя один мой друг заметил, что какую бы коробку он ни открыл – с надписью «Заплатить по счетам» или «Ручки и маркеры», – он гарантированно находил стопку стикеров, адаптер для iPad, несколько батареек и 37 центов. Теперь я знаю, что создать порядок не значит быть организованным. Раз в четыре-шесть месяцев я должна посвятить пару дней его восстановлению и обновлению системы. (Это один из моих любимых способов эффективно использовать несколько дней после изматывающей поездки или завершения крупного проекта, когда я слишком истощена, чтобы заняться чем-то более серьезным.)

• Предвидьте устаревание. Даже самые лучшие продуктивные системы не всегда выдерживают ход времени и появление новых технологий. Так что применяйте программные средства с возможностью экспорта данных в формате csv, iCal (персональный программный календарь) и других стандартных форматах, и вы не попадете в ловушку, какую бы платформу ни использовали.

• Станьте поклонником эклектики. Трой Ангриньйон, вице-президент по продажам и маркетингу компании Cloudscaling, просто одержим отслеживанием своих целей и задач с помощью таблиц с двумя столбцами, структура которых берет понемногу практически у каждого гуру производительности: Брайана Трейси, Дэвида Аллена, Роберта Фрица. В то время как в глазах приверженцев любой системы сочетание подходов может выглядеть как отступничество, этот метод позволил Ангриньйону создать собственный алгоритм, служивший ему верой и правдой на протяжении пятнадцати лет, даже когда он вносил коррективы в образцы новых инструментов. Вы тоже можете обнаружить, что ваши настройки производительности системы, будь то новый распорядок дня или сортировка бумаг, – это часть творческого процесса, способ подготовить себя к новому году или проекту.