Марк Хёрст - Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Название: Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач
• Автор: Марк Хёрст
• Жанр: О бизнесе популярно
• Год: 2014
• ISBN: 978-5-00057-020-3

Эта книга для тех, кто испытывает информационные перегрузки: нескончаемый поток электронных писем, многочисленные списки дел, загроможденный файлами и ярлыками рабочий стол и постоянные отвлечения на телефон и другие гаджеты. Автор предлагает комплексное решение для всех этих проблем – овладение цифровой грамотностью.

Книга написана для обычных людей (не технарей) и не требует специальных знаний или установленных программ. Прочитав ее, вы начнете работать с меньшим стрессом и более продуктивно, то есть сможете раньше уходить домой и наконец перестанете думать о работе на отдыхе.

---

• Используйте правило двух минут и сделайте все дела, которые можно сделать быстро. Не откладывайте их, даже если процесс индукции долог. В зависимости от объема почтового ящика эта стадия может занять от часа времени, но следует позаботиться об этом, прежде чем очистить ящик полностью.

• С более объемными задачами справиться еще проще: просто заносите их в список дел и двигайтесь дальше. Даже не думайте делать прямо сейчас какое-то крупное дело: ваша цель – удалить эти сообщения и двигаться дальше. Инвентаризацией списка дел можно заняться, когда почтовый ящик опустеет.

Хотя индукция иногда занимает несколько часов, с ее помощью можно очистить почтовый ящик любого размера от всех сообщений. Тем самым вы подготовите его для куда более простой ежедневной очистки, при которой можно постоянно применять метод стабильного состояния – как один раз в день, так и несколько. От самого пользователя зависит, насколько часто он будет проверять почту.

Как часто проверять, как часто очищать

Одни предпочитают проверять новую почту раз или два в день. Это минимизирует возможность отвлечения на что-то другое, пока пользователь не будет готов к обработке новых писем. Другие пользователи предпочитают, чтобы их почтовая программа постоянно проверяла почту в течение дня – это позволяет обрабатывать письма по мере их поступления, так что ящик никогда не переполняется чрезмерно.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи могут выбрать тот метод, который им больше подходит. В разных ситуациях выбор тоже может быть различен. Обычно мой почтовый клиент регулярно проверяет почту, но иногда, когда мне нужно сосредоточиться на каком-то куске работы, я временно приостанавливаю проверку. В любом случае пользователи или компании не должны искусственно ограничивать доступ к входящим письмам – цифровая грамотность предоставляет возможность выбирать, когда и как часто работать с битами.

У пользователей есть выбор и в вопросе, как часто очищать почтовый ящик: сразу по прибытии сообщений или раз-два в день. Многие предпочтут очищать ящик ежедневно в одно и то же время. Лучше делать это в конце дня: так вы получите возможность сполна насладиться вечером и на следующее утро обнаружить в ящике не так много новых писем. Нужно сделать собственный выбор, но нельзя держать письма в ящике более суток.

Пользователям, которые ушли на весь день на собрание или находятся в деловой поездке, возможно, будет сложно вообще выбрать время для очистки почтового ящика. И решение здесь не такое простое: когда времени мало, работа с почтой требует особых усилий. Но выбора нет. Поскольку письма продолжают поступать, нужно постоянно стремиться к пустому почтовому ящику. Единственная альтернатива – постоянно накапливать и накапливать сообщения, что чревато описанными выше проблемами, или держать в ящике определенное количество писем.

Никаких полумер

Подход «определенного количества» – обманчиво привлекательная полумера. Некоторые пользователи предпочитают хранить в ящике пять-десять сообщений, считая, что это «достаточно близко» к нулю. Те, кто придерживается такого подхода, говорили мне, что используют свой почтовый ящик в качестве списка дел. Поскольку они оставили в покое большинство битов, их не отвлекает множество сообщений, а те, что остались в ящике, – просто список дел на сегодня.

Но при этом подходе остаются две проблемы.

1. Это не единственный их список дел. Входящие сообщения – только один источник его пополнения, поэтому у этих пользователей есть и другой – в блокноте или в отдельной компьютерной программе. В результате все дела в одном месте собрать не удается. Приходится тратить время на то, чтобы переключаться от одного списка к другому. Из-за этого теряется производительность и сложно расставить приоритеты. В соответствии с цифровой грамотностью использование единственного списка дел, который описан в следующей главе, решает эту проблему и позволяет сохранять почтовый ящик пустым.

2. Поддерживая определенное количество писем в ящике, пользователь не испытывает чувства завершенности, которое появляется при виде пустого ящика. Собственно говоря, он совершает ту же работу, что проделывал бы для полной очистки ящика, но не пожинает ее плодов.

Худшее половинное решение состоит в том, чтобы день за днем удалять некоторое количество почты, но не всю. Когда по итогам особенно напряженного дня скапливается необычно большое число писем, соблазнительно удалить бóльшую их часть, например спам и информационные сообщения, но оставить в ящике те, что относятся к списку дел. На следующий день появится новая пачка сообщений, которые прибавятся к вчерашним. Будет проще просмотреть новую почту, чем снова нырнуть во вчерашнюю папку, после чего пользователь решит добавить к старым сообщениям новые дела.

Через несколько дней, как вы понимаете, такие операции с почтовым ящиком приведут к перегрузке электронной почтой и страшной головной боли. Почтовый ящик теперь переполнен важными письмами, требующими серьезного внимания. Это куда хуже, чем первозданный вид почтового ящика, в котором хотя бы несколько сообщений можно легко и быстро удалить. Сейчас пользователь перегружен неотложными вопросами, а новые письма продолжают поступать. Дойти от этого состояния до пустого почтового ящика значительно сложнее. Оставляя почту в ящике больше чем на сутки, вы идете по скользкой дорожке.

Единственное приемлемое решение проблемы перегрузки электронной почты – каждый день удалять все письма полностью. Это решение настолько простое, что может показаться более привлекательным осуществлять процесс частично или временно. Не дайте себя одурачить! Вам нужно все или ничего: или по итогам дня не останется ни одного письма, или возникнет проблема.

Реакция на ноль

Пустой почтовый ящик подразумевает наличие в нем нуля – да, ровно нуля – сообщений. Есть глубокое различие между тем, сколько у вас сообщений: несколько или ни одного. У тех, кто много лет проработал с переполненным почтовым ящиком и теперь видит, что в нем ноль сообщений, может быть интересная реакция на происходящее. Например, вскоре после начала использования описанного метода мне прислали такое письмо:

Как я себя ощущаю?

Странно: раньше ничего подобного не было, так что нужно привыкнуть.

Свободно: я открываю Outlook, и иногда там просто большое белое пустое пространство. Меня ничего не отвлекает, так что я могу сконцентрироваться на том, на чем хочу.

Эффективно: мне действительно кажется, что сейчас я могу более эффективно отвечать на сообщения. Ведь от нового сообщения меня ничего не отвлекает, и я могу сосредоточиться на том, чтобы лучше ответить на него.

«Странно», «свободно» и «эффективно» – отличный способ описать цифровую грамотность. Но есть и такие, кому приходится не так легко при первом знакомстве с пустым почтовым ящиком. Вот что написал мне один пользователь, впервые увидев пустую папку:

Сейчас он пуст на 100 %. Очень странно. Пустой. ВАКУУМ.

Как будто у меня сломался почтовый ящик. Ни панели чтения, ничего! Все пропало!

Другой привел, вероятно, самую точную из известных мне причину, почему большинство все же не решается перейти на мой метод:

Честно говоря, пустой почтовый ящик освобождает, но и пугает. Я много раз проводил время, читая всю свою почту и чувствуя нужность этого занятия. А теперь придется сосредоточиться на реальных проектах.

А в этом и состоит цель методики. Чем быстрее опустеет почтовый ящик, тем быстрее пользователь вернется к продуктивной работе.

Другие проблемы

Для некоторых пользователей проблема состоит даже не в почтовом ящике, а в почтовых ящиках. У этих людей есть несколько ящиков, в каждом из которых содержится собственный поток информации из определенного количества сообщений. Очевидный в данном случае способ сбросить это бремя – минимизировать количество учетных записей, оставив, например, одну для рабочих и одну для личных целей[8]. Другие избыточные ящики лучше закрыть. (Просто напишите друзьям и коллегам, чтобы они больше не посылали вам сообщения на этот адрес, а потом свяжитесь с администрацией почтового сервиса и попросите закрыть эту учетную запись. Это процесс простой и безболезненный, позволяющий избавиться от одного из потоков информации.)

Еще одна проблема может возникнуть, если применять методы цифровой грамотности в условиях командной работы. Тех членов коллектива, которые придерживаются принципа «ноль писем в ящике», могут изводить ненужными сообщениями коллеги. Решить эту проблему способно обучение всего персонала или общая политика компании в области электронной почты. Например, могут быть изданы директивы относительно того, кто должен получать копии разнообразных сообщений, или того, когда следует воспользоваться телефоном, а не электронной почтой. Самая важная часть решения должна состоять в том, что каждый член команды будет содержать свой почтовый ящик в чистоте.