Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

• Название: Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы
• Автор: Глеб Архангельский
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2008
• ISBN: 978-5-91180-848-8

Проблема нехватки времени, стрессов и перегрузок на этой почве типична для современного менеджера. В книге известного консультанта по управлению временем, координатора Тайм-менеджерского сообщества, создателя интернет-проекта www.improvement.ru, компактно и систематизированно представлены наиболее эффективные технологии организации времени. В книге приведены уникальные методы корпоративного внедрения тайм-менеджмента. На материале реальных проектов автор показывает, как в условиях хаоса и неопределенности применить управление временем для развития и повышения эффективности работы вашего подразделения или фирмы. Третье издание переработано и дополнено новыми материалами и методиками, в частности полностью переработан раздел, посвященный работе с различными программными приложениями.

Компакт-диск прилагается только к печатному изданию.

---

Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.

Принятие решений

Ситуация неопределенности удобна и приятна. Можно беспокоиться обо всем вообще и не принимать на себя ответственности ни за что конкретно. Но нельзя слишком долго сидеть сразу на двух стульях — свалитесь с обоих. Поэтому выписывайте альтернативы, взвешивайте обстоятельства и принимайте решения!

Когда вы уходите от решения, вы пытаетесь убежать от проблемы. Это политика страуса, который прячет голову в песок, чтобы не видеть охотника, и думает, что убежал. Не бойтесь увидеть проблему! Нарисуйте ее, напишите возможные пути развития событий, включая самые неблагоприятные. Скорее всего, проблема окажется не такой уж страшной. Подсчитайте все плюсы и минусы, выпишите ваше решение, обведите его в красную рамочку и не дергайтесь больше, а выполняйте!

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Выполнение решений

Лучше последовательно осуществить не самое хорошее решение, чем бесконечно метаться в поисках самого хорошего. Это те же стулья — лучше сидеть на одном неустойчивом, чем на двух устойчивых. Если обстоятельства изменились, и прежнее решение устарело, отмените его и примите новое (письменно!). Это будет тоже решение, которое тоже нужно будет выполнять. Но это уже не будут безответственные метания туда-сюда.

Еще вы захотите помедлить с выполнением решения. Спросите себя: «Чего я подсознательно хочу избежать, когда оттягиваю выполнение решения?» Осознайте это «что-то», запишите. Перед вами проблема, которую можно и нужно решить.

Как-нибудь мы подробнее поговорим о борьбе с промедлением — когда выберетесь из реанимации. А пока усвойте одно: перед собой нужно быть честным, не нужно писать одно, а хотеть другого. Если вы не хотите выполнять ваше же решение, так и напишите: «По таким-то причинам я не хочу делать того-то, осознавая, что это мне грозит тем-то». Это тоже ваше решение. Если оно вас не устраивает, будьте любезны выполнить предыдущее, забыв о всяких тонкостях и нежеланиях вашей нежной души. Сейчас мы занимаемся шокотерапией, и я хочу, чтобы вы это четко осознавали. Не хотите — никто вас не заставляет, сестра — в морг!

Если делать — то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.

Управление эмоциями

Оттого что вы беспокоитесь о проблеме, она не решится. О проблемах не нужно беспокоиться — о них нужно думать. Не тратить время на переживания по поводу возможных неудач, а тем более — уже случившихся. Делайте выводы и двигайтесь дальше. Представьте самое страшное, что может случиться. Еще страшнее, еще хуже! Выпишите и нарисуйте самые страшные варианты! Когда дойдете до предела — полюбуйтесь получившейся картиной (например, собой любимым в деревянном ящике и белых тапочках) и смиритесь с ней. Теперь вы этого уже не боитесь, а просто рассматриваете возможные варианты развития событий. И думаете — как избежать худших и достигнуть лучших.

Раздуйте страхи, и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.

Управление работоспособностью

Чем сильнее вы загружены — тем больше вам необходим правильный отдых. Главное правило: к началу нового рабочего цикла организм должен восстановить силы. Поэтому не жалейте времени на правильно организованные перерывы, сон и отдых. Не будем сейчас говорить о выходных и отпусках — начните хотя бы с малого. Раз в час обязательно делайте 5-минутный перерыв. Не бойтесь потратить эти 5 минут — они с лихвой окупятся.

Во время 5-минутного перерыва, как и во время любого отдыха, не думайте о проблемах. Лучше всего заняться физкультурой, помахать руками и ногами, открыть форточку, умыться. Имейте в виду: отдых — это тоже дело, поэтому, когда вы отдыхаете, не пытайтесь держать в голове другие дела (вспомнили принцип управления вниманием?). Забывайте обо всех делах и проблемах перед тем, как сделать перерыв или лечь спать. «Скидывайте с себя дневные проблемы вместе с одеждой», — говорил Наполеон. Это трудно, но этому можно и нужно учиться.

5 минут отдыха в час, и не пытаться думать в это время!

ТМ-ПЕРСОНАЛИИ Из загруженной ломовой лошади я превратилась в дикую козочку

Елена Набатова, ТМ-тренер, директор фирмы «Байт-информ», Алма-Ата

О себе. До знакомства с Глебом Архангельским я постоянно что-то и куда-то не успевала, испытывая вечное беспокойство по сему поводу. Сейчас-то я прекрасно понимаю, что я не успевала самого главного — жить.

Но тогда… на работе вечные проблемы, дома тоже. Нервы, стресс, болезни.

И вдруг элементарный хронометраж, спасибо Глебу — спас. Учет своих затрат времени с точностью до минуты безжалостно показал мне, куда я, собственно, лечу, — в тартарары. Я вдруг увидела себя со стороны — печальное зрелище: курение/перекуры, телефонный треп, телевизор, хозяйство — вот основные поглотители моего драгоценного времени.

Моментальный результат — я бросила курить, чего не в силах была сделать на протяжении десятилетнего увлечения этим совершенно бесполезным занятием. Телевизор был урезан до 30–40 минут в день. Сейчас он тоже исключен полностью — у меня его вовсе нет, и я по этому поводу нисколько не страдаю, что многих все еще обескураживает. Треп тоже безжалостно пустила под нож. Признаюсь, что с этим было сложнее. Я не могла вычеркнуть его одним своим волевым решением. Но сложно — не значит невозможно!

О времени. Кто бы мог подумать, что хронометраж перевернет мою жизнь на 180°! Из загруженной ломовой лошади я довольно скоро превратилась в дикую козочку. У меня появилось такое количество свободного времени, о котором я даже мечтать не смела. 1–2 часа в день прогулки по приятным местам города. 2 часа в день — йога, 100–150 секунд (1 час) в день чтения, появились свои консультационные и обучающие программы и исследовательские материалы. Обязательный отдых на природе, чего уже не видела много лет. И при этом обороты компании увеличились почти втрое. Мои ощущения: свобода, уверенность, удовольствие от жизни и от работы. Этому же я стараюсь научить своих слушателей во время семинаров и тренингов.

О ТМ-сообществе. Наконец, пришло осознание себя и собственных поступков. «Вот оно счастье», — смело подумала я и шагнула, не оглядываясь, в новый мир, воротами в который стал сайт improvement.ru Улучшение себя превратилось если не в цель, то в основной стимул точно. А когда меняешься сам, неизбежно меняется среда твоего обитания, причем в приятной гармонии с тобой.

На сайте я нашла массу «сообщников», с которыми мне приятно делиться своим временем, потому как испытываю огромное наслаждение от общения с ними. Здесь легко и непринужденно рождаются новые идеи и мысли, кои на практике дают неожиданно высокие результаты. Удовольствие бешеное, когда видишь рост других и замечаешь свои собственные подвижки в сторону совершенствования. Очень хочется, чтобы как можно больше людей смогли испытать эти чувства и остаться с ними навсегда.

Пожелания. Часто приходится слышать от посетителей сайта, что здесь они порой чувствуют себя лучше, нежели на любом самом крутом курорте мира. Это курорт для души и мозга. Что может быть лучше для стремящегося к самосовершенствованию человека, каковым я вижу любого входящего на сайт?

Ощутить в себе неистощимую энергию и радость от осознанного бытия — вот мои искренние пожелания всем посетителям сайта improvement.ru.

Техническая часть, основная задача которой — помочь разгрести завалы

Все, что будет указано дальше, необходимо выполнять письменно, применяя цветные ручки, выдумывая на ходу систему обозначений. В конце каждого подраздела указан документ, который должен появиться. Заведите для этих документов отдельную яркую папку, надпишите ее «Система моей работы» и держите на видном месте. Постоянно обращайтесь к содержимому, изменяйте его, зачеркивайте и добавляйте. Когда разбираться в какой-то бумаге становится трудно, ее стоит переписать, продумав параллельно: можно ли что-нибудь из описанного изменить и усовершенствовать? Отработанные листы складывайте куда-нибудь в одно место — впоследствии они вам пригодятся.

При работе с алгоритмом не обязательно расписывать подробно все, что указано. В первом приближении сделав один пункт, переходите к другому — никто не мешает потом вернуться, чтобы уточнить и дополнить.

Обзор деятельности

Выпишите на один большой лист бумаги все ваши дела, которые нужно сделать, задачи, которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой. По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком этим озадачивайтесь. Главное, вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать.