Кейт Кинан - Эффективное управление

• Название: Эффективное управление
• Автор: Кейт Кинан
• Жанр: Управление, подбор персонала
• Год: 2006
• ISBN: 5-699-17600-7, 1-902825-75-6

Эффективность работы менеджера любого уровня зависит от знания основных функций менеджмента, наличия навыков управления людьми и процессами. Чтобы стать успешным руководителем, нужно научиться планировать, распределять ресурсы, мотивировать, организовывать и контролировать работу своих подчиненных. Эти и другие задачи и обязанности менеджера в простой и доступной форме описаны в данной книге.

Книга предназначена для широкого круга читателей, для тех, кто хочет грамотно управлять собой и другими, но не знает, с чего начать.

---

Необходимо обратить внимание на несколько моментов.

• Установление причин возникновения проблемы (определение источника).

• Обдумывание возможностей ее решения (разработка нескольких вариантов решения проблемы).

• Взвешивание всех «за» и «против» (оценка всех вариантов).

• Выбор наиболее разумного решения (определение наилучшего порядка действий).

Если вы взвешиваете все плюсы и минусы и даете себе немного времени на обдумывание, решение обычно приходит само собой.

Принятие решений

Принятие решений – это процесс выбора из нескольких возможных вариантов.

Для принятия оперативных решений нужно отличать срочные дела от важных. Если вы не будете этого делать, то потратите время на разные мелочи, не уделив внимания важным делам.

Менее срочные решения позволяют сначала провести тщательный анализ конечной цели – того, чего вы хотите достичь. Когда же ваша цель ясна, вы можете смело решать, что делать.

Очень важно придерживаться плана действий и что-то предпринимать, а не пускать все на самотек из-за нерешительности или нежелания действовать. Поэтому ключевое умение в процессе принятия решений – это само их принятие.

Коммуникабельность

Передача идей и инструкций другим людям требует умелого использования умения говорить. Для поддержания потока информации между вами и другими людьми необходимо развивать способности к общению, уметь отстаивать свою точку зрения и проводить совещания.

Общение

Эффективность общения зависит от адекватного восприятия полученной информации. Информация должна быть не только правильно передана – слушатель должен быть в ней заинтересован. Для этого необходимы:

• уверенность в том, что вы сообщаете именно то, что хотите (основная мысль);

• адекватный выбор средства передачи информации, к примеру, телефон, электронная связь, бумага или посредник (способ передачи информации);

• составление послания в доступной для получателя форме (стиль).

Чтобы быть правильно понятым, иногда требуется неоднократно повторить сообщение, причем в разных формах. Возможно, многие люди даже не понимают, что иногда повторение – единственный способ удостовериться в том, что информация получена и усвоена.

Самоутверждение

Уверенные в себе люди – лучшие руководители. Открытое и прямое общение не только позволяет им показывать другим цель, но и вдохновляет их на ее достижение.

Каждый имеет право на самоутверждение и право использовать это право. Это значит, что пассивным людям, которые неохотно пользуются своими правами, нужно учиться выражаться яснее, а агрессивным личностям не мешает больше уважать права других, научиться выслушивать их и быть менее категоричными.

Проведение совещаний

Совещание – это эффективный способ общаться с людьми, с которыми вы работаете бок о бок. Не имеет значения, как часто вы видите друг друга в будни. Ваше общение, скорее всего, носит неформальный характер и касается житейских проблем.

Запланированные совещания дают вам возможность обсудить важные вопросы в определенном контексте. Они также позволяют наметить повестку дня для основательного рассмотрения некоторых идей и высказать свои предложения.

Назначая совещание, вы должны решить, каким именно оно должно быть; к примеру, обычным повседневным или посвященным решению особой проблемы.

Ни одно непродуктивное совещание не может решить какую-либо проблему. Следовательно, вы должны убедиться, что:

• совещание проходит должным образом (т. е. начинается вовремя, люди не опаздывают, все имеют возможность высказаться и не испытывают давления);

• каждый знает, почему он присутствует на совещании;

• решение принимается исходя из того, что должно быть сделано, назначаются ответственные за выполнение решения.

Если не следовать перечисленным пунктам, скорее всего, вы ничего не достигнете – и придется проводить еще одно совещание.

Умение оказывать влияние на людей

Невозможно делать все одному, более того, это – не правильно. Управление предполагает, что часть работы должна лечь на плечи тех, кто трудится с вами или на вас. Влияние – это умение направлять людей, мотивировать их деятельность, поручать им разные задания и вести переговоры.

Лидерство

Для того чтобы достичь цели, нужно вести за собой людей. Не следует полностью ориентироваться только на выполнение задачи, помните, что определяющим здесь может быть человеческий фактор. Вам потребуется:

• умение быть справедливым и строгим;

• умение завоевывать доверие в коллективе;

• умение побуждать людей хорошо работать.

Только вам решать, что значит быть строгим и справедливым. Это зависит от вашего типа личности и характеристик тех людей, которыми вы руководите.

Намного проще добиться желаемого, используя хорошие отношения и поощряя людей к определенным действиям, к тому же для этого требуется только энтузиазм и поддержка. Если вам это удается, то у вас не должно быть проблем ни с руководством, ни с отсутствием помощников.

Мотивация

Чтобы заставить человека идти к цели, нужно понять, что служит для него мотивом, дать ему этот мотив и, наконец, поддерживать мотивацию.

Использование мотивации предполагает обращение к трем основным потребностям человека, которые должны быть удовлетворены: получать достойное вознаграждение, чувствовать себя частью социальной группы и удовлетворять личные амбиции. Но даже полное удовлетворение этих трех потребностей не всегда гарантирует мотивации всех сотрудников.

Количество потраченных на выполнение задания усилий напрямую зависит от вашего отношения к подчиненным. Для того чтобы они приложили дополнительные усилия, вам необходимо:

• возложить на них ответственность за выполнение задания;

• дать им возможность работать, как им нравится;

• хвалить их за хорошо выполненную работу.

Как только у ваших подчиненных появляется мотивация, нужно всячески ее поддерживать. Существует несколько способов сделать это.

• Обязательно реагировать на такие проявления, как неудовольствие, разочарованнность, лень, апатия и т. д.

• Проявлять заинтересованность в людях и уверенность в результативности их работы.

• Демонстрировать позитивное отношение и и быть предсказуемым в своих поступках.

Если вы хорошо относитесь к людям, уверены, что они делают то, что умеют, и выказывают такой же интерес к работе, как и вы, у вас не будет проблем с мотивацией.

Поручения

Чтобы иметь возможность давать поручения, вы должны быть уверены в том, что можете доверить выполнение работы и ответственность другим. Нужно решить, что и кому вы вверяете. Для этого следует разделить задания на три категории:

• задания, которые вы обязаны поручить;

• задания, которые вам следовало бы поручить;

• задания, которые вы можете поручить.

Принимая решение о назначении исполнителя, вы должны знать об индивидуальных способностях этого человека и убедиться в наличии у него желания работать. Обдумайте также, не поручаете ли вы задание своему сотруднику только потому, что сами не хотите выполнять его. И продемонстрируйте ему, что вам важен результат.

Особенно хорошо, если вы уверены в том, что данное поручение позволит этому сотруднику повысить уровень профессионального мастерства.

Эффективное использование поручений дает вам возможность больше заниматься вашими прямыми обязанностями, например, планировать или организовывать и, следовательно, работать эффективно.

Ведение переговоров

Люди часто неправильно понимают фразу «вести переговоры». Они думают, что главное – это выиграть спор; на самом же деле главное – действовать в соответствии с общими интересами и достигнуть взаимного согласия. Чтобы успешно провести переговоры, надо сформулировать свои требования и ранжировать их в зависимости от приоритетности, выделив следующие ключевые моменты:

• максимум – то, чего вы бы хотели достичь;

• минимум – то, чего вы должны достичь, если договоренность вообще возможна;

• уступки – на какие уступки вы готовы пойти в случае давления;

• альтернатива – вариант действий, если соглашение невозможно.

Начинайте переговоры с описания того, чего вы хотите достичь. Далее следует:

• выслушать остальных участников переговоров и попросить дать разъяснения, если непонятно, что предлагается;

• найти вопросы, в отношении которых есть общее мнение;

• поискать решение, которое бы подошло обеим сторонам.

Чтобы объединить разные точки зрения, нужно идти на компромисс. Успех переговоров заключается не в победе или поражении, конечная цель – получить удовлетворительный для обеих сторон результат.

Делаем выводы