Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Название: Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Управление, подбор персонала

Это продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренное в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

---

Вот то, что позволяет наладить внутреннее партнёрство между этими двумя типами:

1. Моя корзина входящих материалов. Когда у меня творческий подъём, то возникшую новую идею я лишь помещаю в свой блокнот или во входящие материалы — в «систему», немедленно делегируя её «кому-то ещё». Мой Деятель найдёт её там в своё время и спросит, «Каково следующее конкретное действие?», а затем выполнит его.

2. Мои списки проектов и «Когда-нибудь/может быть». Они — настоящий подарок для Мечтателя.

3. Мои списки следующих конкретных действий. Они дают моему Деятелю маленькие «подсказки», для того, чтобы можно было быстро что-то провернуть и почувствовать себя производительным и успешным.

4. Еженедельный Обзор. Это способ, с помощью которого я регулярно провожу собрание Мечтателя и Деятеля, где они с энтузиазмом прорабатывают и решают многие вопросы.

Между прочим…

• Какой тип является доминирующим в вашем случае, Мечтатель или Деятель?

• Что бы вы могли предпринять, чтобы поддержать более слабый тип?

29. Ваша система должна быть надёжнее вашего сознания, чтобы оно могло освободиться

Вы не сможете обмануть самого себя. Ваш разум — эксперт в вашей нынешней персональной системе управления, и он знает, можно ли ей доверять те вещи, которые вам необходимо увидеть в подходящее для них время. Он знает, есть ли где-либо какое-либо напоминание о действии, о котором вы непременно должны узнать, когда у вас появится возможность его выполнить. Если вы ничего подобного не сделали, ваш разум не освободится. Он не сможет. Он будет бесконечно пытаться напомнить вам о том, что требуется запомнить. Разум — лояльный и преданный служащий, но он нуждается в работе, которую он может успешно выполнить — а не в той, которую он, скорее всего, провалит.

Эта постоянная непродуктивная озабоченность всеми теми вещами, которые мы должны сделать — единственный и самый большой потребитель времени и энергии.

Керри Глиссон Может ли ваш разум удержать концентрацию на новой работе?

Выбрасывание всего из вашей головы и принятие решений о том, что означает для вас весь этот материал, и что вы должны сделать, чтобы продвинуться в его выполнении, предоставит огромную свободу вашему разуму. Любой человек без исключения, выполнив указанные действия наиболее полным образом, поднимет свою способность умственной и интуитивной концентрации на новый уровень, и будет способен взглянуть на многие вещи с точки зрения новой, более разумной перспективы. Это похоже на воздушный шарик, заполненный гелием, который всегда взмывает в высь, когда его отпускают. Возникают свежие идеи и более исполнительская точка зрения на вещи, с которыми нам приходится волей-неволей иметь дело. Разум получает возможность функционировать на новом уровне. Но это может продолжаться совсем недолго.

Одно дело достигнуть нового, более высокого уровня умственной концентрации, и совсем другое — сохранить этот уровень. Ваш разум может функционировать с точки зрения более высокой перспективы, только если вы эффективно управляете уровнями ниже. Заблаговременное выполнение таких работ как обдумывание, принятие решений и сортировка, а также учреждение хорошо организованной системы самоуправления для того, чтобы должным образом разместить результаты этой работы, напоминают наём невероятно исполнительного личного помощника, который освобождает вас для работы над действительно важными вещами, на которых вы желаете сосредоточиться. Но если эта система постоянно и периодически не просматривается и не поддерживается в актуальном состоянии, то это становится похоже на увольнение без предупреждения вашего ключевого помощника, без возможности равноценной замены. Вы тут же вступаете в смертный бой с волнениями о том, кто снимет трубку звонящего телефона, где взять билеты, какие на завтра назначены встречи, возвращались ли мы когда-либо к обсуждению с Шоном этого предложения? И это не то, ради чего вас наняли на работу. Но если этот уровень не подконтролен, вы не сможете по-настоящему выполнять свои прямые обязанности, по крайней мере, не на максимальном уровне своих возможностей.

Как только все ваши проекты и связанные с ними действия будут определены и классифицированы, полученные списки дóлжно будет содержать в актуальном и полном состоянии. Чтобы сохранить преимущества ясной головы и повышенной оперативности, и чтобы удержать баланс и остаться полностью сосредоточенным на реальных возможностях, вы должны заботиться и «подкармливать» хранителей своих обязательств, которые у вас должны быть всегда под рукой — ваши списки. Положительный опыт использования системы исчезает, если она, и сам процесс её поддержки, начинают отставать, и это может случиться очень быстро. Через несколько дней (иногда часов) появляются новые входные данные, которые должны быть интегрированы с уже накопленными, детали, которые необходимо проверить и обработать, а концы, которые необходимо отслеживать и управлять ими, начнут постепенно запутываться. Вы должны снова возвратиться к кристальной чистоте, в терминах того, что вы делаете, и что вы не делаете. Ваш разум должен оставаться вовлечённым в поддержку системы, чтобы подняться над тем уровнем, которым эта система управляет.

За прошедшие годы мы обнаружили, что процесс «Еженедельного Обзора» (так мы его называем — подхватывание всего того, что вы насобирали, обработали и организовали) — это наиболее важная привычка, которую стоит приобрести, чтобы убедиться, что управление в спокойном состоянии — это образ жизни, а не исключение из правил. Кажется, в нашей психике присутствует что-то, что прекрасно соответствует семидневному циклу рабочей жизни. Мы должны отступать каждые семь дней, или около того, от нашего необъятного выращиваемого дерева и осуществлять небольшой осмотр, но не на уровне величественных облаков, а на уровне проектов и действий, которые предстоят нам на следующем коротком промежутке времени.

Такой обзор абсолютно всего актуального для нас сам собой не происходит. Он требует дисциплины логистической концентрации в рамках одного-двух часов в конце рабочей недели, отстранившись на время от дневной рутины, и не в самом конце дня, чтобы оставалось ещё достаточно времени для того, чтобы взять всё это под контроль. Но большинство людей ведёт себя так, как будто этот вид обзора несущественен, и относится к тем вещам, которые «и хорошо бы делать, да времени нет». Многие не понимают, что это единственный способ прекратить обдумывание того, как вы должны обдумать то, что обдумать необходимо. Вы можете по-настоящему прекратить это занятие и утихомирить «ворчащую» часть своего сознания. Но это займёт приблизительно один-два часа в неделю — каждую неделю.

Самые бледные чернила более ясны, чем самая основательная память.

Китайская поговорка Между прочим…

• Когда вы в последний раз делали полный обзор всех своих невыполненных проектов и следующих конкретный действий?

• Что бы вы могли предпринять, чтобы делать это более стабильно и на постоянной основе?

30. Правильная реакция способствует выживаемости

Всё, что может улучшить ваше понимание окружающего мира, ускорить вашу реакцию и сбалансировать внутреннюю систему (так, чтобы вы устранили все чрезмерные или недостаточные ответные реакции), всё это обеспечит конкурентное преимущество и улучшит вашу продуктивность. Повышенная чувствительность к входным данным с возможностью адаптации вносит свой вклад в выживаемость видов, пилотов боевых самолётов, а также линеек продукции.

Люди одиноки потому, что они строят стены вместо мостов.

В. Э. Чэннинг

Благословенны гибкие, поскольку им, должно быть, не требуется выходить из себя.

Доктор Майкл Макгрифи Наркотик Беспорядка

Большинство наркотиков — фармацевтических или естественных природных — временно отстраняет нас от действительности. Они снижают реакцию организма на вторжение инородных тел (типа бактерий или боссов). Груды необработанного материала могут легко выполнять ту же самую функцию.

Люди могут сокращать взаимодействие с внешним миром, позволяя множеству нерешённых вопросов вырасти в крепость вокруг себя. Любое внешнее воздействие, в этом случае, вынуждено протискиваться через баррикады документов, сотен электронных писем, неуправляемых материалов и не отслеживаемых обязательств. Чем дальше, тем хуже. Поскольку беспорядок растёт, он способствует появлению так называемой «комнаты ожидания» для неприятных или трудных вещей, которые там просто игнорируются. И это людей смущает не всегда — некоторые считают «кардинальную занятость» эквивалентной «занятости важными делами».