Дэвид Аллен - Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни

• Название: Готовность ко всему: 52 принципа продуктивности для работы и жизни
• Автор: Дэвид Аллен
• Жанр: Управление, подбор персонала

Эта продолжение развития методологии Getting Things Done, рассмотренная в книге «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса».

В своей книге «Готовность ко всему. 52 принципа продуктивности для работы и жизни» Дэвид Аллен рассказывает о простых методиках, ориентированных на повышение эффективности, и о выработке правильного подхода к организации собственной жизни. Автор утверждает, что главное — умение расслабляться, от него зависит наша продуктивность. Сознание должно быть ясно, а мысли — упорядочены. Из книги вы узнаете, как отделять важные дела от второстепенных, как правильно ставить цели и определять приоритеты, как повысить личную организованность, как экономить время.

---

По электронной почте мне приходит много писем, в которых меня часто спрашивают о лучших способах и инструментах организации работы над проектами. Люди хотят знать, как осуществить взаимосвязь составляющих частей проекта друг с другом и с остальными проектами и их частями. В девяносто девяти процентов случаев мой ответ один и тот же: «Раз в неделю делайте полный обзор всех своих проектов, исследуя их настолько подробно, насколько чувствуете в этом необходимость. Если вы последуете этому совету, ваши системы будут работать. А если не последуете, никакая система работать не будет». Еженедельный обзор проектов и связанных с ними действий поразительно эффективно поддерживает вашу организованность, потому что он на самом деле подталкивает вас к сбору, продвижению и творческому обдумыванию, а не просто к «процессу организации».

Стремление к достижению определённого состояния (расслабленности, веселья, продуктивности) или желание создать что-то, что вы действительно хотите заполучить (картина, поэма, новая компания, успешная линейка продукции) может достаточно сильно мотивировать вас на самоорганизацию, чтобы достигнуть желаемого. Но не позволяйте себе излишне приковывать своё внимание к форме (организации), в ущерб своим функциям (результату).

Некоторые люди ничего не организовали достаточно хорошо. А некоторые люди не имея ничего, очень хорошо организованны.

Неизвестный

Если у вас всё находится под контролем, значит вы éдете слишком медленно.

Марио Андретти Между прочим…

• Есть ли в вашей системе какие-нибудь «излишества»? Какие инструменты или процедуры, которые вы ранее учредили, обычно не используются? Какие из них могут быть устранены?

• Вы чувствуете необходимость в управлении на более «проектном» уровне? Исследуете ли вы в полной мере необходимые детали и статус всех своих проектов, и делаете ли вы это на достаточно постоянной основе? В противном случае, что бы вы могли предпринять, что позволило бы более регулярно проводить такой обзор?

42. Чем лучше вы становитесь, тем большего от вас требуют

Поскольку у вас открывается способность к выполнению бóльших дел с меньшими усилиями, это автоматически приводит к расширению обязанностей и повышению привлекательности деятельности по разрешению бóльших проблем и достижению бóльших результатов. Держитесь. Рост собственной эффективности — нелёгкий путь, хотя, безусловно, самый полезный.

Почему же маленькие дети практикуются, а взрослые дети нет?

Стив Шалл Прыжок!

Каждое решение, которое мы принимаем при выборе следующего конкретного действия в любой момент времени, связано с риском. Если у меня есть двадцать минут до очередного собрания, должен ли я позвонить Бобу, поработать над Главой 8 или поинтересоваться мнением Сьюзен относительно нового программного обеспечения?

Чрезмерно простые ABC-приоритеты или список дел на сегодня на самом деле не могут дать ответ на этот вопрос. Независимо от того, насколько мы организованны, насколько кристально чисты наши системы и сам рабочий процесс, или насколько актуальны наши стратегические и тактические планы, мы, в конечном счете, вынуждены доверять собственной интуиции, когда дело касается выбора наилучшего действия, которое стоит предпринять сегодня в 10:43 или в 15:22.

Огромное количество тренингов и семинаров, которые я провожу, посвящены постановке процесса обдумывания и созданию хорошей системы для поддержки чистоты «психической палубы» в процессе принятия решений с точки зрения различных перспектив и горизонтов. В конечном счете, это не даёт прямого ответа на вопрос «что же мне лучше всего сделать прямо сейчас?».

Люди с радостью отказались бы от постоянной необходимости принятия интуитивных решений по поводу распределения своих собственных ресурсов в каждый момент времени. Именно поэтому ABC-приоритеты и списки «дел на сегодня» казались настолько привлекательными, для того чтобы «взять всё в свои в руки». Но в реальной действительности нам приходится быть ещё более деятельными, чем раньше. Поскольку мы набираемся опыта работы и жизни, чрезвычайно возрастают сложность, деликатность и изменчивость того, с чем нам приходится иметь дело. Простые ответы, по большей части, слишком упрощены.

Итак, как же мы можем достоверно узнать, что следует предпринять в качестве следующего конкретного действия? Подготовьтесь к худшему, вообразите лучшее и подстрелите середину. «Подготовьтесь к худшему» означает, что вам придётся разобраться со всеми незавершёнными делами, чтобы не чувствовать себя уязвимым по отношению к постоянно всплывающим в голове неясностям и обязательствам, которые следовало бы перезаключить. «Вообразите лучшее» означает сосредоточенность на наиболее позитивном результате, которого вы можете достигнуть. «Подстрелите середину» означает «прыжок».

Методология кристально чистого сознания, не заменяет потребность в сознательной интеллектуальной деятельности. Она просто позволяет вам делать свои интуитивные «прыжки» с твёрдой платформы уверенности, вместо скользкой опоры надежды.

Вам придётся покинуть город своего комфорта и пожаловать на дикую территорию своей интуиции. То, что вы обнаружите, будет прекрасно. Ведь вы обнаружите себя самого.

Алан Алда Между прочим…

• Считаете ли вы принятие важных решений в своей жизни и работе лёгким занятием или тяжёлым? Извлекли ли вы из этого какие-нибудь уроки?

• Как вы считаете, на какой риск при принятии интуитивного решения вы должны будете в скором времени пойти? Что может случиться в самом худшем случае? А в лучшем?

• Относительно каких вещей вы больше всего испытываете сожаление, тех, что не сделали, или тех, что сделали?

43. Чтобы доверять собственному выбору, самоуправление должно быть многоуровневым

Наличие ясных и долгосрочных целей может быть недостаточным для того, чтобы позволить вам максимально сконцентрироваться на конкретных деталях своей жизни и работы. И пресловутая организация всех своих дел не гарантирует по-настоящему продуктивной деятельности. Задача полезной утилизации внезапно возникших пяти минут свободного времени для того, чтобы предпринять какое-то короткое действие и в будущем об этом уже не беспокоиться, может быть столь же элегантной, как и временное игнорирование хаотичной кучи утренней корреспонденции во входящей корзинке, чтобы обдумать дальнейшее продвижение с точки зрения стратегических целей.

Идеалист полагает, что краткосрочный период не в счёт. Циник считает, что долгосрочный период не имеет значения. Реалист знает — то, что сделано или оставлено несделанным в краткосрочный период, определяет долгосрочный период.

Сидни Дж. Харрис

Легко уклониться от выполнения своих обязанностей, но вот избежать последствий этого уклонения не в силах никто.

И. К. МакКензи Сейчас 9:45 утра. Что я должен делать?

Что же лучше всего сделать прямо сейчас, в данный момент? Я все ещё работаю над тем, чтобы ответить на этот вопрос наилучшим образом. Откровенно говоря, я думаю, что любой, кто пытается дать вам простой ответ на этот вопрос, просто старается вам что-то продать. На ваше решение в каждом конкретном случае влияет очень много комплексных факторов, но окончательным ответом будет такой: доверьтесь своей интуиции. И любой, кто говорит вам, что есть простой ответ на вопрос как получить доступ к пониманию интуитивной информации и её анализу, тоже просто старается вам что-то продать.

Для работников интеллектуального труда, имеется, по крайней мере, три динамических фактора, которые оказывают влияние на решение, относительно следующих конкретных действий и их последовательности:

1. Контекст (что я могу сделать в данный момент?)

2. Тип работы (должен ли я сделать то, что заранее наметил, или заняться выполнением внезапно возникшей работы, или осуществить повторный анализ своего материала, чтобы актуализировать список задач, требующих каких-то действий?)

3. Уровень работы (должен ли я сосредоточиться на электронной почте, требующей ответа, проекте, который я должен закончить, сфере ответственности, в рамках которой я должен что-то осуществить, цели, к которой я должен приблизиться, или на предназначении, которое я должен исполнить?)

Попробуйте проигнорировать любой из этих трёх факторов! Усовершенствуйтесь в понимании любого из них, и вы насладитесь приливом энергии.

1. Контекст: Если перед началом собрания возникла пятнадцатиминутная задержка, и вы находитесь на другом этаже здания вне своего офиса, есть ли у вас под рукой список всех необходимых звонков, которые вы должны сделать по всем открытым вопросам собственной работы и жизни? Если нет, налицо тенденция возникновения реактивного поведения, вместо оперативного, и всё возрастающего внутреннего беспокойства. Если у вас на самом деле имеется такой список, и вы уверены, что он содержит все звонки, которые вы должны сделать, вам будет легко достичь продуктивного состояния — «своей зоны».