Марина Шитова - Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

• Название: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база
• Автор: Марина Шитова
• Жанр: Управление, подбор персонала

Любая организация существует лишь тогда, когда есть работающие в ней люди. Деятельность фирмы, предприятия, организации начинается с подбора и оформления сотрудников. Поэтому наличие кадровой службы или хотя бы одного сотрудника, занимающегося кадровой работой в очень маленьких организациях, не подлежит обсуждению.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровика обязательно документируется. При проверке работы любой организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых фиксируется деятельность службы кадров.

Документов, с которыми приходится работать кадровику, много. Каждый вид документа имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Поэтому составлению и оформлению наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов посвящен большой подраздел «Кадровые документы».

Также рассматривается порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел, обработка документов к архивному хранению.

Раздел книги, посвященный кадровому делопроизводству, безусловно, заинтересует как начинающих кадровых работников, так и опытных кадровиков. Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.

Также эта информация будет интересна каждому, кто заинтересован в грамотном оформлении трудовых и иных, непосредственно с ними связанных, отношений. Кто хочет понимать, правильно ли оформлен документ, под которым приходится ставить подпись, обоснованы ли претензии к документам, предъявляемым в различные учреждения, в том числе и в Пенсионный фонд РФ. Кто хочет знать свои права и обязанности, закрепленные в законодательных актах нашего государства, в том числе в Трудовом кодексе РФ.

---

«Какой коллектив работает наиболее эффективно?», «В каком коллективе комфортнее всего работать?», «Какие качества характера наиболее значимы для людей?» – такие вопросы можно подобрать по теме «коллектив, общение с людьми». Анализ ответов на эти вопросы поможет разобраться в том, кого ожидает и предпочитает видеть кандидат в качестве коллег и окружения. Характеристика коллектива «сплоченный, дружный веселый» говорит о важности личных отношений для кандидата, «профессиональный, целеустремленный, структурированный» – только рабочих. Оптимальный ответ характеризует коллектив как профессиональный, коллектив единомышленников, основанный на взаимовыручке.

Ответы по теме «конфликты» дают возможность раскрыть основные проблемные зоны и возможные причины конфликтов в разных сферах (организация, люди, клиент). Здесь важно оценить степень конфликтности человека, т. е. насколько серьезны или, наоборот, незначительны называемые возможные причины конфликтов. Если кандидат приводит серьезные причины конфликтов (нарушение руководством обещания по размеру вознаграждения), то такие ответы нужно использовать не для оценки конфликтности как таковой, а для того, чтобы узнать негативный опыт кандидата или наиболее принципиальные для него моменты.

Таким образом, при проведении собеседования необходимо соблюдать следующие правила:

• иметь представление, что необходимо выяснить в ходе интервью;

• больше слушать, чем говорить;

• не давать кандидату перехватить инициативу в разговоре и задать все необходимые вопросы;

• предоставить кандидату необходимую информацию (кого-то интересует режим работы, социальный пакет и борьба с опозданиями, других – перспективы, обязанности, ответственность);

• заполнить на каждого соискателя бланк для дальнейшего сравнения кандидатур.

Завершая встречу, необходимо выяснить, когда кандидат может приступить к работе, сколько ему нужно времени для принятия решения и какие у него имеются другие предложения. Собранная в процессе собеседования информация необходима для последующей оценки, анализа полученных данных. В ходе анализа следует учитывать контрастность человеческого восприятия – следующий кандидат сравнивается с предыдущим: после слабого кандидата любой кажется лучше, а после сильного – хуже, чем есть на самом деле.

И даже если принято решение о приеме на работу, до момента выхода нового сотрудника на рабочее место необходимо продолжать поиск. Всегда есть вероятность отказа кандидата от предложенной работы.

1.2.3. Участие в аттестации

Общей задачей кадровых служб и аттестационного процесса в частности является создание условий для реализации каждым работником потенциальных возможностей, возбуждения в людях энтузиазма, стремления выполнять поставленные перед ними задачи наилучшим образом. Для этого система оценки работы сотрудника должна быть максимально объективна, ее критерии – открытыми и понятыми. Принятие сотрудниками системы оценки и их активное участие в процессе оценки также являются условием ее функциональности. Аттестация персонала (оценка согласно заданным критериям) – определение квалификации работника, уровня его знаний и соответствия занимаемой должности. Квалификация, в свою очередь, – уровень подготовленности, степень годности к определенному виду труда. Проведение аттестации необходимо для выявления общего кадрового потенциала предприятия, создания резерва руководящих кадров и специалистов. Ее цели:

• оценка пригодности работников к дальнейшей работе;

• установление соответствия работников занимаемой должности;

• повышение ответственности за порученную работу;

• соблюдения исполнительской и трудовой дисциплины;

• развития инициативы и творческой активности.

Оценка персонала – это определение эффективности деятельности работников предприятия в процессе реализации его задач с целью сбора информации, необходимой для принятия дальнейших управленческих решений. При оценке (аттестации) происходит не сравнение сотрудников между собой, а сопоставление «сотрудник – стандарт работы». Сравнивается, насколько один сотрудник больше или меньше соответствует стандарту работы, чем другой.

Основными задачами аттестации являются:

• формирование высококвалифицированного кадрового состава организации;

• выявление перспектив применения потенциальных возможностей работников;

• стимулирование профессионального роста работников;

• выявление необходимости повышения квалификации, профессиональной подготовки или переподготовки кадров;

• обеспечение возможности продвижения кадров.

Кадровая служба предприятия участвует в процессе подготовки и проведения аттестации, которая предполагает следующие мероприятия:

• определение категорий работников, подлежащих аттестации;

• организацию разъяснительной работы среди работников о задачах аттестации и порядке ее проведения;

• утверждение количественного и персонального состава аттестационной комиссии;

• разработку и утверждение графика проведения аттестации.

Разработка графика проведения аттестации может быть возложена на председателя аттестационной комиссии, заместителя руководителя предприятия по управлению персоналом, начальника отдела кадров, руководителя структурного подразделения или другого работника, уполномоченного на это приказом руководителя предприятия. Такой график разрабатывается до начала календарного года и хранится в течение одного года после проведения аттестации. Обязательные реквизиты данного документа:

• наименования структурного подразделения, в котором работают работники;

• фамилий, имен, отчеств и должностей аттестуемых;

• даты проведения аттестации;

• перечень необходимых документов и материалов с датами их предоставления;

• должности и фамилии работников, ответственных за подготовку и представление этих документов.

Кроме того, в график могут включаться сведения:

• о дате проведения последней аттестации;

• о дате и тематике проведения учебных мероприятий.

Составленный график проведения аттестации утверждается приказом руководителя предприятия. Кадровая служба доводит график до сведения работников, подлежащих аттестации, не позднее, чем за 1 месяц до начала аттестации.

Не позднее, чем за 2 недели до начала проведения аттестации отдел кадров представляет в аттестационную комиссию материалы на работников (краткие сведения), а также отзывы, представления, справки, подготовленные руководителями и содержащие характеристику служебных, профессиональных и личных качеств аттестуемых.

Порядок проведения аттестации, как правило, следующий:

• в первую очередь аттестуются руководители подразделений организации;

• затем подчиненные им работники;

• на общих основаниях – члены аттестационной комиссии.

Дата проведения аттестации, список аттестуемых работников и состав аттестационной комиссии определяются в приказе о проведении аттестации, изданном руководителем предприятия.

В помощь работникам специалистами готовятся и выпускаются специальные учебные материалы, для оттачивания практических навыков отрабатываются сложные ситуации, возникающие в процессе работы. Новых сотрудников и молодых специалистов рекомендуется аттестовать чаще, а постоянных сотрудников – реже.

Если аттестация на предприятии проводится впервые, необходимо привлечь опытного консультанта, к которому смогут обратиться члены аттестационной комиссии. Аттестация должна заранее планироваться на несколько лет вперед и быть увязана с другими мерами по совершенствованию управления. Необходимо также установить периодичность проведения оценки персонала и результатов его труда. Периодичность зависит от таких факторов, как цели оценки, темп изменений в объекте оценки (эффективность требует частых оценок, знания меняются медленно, еще медленнее меняются личностные качества), затраты и сложность процедур аттестации. В соответствии с этим периодичность проведения аттестации варьируется от полугода до четырех—пяти лет.

Руководство предприятия должно хорошо понимать, для чего проводится процедура, какие результаты оно ожидает увидеть, и для чего эти результаты будут использованы.

Можно выделить три основных группы целей:

• принятие административных решений (об изменении оплаты труда и системы поощрений, о соответствии занимаемой должности и др.);

• потенциал и дальнейшее развитие предприятия (обратная связь с работниками, выявление их потенциала, информация для планирования, разработка стандартов и др.);

• подведение итого деятельности (достигнутые результаты, рабочие проблемы, потребность в обучении и др.).